De overheid bestaat uit meer dan 1.600 verschillende organisaties, die allemaal werken met informatie in hun bedrijfsprocessen. Daardoor is de verscheidenheid aan metadata groot, terwijl tegelijkertijd een aantal generieke metadata in elk bedrijfsproces voorkomt. Daarom is het zinvol om afspraken te maken over generieke (of gemeenschappelijke) metadata, zodat het eenvoudiger wordt om informatie te vinden, uit te wisselen en te (her)gebruiken. Deze afspraken hebben vaak de vorm van standaarden. Standaarden maken het uitwisselen van informatie eenvoudiger, zowel tussen als binnen overheidsorganisaties. Het voorkomt dat de uitwisselende partijen telkens opnieuw afspraken moeten maken, en maakt het (her-)gebruik van de informatie eenduidig. Ook voorkomt het gebruik van open standaarden leveranciersafhankelijkheid. Voorbeelden van standaarden zijn: Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) voor de vastlegging en uitwisseling van overheidsinformatie, Thesauri en Ontologieën voor Overheidsinformatie (TOOI) voor publicatie van overheidsinformatie of standaarden voor Geo-informatie. Elke organisatie is volgens de Archiefregeling verplicht een metagegevensmodel te hebben. En moet daarbij afspraken maken welke standaarden ze moeten en gaan gebruiken bij hun bedrijfsprocessen en hoe ze met de velden en attributen daarvan omgaan.

Overheidsbrede werkgroep

Omdat velden en attributen in standaarden elkaar soms overlappen, is dat niet eenvoudig. De standaarden zijn veelal organisch ontstaan en nu het er steeds meer worden en vaker verplicht worden, is afstemming aan de voorkant steeds belangrijker. Ook vanwege de toenemende samenhang tussen ict-systemen. Slechts een beperkt aantal van de metadatastandaarden worden verplicht opgelegd via opname op de “Pas toe of leg uit-lijst” van Forum Standaardisatie. Er zijn vele standaarden voor metadata, zodat soms onduidelijk is:

• welke standaarden er zijn en wat voor type standaard het is (generiek of specifiek);
• waarvoor ze gebruikt kunnen (of moeten) worden;
• hoe ze zich tot elkaar verhouden: is er bijvoorbeeld overlap met andere standaarden;
• hoe systemen en applicaties ingericht kunnen worden volgens de geldende standaarden;
• hoe metadata als kans kunnen worden benut in plaats van als wettelijke last.

Regiehouder

In het Overheidsbreed Beleids­overleg Digitale Overheid (OBDO) van donderdag 19 september 2024 is besloten tot het inrichten van meer regie op generieke (gemeenschappelijke) metadata in open-metadata-standaarden door de directie Digitale Overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK/DO) aan te wijzen als regiehouder/regisseur. Jaap Haenen is programmamanager overheidsbrede metadata informatiehuishouding bij BZK en Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI). Hij vertelt: ‘BZK/DO laat zich daarbij ondersteunen door een door haar aan te wijzen organisatie (beoogd ICTU/NORA). Ook wordt de huidige werkwijze met een overheidsbrede werkgroep voortgezet.’ ‘Vanuit een brede visie zetten we een eerste, kleine, concrete stap,’ gaat Haenen verder, ‘en vervolgens werken we vanuit een groeimodel verder. We beginnen met generieke metadata uit metadatastandaarden die gebruikt worden binnen de bestuursorganen van de Nederlandse overheid en de partijen waarmee zij informatie uitwisselen. Dat is het organisatorisch werkingsgebied.’ De volgende standaarden/kaders/kennismodel maken onderdeel uit van de scope bij de start, aldus Haenen:

• Metadatastandaarden, zoals MDTO, TOOI en RMO (Richtlijn Metagegevens Overheids­informatie).
• Beschrijvende standaarden voor begrippen, zoals NL-SBB, SKOS, NEN 3610.
• Internationale standaarden zoals DCAT, ISO 23081, Dublin Core.

Haenen: ‘De Nederlandse standaarden zijn veelal afgeleid van internationale standaarden. De beïnvloeding van internationale standaarden loopt via onze bestaande Nederlandse inbreng. In samenwerking met betrokken organisaties en de werkgroep zullen we naar behoefte de scope uitbreiden, zie onder andere metadatastandaarden uit de lijst Standaarden metadatamanagement (Noraonline.nl/wiki/Standaarden_metadatamanagement).’

Regie op samenhang

Voor zowel de individuele standaarden als voor regie op de samenhang van metadatastandaarden geldt dat er een houder is, die de randvoorwaarden schept voor (door)ontwikkeling en implementatie zoals sturing, inbedding in beleid en financiering en er een beheerder is die zorgt voor de operationele zaken zoals doorontwikkeling, communicatie, het inrichten van een community, wijzigingsbeheer, et cetera. Haenen: ‘Voor het samenspel tussen standaardhouders en standaardbeheerders biedt het Beheer- en Ontwikkelmodel voor Open Standaarden (BOMOS, Gitdocumentatie.logius.nl/publicatie/bomos/fundament) handvatten. Houder en beheerder zullen met elkaar moeten afbakenen welke taken zij ieder op zich nemen.’

Hoe nu verder?

Wat staat er de komende tijd te gebeuren? De volgende stappen zullen worden gezet:

• BZK/DO selecteert een organisatie om haar rol van regiehouder te ondersteunen en beheer te regelen (beoogd is de ICTU).
• De huidige werkwijze met een overheidsbrede werkgroep wordt vooralsnog voortgezet.
• Stakeholdersanalyse uitvoeren: welke partijen moeten worden betrokken bij de voorgestelde scope?
• Bijeenbrengen van deze partijen om relevante (metadata)standaarden in kaart te brengen, hun scope, hun status, hun onderlinge verhouding, hoe beheer is geregeld en internationale afstemming.

Haenen: ‘Daarnaast zijn we voor het informatie en archiefdomein inhoudelijk bezig met het actualiseren van de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (RMO), met een handreiking voor implementatie van metadata en met een korte animatie om uitleg over metadata te geven.’