Woo-index na 1 jaar
Tekst Jasper Hoogenhout, Maik Larooij, Guido Enthoven en Maarten Marx (UvA)
Jasper Hoogenhout is masterstudent information science aan de Universiteit van Amsterdam, Maik Larooij is wetenschappelijk programmeur bij WooGLe (Universiteit van Amsterdam), Guido Enthoven is directeur bij het Instituut Maatschappelijke Innovatie en Maarten Marx universitair is docent aan het Instituut voor Informatica van de Universiteit van Amsterdam
Hoe staat het met de huidige Woo-index, 1 jaar na de implementatie? In dit artikel gaan we na welke bestuursorganen al in de Woo-index zitten, hoeveel van de gevraagde gegevens er al zijn ingevuld en hoe bruikbaar die ingevulde informatie is. Daarnaast geven we tips van Woo-functionarissen en bespreken we een aantal gevaren die het beoogde einddoel in de weg staan.
De Woo-index is ook beschikbaar via de WooGLe-zoekmachine. Het WooGLe-team van de Universiteit van Amsterdam heeft een dashboard ontwikkeld – te vinden op https://index.wooverheid.nl/status – waarop steeds actueel te zien is hoe goed gevuld de Woo-index is. Alle cijfers genoemd in dit artikel komen uit de stand van dit dashboard op 28 augustus 2024. Allereerst kijken we hoeveel van de bestuursorganen die in het Register van Overheidsorganisaties staan in de Woo-index zitten. In dat register zitten 1.080 organisaties, waarvan er 971 onder de Woo vallen. Hiervan zitten er 708 (73 procent) in de Woo-index. In de Woo-index worden die organisaties onderverdeeld in 14 soorten. Alle gemeentes (342), provincies (12), waterschappen (21), en hoge colleges van staat (5) staan in de Woo-index. Alle 12 “oude” ministeries staan erin. Eind augustus stonden de 3 nieuwe ministeries er nog niet in. De adviescolleges zijn met maar 7 van de 98 (7 procent) de minst vertegenwoordigde groep.
Wat zit erin?
We onderscheiden drie soorten informatie in de Woo-index: informatie over het indienen van een Woo-verzoek, informatie over de Woo-contactpersoon, en de links naar pagina’s met openbaar gemaakte informatie. 408 Bestuursorganen (42 procent) gaven een link naar een pagina met informatie over het indienen van een Woo-verzoek, 331 (34 procent) daarvan gaven daarbij een fysiek adres om het verzoek in te dienen, en bij 225 kon dat (ook) digitaal. Tabel 1 geeft hiervan een uitsplitsing per type bestuursorgaan, samen met het deel dat een link heeft naar de gepubliceerde Woo-besluiten. Elk bestuursorgaan moet een Woo-contactpersoon hebben. Goed contact met deze functionaris voor en tijdens een Woo-verzoek is enorm belangrijk: verzoeken kunnen voorkomen worden omdat de Woo-functionaris kan wijzen naar de plek waar gevraagde stukken al openbaar gemaakt zijn. Tijdens een verzoek kan overleg met de verzoeker over de precieze wens achter het verzoek leiden tot een enorme beperking van werk en daarmee versnelling van de inwilliging van het verzoek. Jammer genoeg zien we in de Woo-index nog erg veel algemene telefoonnummers en e-mailadressen. Slechts 415 (43 procent) bestuursorganen gaven de naam van de Woo-contactpersoon of het Woo-team, 235 (24 procent) het e-mailadres en maar 198 (20 procent) een direct telefoonnummer van de Woo-contactpersoon.
Informatiecategorieën
Per 1 november 2024 moeten de eerste 5 informatiecategorieën van de Woo verplicht openbaar gemaakt worden. Dit zijn wetten en algemeen verbindende voorschriften, overige besluiten van algemene strekking, vergaderstukken van Staten-Generaal, organisatie en werkwijze, en bereikbaarheidsgegevens. De eerste drie worden al vrijwel volledig via Open.overheid.nl vrijgegeven en de juiste URL’s zijn al in de Woo-index ingevuld. Tabel 1 hiervoor laat zien hoe het staat met de URL’s naar de andere twee, samen met de eerdergenoemde Woo-informatie, uitgesplitst per type bestuursorgaan. De Woo-index bevatte 3.013 locaties (URL’s) voor stukken uit een van de 17 Woo-informatiecategorieën. Bij 127 was iets mis, de pagina werd niet gevonden, of er stonden (nog) geen stukken op. Grafiek 1 laat voor de gemeentes zien hoe vaak er een pagina in de Woo-index was voor elke categorie. We zien hier een duidelijke tweedeling tussen categorieën die centraal (op Open.overheid.nl) worden aangeboden als beschikkingen en de categorieën die de bestuursorganen zelf moeten aanbieden. Bij die zelf aan te bieden categorieën vinden we bij hooguit 37 procent van de bestuursorganen al een link in de Woo-index naar de pagina met de stukken. Deze percentages zijn voor alle types bestuursorganen terug te vinden op het Woo-index dashboard (Index.wooverheid.nl/status).
Tips uit het veld
We hebben met vijf ambtenaren gesproken die verantwoordelijk waren voor het invullen van de Woo-index, gekozen uit bestuursorganen met een vrij complete Woo-index. Daaruit bleek dat het invullen van de Woo-index zelf eenvoudig is, er meestal een of twee personen verantwoordelijk zijn voor de Woo-index, en dat controleren van Woo-index niet gebeurt met een vaste frequentie. De grootste uitdaging ligt bij het op orde maken van de verschillende Woo-locaties en ervoor zorgen dat ze volledig gevuld worden en actueel blijven. Men gaf de volgende tips om hiermee om te gaan: zorg dat ambtenaren het actief publiceren tegenkomen in het werkproces, vergroot de bewustwording dat stukken openbaar gemaakt worden, kijk naar de Woo-index van andere bestuursorganen, stel het invullen van de Woo-index niet uit, en wees niet bang, want imperfect publiceren is beter dan niet publiceren.
Tabel 1. Hoe vaak is bepaalde informatie in de Woo-index aanwezig, uitgesplitst naar type bestuursorgaan.
Vaart erin
We kunnen het volgende concluderen na 1 jaar Woo-index: de vaart zit erin. Vrijwel alle “bekende” bestuursorganen zitten erin, de centraal gepubliceerde Woo-stukken worden actief openbaar gemaakt, maar de informatie over de Woo-functionaris en het indienen van een verzoek, en vooral ook de verwijzingen naar de zelf openbaar te maken stukken, kunnen een stuk beter. Juist het laatste wordt ook door bestuursorganen zelf als het meest moeilijke deel gezien, mede door gebrek aan centrale hulp. Onze zorgen gaan uit naar de rol van de Woo-index als databank die de zogenoemde harvester vertelt welke documenten geïndexeerd moeten worden voor de zoekfunctie. De kwaliteit van die documenten is heel wisselend. Dat kan ook bijna niet anders met zoveel ambtenaren die ervoor verantwoordelijk zijn. Het moet dus de taak van de zoekfunctie zijn om die kwaliteit op te krikken: minimaal dat de documenten full-text doorzoekbaar worden, en eigenlijk ook dat ze zo veel mogelijk toegankelijk worden voor mensen met een beperking. Onze tweede zorg betreft de manier van indexeren in de zoekfunctie. Bestuursorganen zijn gewend om zaak- of dossiergericht te werken, en zij bieden hun Woo-stukken vaak ook heel handig als dossier aan. Dit biedt veel voordelen, want documenten worden dan in context (van die zaak of dossier) getoond. Het is van groot belang om ook de zoekfunctie dossiergericht in te stellen. Dus na zoeken wordt men altijd verwezen naar een document binnen de context van het dossier waarin het hoort. De zoeker wordt zo voorzien van context door alle metadata van het dossier, en andere documenten binnen het dossier.