De Wet open overheid (Woo) verplicht overheidsorganisaties bepaalde informatie actief openbaar te maken. In totaal gaat het om 17 informatiecategorieën, zoals wetten, beschikkingen en onderzoeksrapporten (artikel 3.3 Woo). Naast de informatie­categorieën worden ook beslisnota’s openbaar gemaakt en hebben overheidsorganisaties op dit moment al een inspannings­verplichting om zoveel mogelijk informatie actief openbaar te maken (artikel 3.1 Woo). De verplichting tot actief openbaar maken wordt stapsgewijs ingevoerd, verdeeld over vier “tranches”.

Eerste tranche

Vanaf 1 november is de eerste tranche van kracht, die betrekking heeft op diverse documenten, zoals wetten en algemeen verbindende voorschriften, besluiten van algemene strekking, vergaderstukken van de Staten-Generaal, en bereikbaarheids­gegevens van organisaties. Bedoeld om de transparantie van de overheid te vergroten en de toegankelijkheid van informatie voor de burger te verbeteren, aldus Harmsen. Sinds afgelopen juli is ze gestart als programmamanager Implementatie Actieve Openbaarmaking. Daarvoor werkte ze voor het ministerie van Justitie en Veiligheid, als programma­manager Open op Orde. ‘Het is een mooie mix van vertrouwd en nieuw,’ beschrijft ze de eerste maanden bij het programma. ‘Ik ken de mensen en het Open Overheid-domein en weet welke projecten er lopen, maar werk nu zowel rijksbreed als voor medeoverheden. Dat brengt extra uitdagingen en een nieuwe dynamiek met zich mee.’ Zonder een ordelijke informatiehuishouding is actieve openbaarmaking simpelweg niet mogelijk, aldus Harmsen. ‘Je moet immers weten waar de informatie zich bevindt en over de systemen beschikken om deze toegankelijk te maken.’

Maatschappelijke impact

Informatiehuishouding gaat niet alleen over opslag, maar ook over het adequaat beheren en ontsluiten van gegevens, zodat burgers toegang hebben tot de juiste en volledige informatie over hoe besluiten binnen de overheid tot stand komen. Een goede informatiehuishouding is dan ook essentieel om de doelen van de Woo te bereiken, waarbij de overheid transparanter wil zijn over haar handelen. Harmsen ziet hierin een duidelijke maatschappelijke impact. ‘Actieve openbaarmaking biedt burgers inzicht in het functioneren van de overheid en de manier waarop besluiten tot stand komen. Dit draagt bij aan het versterken van het vertrouwen in de overheid.’

Complexe dilemma’s

Tijdens haar werk voor het programma is Harmsen verschillende dilemma’s tegengekomen. Een belangrijk dilemma is toegankelijkheid versus begrijpelijkheid. De overheid produceert vaak complexe (juridische) documenten die mogelijk niet voor iedereen te begrijpen zijn. Harmsen: ‘De gemiddelde wet is lastig te lezen. Dat geldt ook voor bepaalde beslisnota’s of beleidsmatige stukken. Je kunt het dus allemaal openbaar maken, maar daar horen ook inspanningen bij om de begrijpelijkheid te vergroten. Daar zijn al verschillende initiatieven op, zoals bijvoorbeeld schrijven voor openbaarheid, waarbij bij het opstellen van een document de uiteindelijke openbaarmaking al in ogenschouw genomen wordt. Zo werken we eraan om te zorgen dat de openbaar gemaakte informatie voor een zo groot mogelijke doelgroep begrijpelijk is.’ ‘Een ander dilemma is de balans tussen kosten en middelen. Het verzamelen, beheren en openbaar maken van informatie vereisen middelen. We moeten met elkaar een balans zien te vinden tussen de kosten van transparantie en de voordelen ervan voor de samenleving.’

Meer vertrouwen?

Is er een punt waarop we kunnen vaststellen dat het openbaar maken van informatie daadwerkelijk bijdraagt aan meer vertrouwen in de overheid? Harmsen: ‘Dat is lastig meetbaar, maar het is een vraag waar we zeker mee aan de slag gaan.’ Een laatste belangrijk dilemma betreft de balans tussen transparantie en privacy. ‘Bij passieve openbaarmaking, waarbij documenten op verzoek worden vrijgegeven, zie je dat er informatie wordt weggelakt om de privacy van betrokkenen te beschermen. Hetzelfde geldt voor actieve openbaarmaking. We willen open zijn, maar tegelijkertijd moeten we zorgen dat ambtenaren hun werk zonder druk van buitenaf kunnen doen.’ Een belangrijk onderdeel van de implementatie van actieve openbaarmaking is de Woo-index. Dit platform indexeert actief openbaar gemaakte documenten van verschillende overheidsorganisaties en maakt deze vindbaar en doorzoekbaar vanaf één centraal ingangsplatform. Harmsen legt uit dat er gekozen is voor een zogeheten verwijsindex. ‘In plaats van dat alle openbaar gemaakte documenten op één plek opgeslagen worden, verwijst de index naar de bron, naar andere platforms als een gemeentelijke website, publicatieplatforms van overheidsorganisaties en collecties als Wetten.nl of Officiële Bekendmakingen.’