Het opstellen van een selectielijst is een intensief maar vanwege de verplichting geen ongebruikelijk traject in overheidsland. Volgens de jury van de Od Kwaliteits­awards is het bijzondere aan DNB’s aanpak dat DNB gebruikmaakt van de recent opgeleverde procesarchitectuur. ‘DNB laat bij uitstek zien hoe je innovatie op een andere manier kunt aanvliegen en vanuit de architectuur het gesprek aan kunt gaan’, aldus het juryrapport.

Procesarchitectuur als raamwerk

Het raamwerk van de nieuwe selectielijst is de procesarchitectuur van DNB. Met deze procesarchitectuur zijn overzicht, inzicht en uniformiteit gecreëerd in het ontwerp en in de inrichting van alle processen. De procesarchitectuur bestaat uit 21 waardeketens (end-to-end-processen) die beschrijven hoe waarde wordt geleverd aan een gebruiker. Deze waardeketens zijn de basis voor de categorieën in de selectielijst. De procesarchitectuur is een getrapt ontwerp en kent meerdere niveaus. Op level 1 bevinden zich 21 hoofdprocessen, die ook weer meerdere deelprocessen (levels) bevatten. De hoofdprocessen zijn relatief abstract en niet meteen geschikt voor determinering van bewaartermijnen. Het tweede level is wel een goede basis om bewaartermijnen te definiëren. Indien nodig kan specificatie tot op het derde level ook uitkomst bieden. De procesarchitectuur is gebruikt om op een efficiënte en eenduidige manier de relevante taakgebieden van DNB aan te duiden. Hierbij zijn per taakgebied al verantwoordelijken aangewezen. Een organieke insteek was ook mogelijk geweest, maar had waarschijnlijk tot meer overlap, meer afstemming en meer onduidelijkheid geleid.

Vanuit de architectuur in gesprek

Voor het opstellen van bewaartermijnen zijn per hoofdproces steeds dezelfde stappen gevolgd. Hoe hebben we dat aangepakt? Eerst maakt het projectteam een voorstel voor bewaartermijnen. Deze voorstellen zijn gebaseerd op de huidige selectielijsten, het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid en selectielijsten van andere organisaties, zoals die van de AFM of het Ministerie van Financiën. Ook het Filing and Retention Plan van de Europese Centrale Bank is uitgebreid bestudeerd. Vervolgens bespreekt het projectteam de voorstellen met proces­experts en proceseigenaren die al zijn geïdentificeerd in de procesarchitectuur. Hierbij wordt de procesarchitectuur aangevuld met relevante informatie, zoals de voorbeeldproducten van een proces. Ook wordt hier besproken of processen kunnen worden samengevoegd of dat er een extra proces in de selectielijst moet komen te staan. Door de procesarchitectuur gingen de afstemmingen soepeler dan via een organieke aanpak. Daarna laat het projectteam de voorstellen controleren door juristen, privacy officers en archiefspecialisten. Juristen toetsen onder andere of het voorstel in lijn is met belangrijke van kracht zijnde wet- en regelgeving, terwijl privacy officers checken of de voorstellen in lijn zijn met de eisen vanuit privacy. Archiefspecialisten doen een test primair op mogelijke erfgoedbelangen.

Afstemmen

Door deze stappen telkens te doorlopen zijn het organisatiebelang, cultuurhistorisch belang en het verantwoordingsbelang altijd meegenomen. Het projectteam werkt faciliterend, ondersteunend en adviserend en heeft met verschillende collega’s met verschillende rollen en functies contact gehad. Hierdoor zijn veel uiteenlopende invalshoeken meegenomen. DNB hecht veel waarde aan een goede informatiehuishouding en daarvoor werd betrokkenheid van collega’s gevraagd.   Parallel aan deze stappen blijven we afstemmen met het Nationaal Archief. Zij lezen mee op conceptversies van de hele selectielijst en adviseren ons regelmatig gedurende het proces, wat we als prettig en waardevol hebben ervaren.  

Werken aan draagvlak

De procesarchitectuur als raamwerk gebruiken heeft verschillende voordelen. Zo is de aanpak integraal, over divisie- en domeingrenzen heen. Hiermee voorkomt DNB dat elke divisie of elk domein z’n eigen bewaartermijnen hanteert. Bovendien is de vernieuwing van de selectielijst op deze manier geen eilandproject, maar onderdeel van een bredere organisatie­ontwikkeling waar afdelingen en betrokkenen al onderdeel van zijn. De procesarchitectuur bood een uitstekende basis, aangezien relevante taakgebieden van DNB zijn uitgelegd en gecategoriseerd. Het projectteam heeft processen soms wat gewijzigd om ze passender te maken voor een selectielijst, maar de focus lag voornamelijk op het opstellen van goede bewaartermijnen. In de praktijk is de gekozen methode de basis voor een organisatiebreed draagvlak by design. Er vindt namelijk van meet af aan een intensieve, gerichte dialoog plaats met vertegenwoordigers van de processen. Dit zowel op uitvoerend, alsook op managementniveau. Zo dwingt het iedereen tot nadenken over bewaartermijnen en er een standpunt over in te nemen.

Uitdagingen en samenwerken

Uiteraard zijn er uitdagingen bij de gekozen route. Niet elke afdeling wordt expliciet met naam en toenaam in de procesarchitectuur benoemd. Voor de herkenbaarheid en toepasbaarheid zijn daarom aan de selectielijst termen toegevoegd die niet in de procesarchitectuur staan. Daar komt bij dat gebruik van de selectielijst en bijbehorende vernietiging voornamelijk in overleg zal gaan met archief- en informatiespecialisten die aangeven onder welk proces van de selectielijst de taken van de afdelingen horen. Het is niet de verwachting dat afdelingen de selectielijst zelf veelvuldig zullen gebruiken, dat zal in de meeste gevallen in nauwe samenwerking gaan.