Een cruciale eerste stap in de transitie van Vlissingen was de uitfasering van het verouderde Document Management Systeem (DMS) Verseon. In 2022 is de gemeente overgestapt op zaaksysteem Djuma, waardoor Verseon de afgelopen 2 jaar nog werd geraadpleegd voor oude dossiers. Met de uitfasering van Verseon verminderen we niet alleen de risico’s, maar is er tevens een ontwikkeling gemaakt in het versnipperde informatiebeheer. De gemeente heeft gekozen voor een gecentraliseerde aanpak, waarbij alle dossiers nu via zaaksysteem Djuma raadpleegbaar zijn en worden beheerd. Deze stap was meer dan een technische migratie. Het betekende een fundamentele verandering in hoe informatie binnen de gemeente wordt opgeslagen en beheerd. Met de overgang naar Djuma is er nu een centraal systeem waarin alle informatie eenvoudig toegankelijk en doorzoekbaar is. Dit zaaksysteem vormt daarmee de ruggengraat van de informatiehuishouding, en is een belangrijk fundament voor de volgende stappen in het moderniseringsproces.

Naar de cloud

Naast de uitfasering van Verseon, is de overgang naar Microsoft 365 (MS365) een belangrijk onderdeel van de bredere transformatie van de informatiehuishouding. Waar Djuma zorgt voor een gestructureerde en centrale opslag van documenten, biedt MS365 de mogelijkheden voor samenwerking en documentcreatie in een flexibele cloudomgeving. Deze twee systemen vullen elkaar aan, waarbij MS365 de dynamiek van het dagelijks werk ondersteunt en Djuma de solide basis biedt voor gestructureerd zaakdossiers en archivering. MS365 maakt het mogelijk voor medewerkers om overal toegang te hebben tot gedeelde documenten en samen te werken aan projecten, wat de efficiëntie en flexibiliteit van het werkproces vergroot. De migratie van de oude netwerkschijven naar deze nieuwe omgeving is een langdurig proces, waarbij de gemeente grondig te werk gaat. De “oude” netwerkschijven worden opgeschoond, waar de actuele werkbestanden worden gemigreerd. De overgebleven informatie op de netwerkschijven wordt in 2025 uitgefaseerd aan de hand van een projectplan op basis van de Archiefwet. Mede door dit project ontstaat meer inzicht bij DIV in welke informatie de afdelingen creëren en beheren. Met instructies vanuit DIV worden afdelingen begeleid bij de overgang naar de nieuwe omgeving, wat ervoor zorgt dat de informatieketen zonder onderbrekingen kan blijven functioneren.

MS365 en Djuma

De integratie tussen MS365 en Djuma is een van de meest vooruitstrevende stappen die Vlissingen gaat nemen in haar informatiebeheer. Waar MS365 zich richt op de dynamische kant van informatiecreatie en samenwerking, zorgt Djuma ervoor dat de informatie op een gestructureerde manier wordt gearchiveerd en beheerd. Tijdens dit project, wat zich op dit moment in de pilotfase bevindt, worden deze twee werelden samengebracht: documenten die men met MS365 creëert, worden met een koppeling in Djuma gedocumenteerd voor de dossiervorming. Deze koppeling moet medewerkers een naadloze ervaring gaan opleveren: ze kunnen in hun vertrouwde MS365-omgeving werken en tegelijkertijd op een laagdrempelige wijze voldoen aan de eisen van zaakgericht werken, zonder dat dit extra handelingen vereist. De koppeling tussen de systemen maakt de informatiehuishouding niet alleen efficiënter, maar ook veiliger en beter beheersbaar.

Wet open overheid

Een van de grootste uitdagingen waar veel overheden momenteel mee te maken hebben, is de implementatie van de Wet open overheid (Woo). Deze wet verplicht overheden om informatie actief openbaar te maken en toegankelijk te maken voor het publiek. Binnen de gemeente Vlissingen is dit een integraal onderdeel van de bredere informatieketen. Om aan de eisen van de Woo te voldoen, heeft de gemeente een publicatieteam opgezet dat verantwoordelijk is voor het anonimiseren en publiceren van documenten. Door gebruik te maken van de Data­mask-software, worden persoonsgegevens automatisch verwijderd voordat de informatie openbaar wordt gemaakt. Vervolgens worden de documenten gepubliceerd via Djuma Open Info, het platform dat is gekoppeld aan het zaaksysteem. Deze integratie zorgt ervoor dat de informatie niet alleen gepubliceerd wordt, maar ook eenvoudig doorzoekbaar en toegankelijk is voor burgers.

Zeeuws eDepot

In de laatste schakel van de informatieketen heeft de gemeente Vlissingen zich aangesloten bij het Zeeuws eDepot. Het eDepot biedt een veilige en duurzame omgeving voor de opslag van digitale documenten die op de lange termijn bewaard moeten blijven. Hiermee waarborgt de gemeente niet alleen de toegankelijkheid van informatie voor toekomstige generaties, maar ook de naleving van de Archiefwet. De aansluiting bij het eDepot sluit de cirkel van de informatieketen, waarin alle stappen – van creatie tot publicatie en archivering – centraal worden beheerd via Djuma.