Om de overheidsinformatie beter op orde te krijgen werd in 2018 bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat het programma Open Overheid (PROO) opgetuigd, waarbij naar mogelijkheden gezocht werd om meer overheidsinformatie, zoals onderzoeksrapporten, openbaar te kunnen delen (motie-Voortman 2013). Met het kenniscentrum KOOP van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties werd een openbare rapportendatabank ingericht waarop ruim 60.000 onderzoeksrapporten digitaal gedeeld werden. De Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) maakte vanaf 2020 duidelijk dat er haast gemaakt moest worden met het openbaar delen van overheidsinformatie. In 2021 nam het programma Open op Orde het stokje over van het PROO bij Rijkswaterstaat en samen met het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) werden verbeterstappen bepaald. Een ervan was de ontwikkeling van een eigen publicatieplatform voor de Wep (1 juli 2021) en de Woo (1 mei 2022). De naam voor dit platform werd: het Rijkswaterstaat Publicatie Platform (RPP).

Teamwerk

Onder leiding van een externe projectleider werden in 2021 de functionele eisen en wensen opgehaald, een scrumteam opgetuigd met een product owner, scrummaster, informatie- en metadata-specialisten, business architect, ict-ondersteuners, websitedeskundigen, servicemanagers, marktdeskundigen en een klantvertegenwoordiging door vergunningverleners en juristen. Aan de hand van een business case werd een plateauplanning opgesteld om gefaseerd met het scrumteam deelproducten op te leveren tijdens de agile ontwikkeling van het RPP. Met Axosoft en Azure DevOps werden de vorderingen in de scrum sprints bijgehouden en beoordeeld of de klantwaarde gerealiseerd werd. Met de hulp van software bedrijf Infoprojects werd in de applicatie Iprox in korte tijd een werkende oplossing gerealiseerd. Het RPP werd zo binnen een jaar na diverse functionele en acceptatietesten op een robuuste beheeromgeving in bedrijf genomen op 1 mei 2022, om zo tegemoet te komen aan de publicatiewensen rondom de Woo en Wep, zodat belanghebbenden op de voorgeschreven wijze kennis konden nemen van de stukken ter inzage.

Uitdagingen

Er ontstonden interessante uitdagingen rondom webarchivering (Archiefweb.eu), de digitoegankelijkheidsverklaring volgens de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) en een juridische wens die gaandeweg opkwam. Bij de Terinzageleggingen (TIL) van vergunningen kwam de vraag op of later ook voor de rechter aangetoond kon worden dat de TIL ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Door de combinatie met een automatisch opgeslagen audittrail en de webarchivering van de daadwerkelijke documenten, kon deze vraag beantwoord worden. Andere uitdagingen liggen er nog op het vlak van metadataverbeteringen en statistische weergaven. Ook is er nog wens ten aanzien van het inrichten van een dashboard met een sensorpakket dat strategisch aangeeft in hoeverre de voortgang in tijdigheid, juistheid en volledigheid gevorderd is. Ook tactische doelen (aantallen documenten en dossiers) en operationele cijfers (aantallen raadplegingen en downloads) kunnen zichtbaar gemaakt worden.

Publiceren

Om op het internetplatform te kunnen publiceren, stond voorop dat het eenvoudig moest zijn en het liefst geautomatiseerd. De publicerende Woo-juristen en informatiebeheerders kregen hiervoor een training van een uur, wat in de praktijk voldoende blijkt, naast het gebruik van een handleiding. Voor hen is ook een trainingsomgeving ingericht. Een autorisatiematrix maakt het mogelijk om rollen en taken aan ieder toe te kennen, zodat ieder in de juiste informatierubriek van het RPP kan publiceren. De eerdergenoemde onderzoeksrapporten werden gemigreerd naar het RPP. Naast de handmatige publicatie werd er ook voorzien in geautomatiseerde koppelingen, zodat vergunningen die in de applicatie PowerBrowser worden opgemaakt door medewerkers van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH), automatisch gepubliceerd worden als TIL. Voor de Woo-juristen is er een automatische zip-uploader in het platform aangebracht voor het handmatig publiceren, zodat de vele documenten (soms vele honderden) bij een handmatig Woo-verzoek automatisch uitgepakt en gekoppeld worden. Een nieuwe mogelijkheid dient zich ook aan om het nieuwe zaaksysteem xxllnc te koppelen aan het RPP, waardoor documenten eenvoudig geautomatiseerd gepubliceerd kunnen worden. De koppeling aan Woo-tooling hulpsoftware is hierbij nog een spannende uitdaging.

Informatiecategorieën

Voor de Wep zijn inmiddels de volgende informatiecategorieën ingericht om compliant te zijn: Onteigeningen, Vergunningen, Onttrekkingen, Gedoogplichten en Overige terinzageleggingen. Voor de Woo zijn de volgende informatiecategorieën ingericht: Beleid, Besluiten, Convenanten, Onderzoeksrapporten en Woo-verzoeken. Vooral de laatste twee categorieën worden goed gevuld, maar de andere categorieën vereisen meer afstemming in de organisatie. Het RPP is in ieder geval aangesloten op de rijksbrede Woo-verwijsindex. Daarnaast is het RPP voorbereid op de inrichting van nog meer categorieën, afhankelijk van de inwerkingtreding van de bijbehorende KB’s. Het gebouwde publicatieplatform op internet is schaalbaar, waardoor ook andere organisaties eenvoudig van de gebruikte technologie gebruik kunnen maken. Bij vele Rijkswaterstaat-medewerkers leefde de wens om ook andersoortige informatie openbaar te kunnen delen, die niet via de organisatiewebsite gedeeld kan worden. Denk hierbij aan een loket voor toolkits bij renovatie- en onderhoudsprojecten, brochures over infrastructuur, formulieren voor compensatieaanvragen. Ook hiervoor is in het RPP een mogelijkheid gecreëerd. De informatiebeheerders van Rijkswaterstaat plaatsen er de informatie handmatig, in overleg met de aanleverende communicatiebureaus.