De organisatie staat klaar voor ruim 690.000 inwoners uit 15 gemeenten. Wij werken met ongeveer 2300 personen in dienst en 750 vrijwilligers. Informatiebeheer heeft hiervan 1,5 fte ter beschikking. Uit onderzoeken blijkt dat informatie­beheer nog onvoldoende geborgd is in de organisatie. We ervaren dat de inrichting van informatiebeheer nog in de fase ‘gedigitaliseerd werken’ gesitueerd is. Zorgen voor betrouwbare, duurzaam toegankelijke digitale informatie vraagt om een andere, toekomstbestendige invulling. Om dit voor de organisatie te verduide­lijken noemen wij deze toekoms­tige invulling de verandering van DIV naar informatie- en archiefbeheer. Toekomstbestendig informatiebeheer kenmerkt zich als: pragmatisch, flexibel, passend bij de (digitale) werkomgeving, samen. Om te komen tot een passende inrichting moeten we kijken waar we nu staan en hoe we kunnen komen tot toekomst­bestendig informatiebeheer. In de gedigitaliseerde werkwijze zijn obstakels en muren ontstaan, die de ontwikkeling in de weg stonden.

Fundament

Hierdoor zijn we gaan kijken naar wat we wel kunnen doen. (Tip! Kijk hoe de FG en CISO hun werk organiseren. Privacy en Security hebben dezelfde bedoeling, borgen van informatie, en hebben vaak ook een klein team!) Omdenken dus! En… Van de muur het fundament maken! Randvoorwaarde voor de fundamentele verandering is dat informatiebeheer bij de bron ook geborgd moet worden. Dit bracht ons naar het vraagstuk hoe je ervoor zorgt dat je informatiebeheer bij de bron kunt organiseren. Om de bron in te richten moeten we functionele en non-functionele eisen stellen aan de informatiesystemen op het gebied van informatiebeheer. Deze moeten wel passen bij de informatie die in de des­betreffende bron geborgd gaat worden. Een logisch moment om deze eisen te stellen aan de informatiesystemen is bij de aanbesteding. Dit was een mooi startpunt bij VGGM om samen met andere i-vakgebieden een integraal eisenpakket op te stellen voor de aanschaf van informatiesystemen. Met de i-architect als drijfkracht en beheerder van dit uiteindelijke giga eisenportfolio is het ons gelukt voortaan eenvoudiger bij alle aanbestedingen betrokken te zijn. Daarbij worden er altijd passende informatie­beheers­eisen gesteld aan de nieuwe oplossingen.

ADTI

De juiste eisen stellen is stap 1. Er moet ook iets mee gedaan worden. Anders behaal je het gewenste resultaat niet. Om te zorgen dat de eisen en nieuwe informatiesystemen, zoals gewenst, de informatie bij de bron ook kunnen borgen, hebben we een methodiek ontwikkeld die het gesprek en de inrichting ondersteunt. Wij noemen dit het ADTI, Afsprakendocument duurzaam toegankelijk informatiebeheer. Aan de hand van het ADTI gaan we het gesprek aan en kunnen de betrokken collega’s ook inzien wat de reikwijdte is van informatiebeheer, wat dit inhoudt en betekent. We krijgen het momentum om collega’s bewust te maken van de heden­daagse reikwijdte van informatie­beheer en veranderen daarmee de huidige traditionele gedachten dat informatiebeheer achteraf archiveren nog bij de meeste behelst.

Proces beschrijven

Vrijblijvend is dit afsprakendocument niet. Wij willen de verantwoordelijkheden goed beleggen en om die reden dient dit ADTI vastgesteld te worden door de juridisch informatie-verantwoordelijke. Daarbij hebben we een verantwoordingsinstrument ontwikkeld dat pragmatisch alle items over informatiebeheer bij de bron met de verantwoordelijke collega’s behandelt en inzicht heeft. Globaal behandelen we in een ADTI de volgende onderwerpen: Verantwoordelijkheden (RASCI-model), Reikwijdte, Zorgdragers en andere betrokkenen, Programma van eisen informatiebeheer, Vorm van informatie, Beheeromgeving, (ver)werken met informatie, Vaststelling, Distributielijst. Deze onderwerpen blijven in continue ontwikkeling, zodat het ADTI toekomstbestendig blijft. Het vaststellen van het ADTI is een complex proces waarbij veel informatie­beheer­handelingen samenkomen. Daarbij maakt het ook onderdeel uit van het kwaliteitssysteem. Op dit moment zijn wij het proces aan het beschrijven, terwijl we ook al een pilot draaien. Hiermee zorgen we dat we de praktijk ook goed aansluiten op de theorie.