‘Ver vooruitkijken kan niet’
Organisatie: BUCH gemeenten Begonnen in: 1976 Functie: teammanager informatiebeheer
Tekst Eric Kokke
Eric Kokke is redactielid Od
Beeld Gert Zwagerman
Het informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s. Deze keer komt aan het woord: “oude rot” Gert Zwagerman.
Begonnen?
‘Ik ben 1976 begonnen als “leerling-dossiervormer”, zoals dat destijds heette, bij de gemeente Zaanstad. Dat was toentertijd één van de eerste grote fusiegemeenten. In tegenstelling tot wat ik had verwacht – ik associeerde dossiervorming vooral met oude archieven – waren de werkzaamheden onderdeel van de moderne gemeentelijke administratie. En door de vele taken die een gemeente uitvoert, bleek het werk heel veelzijdig.’
Innovatie?
‘Sinds ik ben begonnen, is de grootste verandering dat het applicatielandschap in organisaties enorm is gegroeid. Waarbij de applicaties ook behoorlijke informatiebeheerfunctionaliteiten hebben. En dat heeft grote gevolgen voor het gebruik van onze centrale zaak- of documentmanagementsystemen, waar veel vakgenoten nog steeds aan vasthouden. Maar die collega’s leven in een illusie.’ ‘Informatie is overal en we zullen uit een ander vaatje moeten tappen om grip te krijgen en houden op onze informatie en om compliant te zijn aan wet- en regelgeving. En de allergrootste verandering voltrekt zich nu om ons heen: de razendsnelle ontwikkeling van de kunstmatige intelligentie. Het is mijn stellige overtuiging dat dit ons vakgebied op zijn kop gaat zetten.’
Trots?
‘In mijn begintijd ben ik in het bijzonder trots geweest op het feit dat we het toen nog papieren archief van het Stadsdeel Amsterdam-Noord geheel gedeconcentreerd hebben opgezet, wat erg aansloeg bij de gebruikers. Veel later kwam ik eens een wat gefrustreerde oud-collega uit Noord tegen die mij zei: “In Noord was van alles mis, het enige wat goed was, was het archief”. Dat is dan toch leuk om te horen.’
Vooruitkijken?
‘Ver vooruitkijken kan gewoonweg niet, daar gaan de ontwikkelingen te snel voor. Maar duidelijk is dat technologie zich zo snel ontwikkelt dat functionaliteiten waarover je tot voor kort alleen maar kon dromen straks gewoon beschikbaar zijn. Op je werk, thuis, in je telefoon. Jaren geleden heb ik me eens aan de voorspelling gewaagd dat er op enig moment technologie zou komen die “ergens op de achtergrond” ziet en registreert wat wij allen doen en dan vervolgens met al die informatie doet wat er gedaan moet worden met inachtneming van alle (compliancy)regels.’ ‘Dat gezegd hebbende realiseer ik mij dat daar ook veel kanttekeningen bij geplaatst kunnen worden uit oogpunt van bijvoorbeeld privacy of ethiek. Maar ik denk ook dat de ontwikkelingen ons zullen meenemen, of we het nu willen of niet, en dat we met onze bezwaren al heel snel achter de feiten aan zullen lopen.’
Tips?
‘Wat de moderne technologie van ons gaat vragen, kan ik nog niet overzien. Maar naast basiskennis over archivistiek, informatiebeheer en informatietechnologie moet je ook nu nog vooral beschikken over nieuwsgierigheid, makkelijk contact kunnen maken met gebruikers en collega’s op elk niveau en je ook makkelijk kunnen verplaatsen in de kennisdisciplines waar we elke dag direct mee te maken hebben. En uiteraard, de competentie om goed te kunnen communiceren en verbinden blijft ontzettend belangrijk.’