Ook op Bonaire is informatiebeheer volop in ontwikkeling. Geert Stroo: ‘Op dit moment is het nog Post & Archief, eigenlijk wel een beetje een ouderwetse term, maar het komt wel overeen met wat, tot heel kort geleden, nog het takenpakket was. Post was meer een veredelde secretarie, die we nu heel hard aan het doorontwikkelen zijn. We zijn nu plannen aan het maken om post en archief te splitsen, zodat Post als een Div of informatiebeheer kan doorgroeien. Archief gaat dan meer de erfgoedkant op. We zitten dus midden in die ontwikkeling.’

Join

Bij het Openbaar Lichaam Bonaire valt de afdeling Post & Archief onder de directie Bestuur & Ondersteuning (B&O). Daarnaast is er een werkgroep Digitalisering, waar medewerkers van Post en Archief deel van uitmaken. Deze werkgroep geeft mede vorm aan de digitalisering, die enkele jaren geleden is ingezet. Stroo: ‘De werkgroep Digitalisering heeft de implementatie van het zaaksysteem gedaan met nauwe betrokkenheid van Post. We hebben nu al een paar jaar de beschikking over Join. Daar zijn vooral de laatste 2 jaar goede stappen in gemaakt.’ Hij gaat verder: ‘Er staan nu heel veel zaken digitaal en er zijn veel e-formulieren in werking. Sinds ongeveer een jaar verloopt veel verplicht via Join, op een paar uitzonderingen na. Het zaaksysteem heeft geholpen om goede stappen te zetten richting digitalisering. Daar ligt nog wel een grote uitdaging met betrekking tot de inclusiviteit van de ambtenaren. Dus om ze allemaal te laten wennen aan het zaaksysteem en ze er mee te laten werken. Omdat er in korte tijd veel ontwikkelingen hebben plaatsgevonden, gaat dat weleens ten koste van iedereen op hetzelfde ritme mee te laten bewegen.’

Toekomstvisie

De afdeling Post & Archief bestaat nu nog uit 13 fte. Momenteel wordt er gekeken naar de komende 5 jaar en waar de organisatie dan wil staan. Daarbij hoort ook het vraagstuk over de profielen en benodigde competenties. Deze competenties moeten aansluiten bij de visie voor de komende jaren. Stroo: ‘De twee belangrijkste aspecten van onze visie, die we nu aan het uitwerken zijn, liggen op het gebied van verder doorvoeren van de digitaliseringsslag en het maken van een verdere professionaliseringsslag. We kijken nu met integreren met andere afdeling om kennis en bemensing te kunnen waarborgen. De afdeling ICT is bijvoorbeeld een optie. En het splitsen van Post en Archief vinden we belangrijk omdat daarmee het onderscheid digitaal en papier wat duidelijker wordt. Er komt nog behoorlijk veel analoge post binnen, maar dit is de laatste 3 jaar enorm afgenomen. Daarbij zitten we in de lastige situatie dat we ongeveer 23 gebouwen hebben op meer dan tien locaties waar post kan binnenkomen. Dat maakt het wel lastig om alles centraal te regelen. Ook een reden om de digitalisering snel door te zetten. We werken dus aan een centrale postregistratie, zodat alles op een plek zit. We moeten wel rekening houden met de wat lagere graad van toegang tot computers en internet dan in Nederland.’ ‘Onze prioriteit ligt op dit moment bij het goed opstellen van die toekomstvisie en het realiseren van de centrale postregistratie,’ vervolgt hij, ‘we zijn er al even mee bezig, maar het helpt ons enorm als we dit kunnen afronden.’

Meer samenwerking

‘We werken wel samen met de andere eilanden, maar dat zou eigenlijk nog wel wat meer mogen zijn. We hebben wel contact met Saba en ook steeds meer met St. Eustatius. Op het gebied van archief hebben we contact met Curaçao en voor de implementatie van Join is er gesproken met Aruba. Medewerkers van ons zijn ook op St. Maarten geweest om te kijken naar hoe het zaakgericht werken daar verloopt. Maar al met al is het nog wel te weinig. We zouden meer samen moeten werken binnen de regio.’ ‘Natuurlijk kijken we ook naar Nederland. Als Nederlandse gemeente hebben we voor- en nadelen. Voordeel is dat veel dingen al zijn uitgedacht, de vraag is wel of dat dan altijd goed overeenkomt met onze lokale situatie, wensen en cultuur. Nadeel is eigenlijk dat we afhankelijk zijn van Nederlandse opleidingen. Officieel moet je voor bepaalde functies vastgestelde diploma’s of certificaten hebben, die op Nederland zijn gebaseerd. Dat maakt het afhankelijk van mensen die je moet invliegen. Wat meer dichterlijke vrijheid op dat gebied zou wenselijk zijn. Het is nou eenmaal niet makkelijk om op zo’n klein eiland altijd capabele mensen te krijgen.’ ‘Daarnaast vallen we ook weleens net naast alles. Zo hebben we wel een Archiefwet BES (Bonaire, St. Eustatius, Saba) en die is dan net weer anders dan de Nederlandse Archiefwet. Die komt eigenlijk voor 90 procent overeen, maar het zijn die “behalve-momenten”, die de uitdagingen brengen. Zo kunnen wij bijvoorbeeld de selectielijst van de VNG niet overnemen omdat er andere wet- en regelgeving is in Caribisch Nederland. Die zijn we dus nu zelf aan het opstellen. Dan moeten we dus zelf alle regels langslopen. Echt een grote klus, waarbij we proberen te anticiperen op veranderingen in Nederland. Een voorbeeld is het bewaren van de registratie van de inschrijving in de burgerlijke stand. Die staan bij ons op 11 jaar en in Nederland op 110 jaar. Omdat Nederland wel vraagt om die stukken, moeten we daar dus aanpassingen maken in de selectielijst, die buiten onze eigen wetgeving staan.’ Dan is er nog de uitdaging van taal. Waar de generaties, die nu actief zijn op de werkvloer het Nederlands nog prima beheersen, zie je dit wel veranderen. Voor de jongeren op Bonaire is Nederlands helemaal niet zo vanzelfsprekend. Dat zie je ook op de andere eilanden. Dus moet je gaan nadenken of het wel wenselijk is om alles in het Nederlands te blijven implementeren of dat je naar andere taalgebieden moet kijken.