Effectief inspecteren
Data en wijsheid combineren
Tekst Bart Hekkert
Bart Hekkert is redactielid Od
Hoe kun je als organisatie je data gebruiken voor het verbeteren van je werkprocessen en een betere dienstverlening? Od bezocht de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) om te kijken hoe zij dat aanpakt.
Tanaquil Arduin is directeur Informatie en Programmeren en CIO bij de ILT. Arjan Gras is hoofd Data en Analyse en CDO. Beiden zijn enthousiast over de vorderingen die de ILT maakt rondom het werken met data. ‘Mijn afdeling Data en Analyse houdt zich bezig met het organiseren van data en het werken met data,’ aldus Gras. ‘Wij zijn de trekkers van de verbetering van kwaliteit van data en maken analyses op basis van de aanwezige data. Deze analyses kunnen gericht gebruikt worden door de inspecteurs bij de uitvoering van hun werkzaamheden.’ Arduin vult aan: ‘De ILT heeft als belangrijk kerndoel geformuleerd dat zij risico- en informatiegestuurd wil werken, waarbij mogelijke negatieve impact op de maatschappij tot een minimum wordt beperkt. En waarbij we ons werk kunnen uitvoeren met zo min mogelijk middelen en capaciteit. De ILT krijgt steeds meer taken en moet haar taken dus efficiënter uitvoeren.’ Gras is nu ruim 2 jaar werkzaam bij de ILT en ziet dat de organisatie volwassener is geworden in datagericht werken. ‘In die 2 jaar is mijn afdeling een stuk groter geworden. Daarbij hebben we inmiddels meer kennis over de toepassing van data voor de werkprocessen van de ILT en, niet onbelangrijk, afdelingen weten ons steeds beter te vinden. We hebben ons proces rondom het ophalen van de behoefte van afdelingen veranderd. Waar we deze voorheen slechts eenmalig in het jaar actief op gingen halen, is het peilen van de behoefte iets wat nu het hele jaar door gebeurt. Zo zijn er meer momenten om de behoeftes te trechteren en te prioriteren.’
Innovatie
‘Daarnaast zijn we veel actiever in ons gesprek met de organisatie. Met behulp van het geven van workshops datavakmanschap creëren we meer bewustzijn rondom het fenomeen data en wat we er vervolgens mee kunnen in ons werk.’ Volgens Arduin hebben veel afdelingen behoefte aan (mogelijkheden tot) innovatie, bijvoorbeeld rondom de toepassing van AI. Dat kan alleen met een goede dataset. ‘Binnen ons innovatie- en datalab zetten we meerdere disciplines bij elkaar om vanuit verschillende invalshoeken naar ons werk en onze dienstverlening te kijken. Dan moet je niet alleen denken aan ict’ers, maar vooral ook aan inspecteurs en gedragswetenschappers. We stellen onszelf de vraag: hoe kom je tot een duurzame gedragsverandering bij degenen waar we toezicht op houden? Aan de hand van casuïstiek vanuit de inspecteurs gaan we samen op zoek naar oplossingen.’ ‘We maken als afdeling veel dashboards voor de organisatie,’ gaat Gras verder. ‘Deze dashboards kunnen door de inspecteurs in het veld gebruikt worden bij inspectie en controle, en voorzien zo in een behoefte. Wij zorgen voor analyses op basis van data en tonen deze in de dashboards. Op de langere termijn zie ik het liefst dat inspecteurs aan de hand van beschikbare datasets zelf eenvoudige analyses kunnen maken.’
‘DATAGERICHT WERKEN MOET ECHT VOELBAAR ZIJN VOOR DE ORGANISATIE’
Parallellen
Hoe zorgt de ILT voor een goede kwaliteit van data? Gras: ‘We maken tegenwoordig gebruik van een framework om de kwaliteit van data te kunnen toetsen en sluiten daarbij aan op de standaard rond datamanagement DAMA DMBOK (Datamanagement Body of Knowledge). Daarnaast is datakwaliteit een belangrijk aspect waarover afspraken worden gemaakt binnen de organisatie. Aan welke eisen moeten data en informatie voldoen om bruikbaar te zijn? Dat begint al bij zoiets als de invoer van naw-gegevens van een bedrijf of organisatie.’ Kan de omgang met data en databeheer misschien iets leren van informatiebeheer? ‘Als CIO zie ik het als mijn taak om verbinding te leggen,’ aldus Arduin. ‘Niet alleen verbinding tussen datagedreven werken en de afdelingen, maar ook de verbinding met andere disciplines binnen het i-domein, zoals informatiehuishouding, privacy, informatieveiligheid en architectuur. Ik zie tussen die vakgebieden veel parallellen. Je data moet je vindbaar en toegankelijk maken. Qua metadatering kunnen we daarbij nog wat leren van informatiebeheer. Kijken we naar openheid en transparantie, dan zien we qua wetgeving ook steeds meer verbinding. Zo kennen we uit 2018 de Open Data Directive en sinds 2022 op nationaal niveau de Wet open overheid.’ ‘Een goede informatiearchitectuur is een voorwaarde om deze verbindingen te kunnen leggen,’ gaat hij verder. ‘Onze enterprise architect schept een leidend kader voor doorontwikkeling van datagericht werken, sourcing-keuzes en de prioritering waar wel en niet geïnnoveerd en geïnvesteerd gaat worden.’
‘WE MOETEN KENNIS UIT DATA COMBINEREN MET KENNIS VAN EEN INSPECTEUR’
Bewustzijn
Volgens Gras moet datagericht werken echt voelbaar zijn voor de organisatie. Het praktisch nut van het gebruik van data voor je werk moet in een oogopslag helder zijn. ‘Zo zijn er enige tijd geleden fatbikes in beslag genomen door de ILT. Door middel van onze data-analyses weten we waar we dit soort partijen kunnen verwachten en kunnen onze inspecteurs sneller handelen. Soms zijn dit soort praktische toepassingen minder duidelijk, bijvoorbeeld als het gaat om afvalstromen en de kwaliteit van de bodem.’ Zoeken Gras en Arduin de inspecteurs op voor het creëren van bewustzijn? Arduin: ‘We leggen de komende tijd de focus op de informatieketens. Hoe zien deze eruit van begin tot eind en hoe kunnen we data inzetten om met minimale middelen en capaciteit onze taken uit te voeren? We gaan regelmatig mee op werkbezoek om te kijken hoe dit er in de praktijk uit kan zien. Daar krijgen we veel positieve feedback over terug van de inspecteurs.’ Gras ziet daarbij dat een werkbezoek bij de inspecteurs meer bewustzijn kan creëren: ‘Tijdens een bezoek aan de haven van Rotterdam, spraken we met inspecteurs over de redenen waarom de ene container wel geopend wordt en de andere niet. Door een dashboard te creëren op basis van de data die de inspecteurs verzamelen, kan veel gerichter worden geïnspecteerd.’ ‘Het ter plekke laten zien wat mogelijk is, heeft vaak de grootste meerwaarde,’ vult Arduin aan. ‘We zijn daarbij fulltime ambassadeurs van het datagedreven werken.’
ILT De Inspectie Leefomgeving en Transport is de toezichthouder van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De taak van de ILT is ervoor te zorgen dat bedrijven, organisaties en overheidsinstanties de wet- en regelgeving over de duurzame leefomgeving, de fysieke veiligheid en de woningcorporatiesector naleven. De ILT bevordert de naleving van wetten en regels via vergunningverlening, door middel van handhaving (dienstverlening, toezicht en opsporing) en door onderzoek te doen.
Toekomst
Volgens Gras maakt zijn afdeling in de toekomst minder dashboards. ‘De dashboards bevatten analyses die wij als afdeling maken. Inspecteurs moeten dat dan zelf kunnen doen. Het moet een vast onderdeel van hun werkzaamheden zijn. Zo kan mijn afdeling zich meer richten op ingewikkeldere analyses, de langere termijn, de kwaliteit van data en innovatiemogelijkheden.’ ‘We moeten daarbij niet vergeten om de kennis uit de data te combineren met de kennis en ervaring van een inspecteur’, vervolgt Arduin. ‘Zo waren we laatst op werkbezoek in Gorinchem. Hier werd een systeem getoond dat het gewicht van vrachtwagens kan bepalen. Ieder type vrachtwagen heeft een maximumgewicht dat het mag vervoeren. Volgens de data was een bepaalde vrachtwagen te zwaar beladen en zou deze beboet moeten worden. De inspecteur ter plaatse zag in een oogopslag dat het type vrachtwagen meer gewicht kon en mocht dragen, waardoor er toch geen sprake was van een overtreding. Hieruit blijkt dat we oog moeten houden voor de ervaring die onze inspecteurs hebben. Daar zit ook de kracht voor de organisatie: we combineren data en wijsheid om onze taken met minimale middelen en capaciteit efficiënt uit te voeren.’