‘Meer innovatie bij de overheid’
Organisatie: Pareldigma|Informatiemanagement Begonnen in: 1996 Functie: interim-manager/zelfstandig adviseur bij diverse organisaties
Tekst Eric Kokke
Het informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s. In dit nummer kijken we naar het vakgebied door de ogen van een “oude rot”, Rita de Bruijckere.
Begonnen?
‘Eind 1995 werd ik afdelingshoofd van het algemeen secretariaat bij het toenmalige Duinwaterbedrijf Zuid-Holland, nu Dunea. Het archief werd op die afdeling ook beheerd en dat trok mijn belangstelling. Die groeide toen ik de kans kreeg om een DIS (Digitaal InformatieSysteem), zoals dat toen nog heette, te implementeren. Een collega van een andere afdeling deed mij de suggestie om een stagiaire van de IDM-opleiding1 van de Haagse Hogeschool in huis te halen. Ze had een folder daarvan bij zich en toen ik die las, dacht ik meteen: dat is de opleiding die ik nu wil gaan doen. En zo geschiedde.’ ‘Het was zeker nog pionieren in die periode. Recordsmanagement was nog een onbekend begrip. In 1996 begonnen we dus met een DIS, dat we inrichtten in Groupwise van Novell. We kregen hulp van een extern bureau, dat ook nog niet eerder met dit bijltje had gehakt. Later werden zij overgenomen door een groter ict-bedrijf en toen kwamen we in aanraking met de bekende Gerard Sanderink. Hij kwam zelf bij ons op kantoor in Voorburg, maar had van de inhoud nul verstand.’
Kansen grijpen
‘Dit was de start voor de rest van mijn loopbaan. Als afdelings- of projectmanager heb ik altijd de mogelijkheid gehad met een team van informatiespecialisten de inrichting van werkprocessen te verbeteren en medewerkers verder in hun vak te laten bekwamen. Als die groei op beide vlakken lukt, geeft dat veel voldoening. Door kansen te grijpen waar ze lagen en door vooruit te kijken.’ ‘In 2002 ben ik van DZH overgestapt naar een groot adviesbureau dat om de hoek zat. Vanaf dat moment ging mijn ontwikkeling in een stroomversnelling doordat elk project weer anders is en omdat je steeds weer met anderen samenwerkt.’
Digitalisering en AI
‘Ondertussen is er onder invloed van de digitalisering veel veranderd. Het inrichten van volledig digitaal verlopende werkprocessen, inclusief e-formulieren en elektronische handtekeningen is een goede vooruitgang. Maar o, wat gaan de veranderingen langzaam. Er mag wat mij betreft veel meer innovatie plaatsvinden bij de overheid. Ten opzichte van het bedrijfsleven, maar ook de zorg bijvoorbeeld, loopt de overheid erg achter.’ ‘Ik verwacht dat de komende tijd voor een groot deel in het teken staat van het effectief inzetten van AI. Ik hoop dat AI gaat bijdragen aan een vlotte, makkelijke en foutloze manier van vastlegging en het vindbaar maken van al die informatie die met zo’n enorme omvang in een organisatie ronddwaalt. Daarmee kunnen de informatiespecialisten zich meer en beter bezighouden met de inrichting van informatiesystemen, de monitoring op kwaliteit van vastlegging en de tijdige vernietiging en overbrenging.’
Advies
‘De functie van informatiespecialist is nu een heel andere dan 30 jaar geleden. Inmiddels is erkend dat het op orde houden van een informatiehuishouding een vak is en dat je daar bekwame mensen voor nodig hebt. Ook de functie van beleidsmedewerker en adviseur informatiebeheer wordt inmiddels breed erkend. Hiermee zijn de afdelingen, die verantwoordelijk zijn voor het informatie- en archiefbeheer expertteams geworden.’ ‘Mijn advies aan de collega’s die nu aan het begin van hun loopbaan staan is dan ook om te beseffen dat jouw werk een bijzondere deskundigheid vraagt, dat jij die beheerst en je uniek maakt in de organisatie. En… Houd er rekening mee dat er binnen een organisatie vele verschijningsvormen van informatie zijn en dat one size fits all hierbij niet werkt.’
- IDM is de afkorting van InformatieDienstverlening en -Management.