Eind jaren 80 heeft zich de afbouw voltrokken van de functie van typiste op typekamers. Die afbouw was bijna vanzelf­sprekend en heeft zich binnen 2 tot 5 jaar voltrokken. Belangrijke voorwaarde was dat het gemakkelijker werd voor de kenniswerker en dat het nieuwe digitale proces sneller was te doorlopen. En daar gaat het mank bij de herverdeling van arbeid tussen het primair proces en de bedrijfsvoering, informatiehuishouding. Hoewel het primair proces altijd al de eigen informatie­huishouding organiseerde, wordt nog altijd het offer van dubbel werk geleverd door de bedrijfsvoering. Dit is een veiligheid en heeft blijkbaar nog steeds een toegevoegde waarde. In elk geval, zo lijkt het voor de formele brieven en besluiten die (overheids)organisaties maken. Hoelang nog? In vele taaksystemen is de informatiehuishouding “voor dagelijks gebruik” eigenlijk al gewoon een feit. Ook voor vergaderen zijn die systemen al vollediger en prettiger dan het DMS dat de informatiehuishouding ondersteunt. Het werken in samenwerkings-ruimten neemt steeds meer een vlucht. We krijgen het primair proces vrijwel niet aan de informatiehuishouding. Formele brieven en besluiten moeten (veelal) dubbel ook opgenomen worden in het formele systeem dat de informatiehuishouding dient. Feitelijk wordt nog steeds niet voldaan aan de voorwaarde dat formele systemen van de informatiehuishouding de “schrijver” gemak geeft en dat het digitale proces wordt versneld. Belangrijke oorzaak is dat we alle deskundigheid van de informatie­professional en zijn werk denken te kunnen verplaatsen naar de “kenniswerkers”. En die… gaan het niet doen. Kansen liggen er in de techniek om de kenniswerker (by design) de kwaliteit informatiehuishouding toe te laten voegen. Dat kan: en dan is onze kaas “gepikt” en is het de vraag of we mensjes zijn die verwonderd om ons heen kijken en de schuld elders zoeken, afwachten tot de voorraad weer terugkomt en gaan worstelen met de onzekerheid van de ontstane situatie. Of… dat we de muisjes zijn die op zoek gaan naar nieuwe werkvoorraden. Mijn tip is: ga iets nuttigs doen met de informatie die de organisatie produceert. Richt archivering by design in waar mogelijk, combineer dat met privacy en informatiebeveiliging. Je hoeft het allemaal niet alleen te doen. Verder kun je de gegevens en informatie die opgesloten zitten in de “dossiers” beschikbaar (doen) stellen op het internet. Toets de kwaliteit van buiten naar binnen. Word ambassadeur van de open overheid. Laat de verantwoor­delijkheid voor de informatiehuishouding niet te ver van je afdrijven. Ik verzeker je, de afnemers van je organisatie en je collega’s zullen dankbaar zijn als je je daarover gaat ontfermen: want zij lijken deze er ook niet nog eens bij te kunnen hebben. Verandering is onvermijdelijk, je eigen reactie in je organisatie bepaalt je lot!