Het beleid, beheer en de systemen voor het metadateren van informatieobjecten en documenten zijn momenteel georganiseerd op functioneel, vorm- en institutioneel niveau. Dit zorgt voor grote verschillen tussen organisaties, wat de toegankelijkheid van archiefmateriaal vaak belemmert. In plaats van samen te werken om de toegankelijkheid te verbeteren, werken organisaties soms langs elkaar heen. Informatie­professionals die hier verandering in willen brengen, kunnen hierover in discussie gaan via het platform KIA.

Een uitgebreide audiovisuele collectie

Beeld & Geluid beheert een van de grootste audiovisuele collecties ter wereld. Deze omvat radio- en televisieprogramma’s, videogames, geschreven pers, politieke prenten, gifjes, websites en andere mediagerelateerde objecten. De instelling biedt zowel betaalde diensten als onbetaalde toegang tot deze collectie. Het zoekplatform is gebruikersvriendelijk en biedt uitgebreide zoekmogelijkheden met behulp van meerdere metadatavelden. Daarnaast is een bezoek op afspraak mogelijk.

Recht op informatie centraal

Het Nationaal Archief (NA) is de grootste archief­instelling van Nederland en stelt het recht op informatie voor burgers centraal. Het archief biedt burgers toegang tot essentiële informatie en ondersteunt overheden bij het duurzaam beheren en openbaar maken van overheidsinformatie. De dienstverlening is zodanig ingericht dat bezoekers worden ontvangen en begeleid in hun zoektocht naar informatie.

Wettelijke grondslag

Beeld & Geluid heeft op basis van de Mediawet de taak om audiovisuele materialen te beheren. Het Nationaal Archief is de wettelijke bewaarplaats voor documenten van de Rijksoverheid, terwijl Regionale Historische Centra (RHC’s) en regionale archieven verantwoordelijk zijn voor het beheer van documenten van lagere overheden. De Koninklijke Bibliotheek (KB) fungeert als hoeder van alle boeken die in het Nederlands taalgebied worden uitgegeven. Voor rapporten, adviezen en grijze literatuur is er echter nog geen specifieke regelgeving. De Wet open overheid (Woo) biedt mogelijk perspectief door informatiecategorieën te definiëren en een ‘verwijsindex’ voor toegankelijkheid te introduceren.

Uitdagingen in informatiebeheer

Overheidsinformatiebeheerders ontvangen uiteenlopende soorten documenten, variërend van papieren dossiers en correspondentie tot digitale bestanden en multimedia. De acquisitie van deze materialen is beperkt, en de snelle toename van digitale bestanden en multimedia zorgt voor handelingsverlegenheid. Veel organisaties beschikken niet over de middelen, voorzieningen of expertise om bijvoorbeeld videobanden of MP4-bestanden goed te beheren. Het maken van afspraken tussen beherende instellingen verloopt moeizaam, en organisaties kampen vaak met een tekort aan middelen en personeel.

Een versnipperd landschap

In de informatiehuishouding bestaat een grote diversiteit aan organisaties en processen, zowel op nationaal als regionaal niveau. Enkele voorbeelden van deze diversiteit:

1. Beeld & Geluid beheert onder andere het plenaire beeldmateriaal van de Tweede Kamer.
2. Het Nationaal Archief ontvangt documenten van overheden, zoals beleidsstukken en verslagen.
3. Vergaderingen en verslagen van medeoverheden worden zowel in document- als beeldvorm door verschillende instellingen beheerd.
4. Sommige gemeenten beheren hun archieven zelf, zoals in de noordelijke provincies.
5. Particuliere archieven, zoals dat van Anton Geesink, worden vaak aangeboden bij gemeentelijke archieven.
6. De Koninklijke Bibliotheek beheert boeken, tijdschriften en andere publicaties.

Een theoretische casus: versnippering in de praktijk

Stel, een onderzoeker wil over twintig jaar weten wat er vandaag in de Tweede Kamer is besproken over jeugdzorg, hoe de pers daarop reageerde en welke impact dat had. Deze onderzoeker moet dan informatie ophalen bij verschillende instellingen:

• Voor het beeldmateriaal van de Kamerdebatten gaat hij naar Beeld & Geluid.
• Het verslag van de vergadering bevindt zich in het Nationaal Archief.
• Voor artikelen uit de Volkskrant en Tubantia is de Koninklijke Bibliotheek de aangewezen plek.
• Reacties van gemeenten, zoals Leeuwarden en Waterland, hangen af van de manier waarop deze gemeenten hun verslagen en raadsvergaderingen hebben gearchiveerd en ontsloten.

Bovendien moet de onderzoeker rekening houden met uiteenlopende toegangssystemen, metadataregistraties en beheerregimes. Dit maakt het zoeken naar samenhangende informatie ingewikkeld en tijdrovend. Deze versnippering vraagt om meer standaardisatie en uniformiteit.

Bevindingen

Bevindingen:

1. De ontsluiting van multimedia en archieven is totaal verschillend. a. Real time archiveren van digitale bescheiden is mogelijk. Dat hoeft niet 20 jaar te duren. b. De metadata (standaarden) zijn niet onderling afgestemd. Denk aan NISV/PREMIS (Beeld & Geluid), MDTO (archieven) TOOI (Open Overheid) en MODS (bibliotheken).
2. Documentatie over één gebeurtenis wordt niet onderling verbonden en is vanuit de metadata ook lastig bij elkaar te brengen.
3. Er is geen integraal aanbod, beheer en beleid van en voor archieven, bibliotheken en beeld- en geluidmateriaal (met uitzondering van enkele gevallen bij de zelf beherende medeoverheden en particuliere archieven).
4. Er wordt weinig tot geen gebruik­gemaakt van basis- of kernregistraties, denk hierbij aan BRP, NHR, BAG en dergelijke.