Nieuw in het vak: Barbara van Zuijlen
Organisatie: ABG-gemeente (fusiegemeente van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen) Begonnen in: oktober 2024 Functie: DIM-consulent
Tekst Eric Kokke Beeld Barbara van Zuijlen
Het vakgebied informatiebeheer is veelzijdig en kent een diverse groep professionals. Sommigen zijn al decennialang actief, terwijl anderen pas net aan hun reis beginnen. In deze rubriek ontmoeten we nieuwkomers in het vak. Hoe zijn ze in dit boeiende werk terechtgekomen, en wat zijn hun eerste ervaringen? Dit keer spreken we Barbara van Zuijlen.
Hoe ben je in deze functie terechtgekomen?
‘Ik was toe aan iets nieuws,’ begint Barbara. ‘Na 27 jaar in het onderwijs had ik het gevoel dat het tijd was voor verandering. Er waren gewoon te veel dingen die niet meer voor mij werkten. Je kunt dan blijven mopperen, of iets anders gaan doen. Ik koos voor het laatste. Bij toeval zag ik een vacature bij de gemeente Gilze en Rijen, en ik dacht: ‘Dat moet ik kunnen.” Een telefoontje later werd ik uitgenodigd om te solliciteren. Nu zit ik hier als DIM-consulent. Het is een compleet nieuwe wereld voor mij.’ Barbara vertelt dat ze zich er nu pas bewust van is hoe belangrijk informatiebeheer is. ‘Ik wist bijvoorbeeld niet dat bepaalde documenten heel lang bewaard moeten worden. Wat me ook verbaasde, is het aantal systemen binnen de organisatie. Er is niet één centraal archief, maar meerdere. Dat maakt het werk erg interessant, maar ook uitdagend.’
Hoe bevalt het werk?
‘Het werk is enorm afwisselend. Ik ondersteun collega’s bij zaakgericht werken, help bij het vinden van informatie en zorg voor bevestigingsbrieven. Die variatie spreekt me aan. En eerlijk gezegd ook de vaste werktijden. Dat is nieuw voor mij, maar heel prettig. Er is wel werkdruk, maar die voelt anders dan in het onderwijs. Mijn collega’s hebben bovendien heel andere achtergronden, en dat is ontzettend verfrissend.’ Barbara merkt wel dat zowel zij als haar collega’s nog hun weg moeten vinden in de functie. ‘De onboarding had beter gekund, maar ik ben gewend om zelf dingen uit te zoeken. Wat me wel opvalt, is dat niet alles even efficiënt verloopt. Soms moet ik een taak drie keer doen, bijvoorbeeld omdat er een ander logo op een brief moet. Dat hoort er nu eenmaal bij.’
Een nieuwe start, met opleiding
‘Toen ik begon, wilde de organisatie graag dat ik een vakopleiding volgde. Dat was nieuw voor mij. Het bleek ook nog invloed te hebben op salarisschalen, wat in het onderwijs minder gebruikelijk was. In december startte ik met de opleiding tot recordsmanager. De eerste module ging over marketing, en mijn eerste reactie was: “Wat moet ik hiermee?” Maar het bleek ontzettend leuk te zijn! Ik kijk uit naar de andere modules.’ Naast externe opleidingen zijn er ook interne trainingen. ‘Die helpen me om beter voorbereid te zijn op mijn rol. Het is ook een kwestie van zelf initiatief nemen en leren in de praktijk.’
‘DE INSPRAAK EN VERANTWOORDELIJKHEID MAKEN HET WERK INTERESSANT’
Advies aan anderen
Barbara waardeert de ruimte voor suggesties binnen de organisatie. ‘Ik heb samen met collega’s voorstellen gedaan om planningen en vergaderstructuren te verbeteren, en die zijn goed ontvangen. Daarnaast heb ik al snel verantwoordelijkheden gekregen, bijvoorbeeld bij kwaliteitscontrole. Ik organiseer besprekingen over de voortgang en doelstellingen. Die inspraak en verantwoordelijkheid maken het werk extra interessant.’ Tot slot heeft Barbara een tip voor mensen die ook twijfelen over een carrièreswitch: ‘Maak een lijstje met voor- en nadelen en neem een beslissing. En doe het gewoon! Voor mij was het een openbaring om in een totaal andere wereld terecht te komen. Als je geen motivatie meer hebt in je huidige functie, is het tijd voor verandering. En informatiebeheer is een uitstekende keuze!’