De opdracht voor het project Professioneel Informatie­beheer is zo goed als rond. Eind januari zal de besluitvorming hierover plaatsvinden. Hella Borking, plaats­vervangend directeur en portefeuille­houder, verwacht dan begin 2025 te starten met dit nieuwe project. ‘De tijd is er rijp voor. De verschillende stelsel­partijen, waaronder RDDI, maken stuk voor stuk nuttige producten, maar niemand legt de samenhangende puzzel. Het resultaat is een losse berg met puzzelstukjes die onvoldoende effect heeft. Het is nu tijd om die puzzelstukjes bij elkaar te brengen en de complete puzzel te maken.’ Uit de 2-meting die de departementen op de informatie­huishouding hebben uitgevoerd in 2023, blijkt dat de meeste departementen qua volwassenheidsniveau rond de 2 schommelen. Vergeleken met de 1-meting uit 2022 hebben de departe­menten nauwelijks vooruitgang geboekt (op een enkel departement na). ‘Pas bij niveau 4 spreken we van professioneel informatiebeheer: een breed en integraal systeem waarbij de informatiehuishouding goed is ingebed in de hele organisatie, dus ook het primaire proces.’

Van achterstallig onderhoud naar preventief onderhoud

Veel puzzelstukjes die nu worden opgeleverd helpen met het wegwerken van achterstallig onderhoud, maar zonder structurele aandacht ontstaat er straks opnieuw achterstand, benadrukt George Gaiser, projectleider Professioneel Informatiebeheer. Bij het project Professioneel Informatiebeheer ligt de nadruk dan ook niet op herstel­werkzaamheden, maar op het toekomst­gerichte perspectief oftewel preventief onderhoud. ‘Professioneel Informatiebeheer gaat om een systematiek (een manier van werken), die niet alleen voor de i-professionals maar vooral ook op bestuurlijk niveau eenduidigheid en helderheid biedt om tot daadwerkelijke verbeteringen te komen. Informatiebeheer moet geen extra taak zijn, geen corvee dat er nu eenmaal bij hoort, maar een automatisme worden.’ Het ontbreken van een integrale aanpak plaatst informatiebeheer momenteel echter op achterstand ten opzichte van andere pijlers van rijksbeleid, zoals financiën, HRM en wetgeving, vult Borking aan. Waar deze domeinen stevig verankerd zijn in de rijks­organisaties en duidelijke afdelingen en processen hebben, is informatiebeheer daarentegen nog geen vaste pijler. ‘Dat maakt het een kwetsbaar punt. Informatie wordt steeds belangrijker in onze samenleving en mag geen ondergeschoven kindje blijven.’

Organisatievraagstuk

Het project Professioneel Informatiebeheer bouwt dan ook voort op de whitepaper kwaliteits­systemen. Borking licht toe: ‘Veel mensen denken bij professioneel informatie­beheer aan kwaliteitssystemen en ISO-normen. Maar het gaat om een organisatie­vraagstuk en een manier van werken. We willen dat organisaties de stap maken van bewust onbekwaam, naar bewust bekwaam om uiteindelijk echt in control te komen.’ Dit vraagt om een andere manier van denken en werken. Zo laat ook het voorbeeld bij de gemeente Utrecht zien. RDDI wil organisaties helpen deze groei door te maken. Gaiser: ‘We bieden handvatten en bouwblokken aan om professioneel informatiebeheer onderdeel te maken van het DNA van de organisatie. Deze handvatten kunnen verschillende vormen aannemen waaronder organisatie­advies, handleidingen, stappen­plannen, stroomschema’s, en kpi’s die een merkbaar positief effect hebben. Daarnaast brengen we stelselpartijen bij elkaar om een gezamenlijk beeld te vormen van wat er van overheids­organisaties wordt gevraagd. De CIO’s (Chief Information Officers) van overheidsorganisaties staan nu onder druk vanuit verschillende invalshoeken: privacy, security, informatie­huishouding en openbaarmaking. Er wordt als het ware van vier kanten tegelijk aan ze getrokken en ze weten niet meer welke kant ze op moeten. Wij willen samenhang brengen in het stelsel van onderwerpen en disciplines en partijen, zodat er één duidelijke richting is voor het i-domein.’

Macro-, meso- en microniveau

RDDI heeft al belangrijke stappen gezet om rijksorganisaties te ondersteunen bij de verbetering van hun informatie­huis­houding, met initiatieven zoals het Leerhuis, bewustwordings­­campagnes en tools voor teams en leidinggevenden. Dit nieuwe project richt zich echter nadrukkelijk op de inrichting van organisaties en op bestuursniveau. Borking benadrukt dat dit een noodzakelijke volgende stap is. Het project werkt op drie niveaus. Op macroniveau brengt RDDI stelsel­partijen bij elkaar om samenhang in het stelsel van onderwerpen/disciplines en partijen te brengen die allemaal een rol hebben in het i-domein. Op mesoniveau ondersteunt het de CIO Offices om te zorgen dat kwaliteitszorg ingebed raakt in de organisatie en op microniveau helpt het met de concrete kennis en tools voor CIO’s om overzicht te krijgen en te voorkomen dat verwarring ontstaat over waar informatie bij welke partij staat. Een eerste stap is het in kaart brengen van het complexe landschap van kaders, wetten en regelgeving rondom informatiebeheer, privacy en security. Dit helpt om knelpunten inzichtelijk te maken. Tegelijkertijd worden bestuurlijke afspraken gemaakt met belangrijke partijen, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens, het Adviescollege Openbaarheid en Informatie­huishouding (ACOI), de Inspectie Overheids­­informatie en Erfgoed, het Nationaal Archief en CIO Rijk.