Al in 2019 ontwikkelde RDDI een handreiking rond e-mailarchivering. Toch worden e-mails binnen de rijks­departementen momenteel nog niet overal systematisch gearchiveerd door i-profes­sionals, vertelt Martijn Kerkhof, MT-lid en portefeuillehouder van de project­inspanningen rond chat, e-mail en sociale media bij RDDI. ‘Ieder departement is zelf verantwoordelijk, en vult het zelf in. Je ziet dat een aantal departementen al met een oplossing aan de slag zijn, die wachten niet tot er beleid is. Andere departementen hebben het risico niet genomen, of moeten nog technische stappen maken.’ Ook rond chatarchivering is de stand van zaken bij elk departement nog anders, en vaak gebeurt het handmatig bij departementen. ‘Dat is nog een uitdaging’, stelt Kerkhof. Om dit proces te stroomlijnen heeft het Nationaal Archief samen met het ministerie van OCW de sleutelfunctiemethodiek geïntroduceerd, in het buitenland ook wel bekend als de Capstone-methode. ‘Voor chatarchivering houdt dit in dat alleen de zakelijke chats van de top van een organisatie permanent bewaard worden.’ Hierdoor moet er voor ongeveer 1800 sleutelfuncties bij het Rijk een oplossing komen waarmee zakelijke chats geautoma­tiseerd veiliggesteld worden. Toegang tot die veiliggestelde chats is daarna alleen mogelijk door de eigenaar van de berichten én door een beperkt aantal geautoriseerde medewerkers op basis van specifieke informatieverzoeken. Het Nationaal Archief heeft een Model Selectielijst opgesteld, op basis waarvan organisaties aan de slag kunnen met de sleutelfunctie­methodiek. ‘Het principe erbij is comply or explain’, vult Jeffrey Mangal, projectleider rond het chatarchiverings­beleid eveneens bij RDDI, aan. ‘Of je houdt je aan de Model Selectie­lijst of je hebt een goede onderbouwing waarom niet.’