Van meer verplichtende rijksbrede kaders, meetbaarheid tot structurele samenwerking. We willen een responsieve overheid zijn die naast de burger staat in plaats van tegenover, licht Mulder toe. ‘Daarvoor moet de informatiepositie van burgers worden versterkt. Dat vergt een informatiehuishouding die de overheid in staat stelt om openbaar te kunnen zijn. Dit leidt tot meer transparantie en betere verantwoording, hetgeen burgers in staat stelt tot participatie.’ Een van de belangrijkste trends die Mulder ziet de komende tijd, is de verschuiving naar meer dwingend rijksbreed beleid. ‘De afgelopen jaren werd te veel ruimte gelaten voor departementale autonomie, met als gevolg dat initiatieven, zoals e-mailarchivering, slechts gedeeltelijk slaagden.’ De handreiking die RDDI in 2018 publiceerde om richting te geven aan de archivering van e-mails bleek niet voldoende. Omdat elk departement eigen keuzes bleef maken over de archivering, ontstond er geen uniforme aanpak. Elk departement dreigde daardoor instemming te moeten gaan vragen aan de eigen departementale ondernemingsraad. Gelet hierop wordt nu, door besluitvorming in de ICBR (red. Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst), alsnog dwingend rijksbreed vastgelegd dat het uniforme archiveringsbeleid in één keer in april 2025 aan de GOR (groepsondernemingsraad) zal worden voorgelegd.

Verplichtende kaders

De les is duidelijk: een verplichtend kader werkt effectiever. Mulder pleit daarom voor uniforme kaders die centraal vastgesteld worden door CIO Rijk en rijksbreed uitvoerbaar zijn. ‘Dit geldt niet alleen voor e-mailarchivering, maar ook voor de archivering van chatberichten en sociale media. Als er rijksbreed beleid is, kan RDDI de departementen projectmatig ondersteunen met generieke producten, zoals communicatieplannen en planningen en helpen om de kaders in de praktijk te brengen.’ Een andere ontwikkeling die Mulder ziet voor de komende twee jaren is dat RDDI door veranderende focus op rijksbreed beleid zelf ook steeds actiever betrokken wordt bij de totstandkoming van dat beleid. ‘Als het beleid er niet komt, kunnen wij ook niets implementeren. Daarom ondersteunen we CIO Rijk bij de beleidsvorming,’ vertelt Mulder. ‘RDDI fungeert daarbij als een verbindende factor tussen beleidsmakers en uitvoerders. Samen met stelselpartijen als de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) en het Nationaal Archief (NA) spelen we een sleutelrol in de beleidsvorming en de praktische uitvoering.’ Mulder verwacht dat het beleid rond e-mail- en chatarchivering in 2025 gereed is, terwijl de kaders voor sociale media-archivering daarna zullen volgen. ‘Hiermee zetten we een belangrijke stap richting een gestroomlijnde en uniforme informatiehuishouding binnen de rijksoverheid.’

Meetbaarheid

Een derde trend die Mulder ziet is de toenemende aandacht voor meetbaarheid. ‘In welke mate de kwaliteit van de informatiehuishouding daadwerkelijk verbetert bij het Rijk is nog steeds lastig te kwantificeren. Volgens de zelfevaluaties in de jaarlijkse volwassenheidsmetingen bewegen veel rijksorganisaties richting volwassenheidsniveau 3. Maar het streven is natuurlijk niveau 4: “gemanaged” waarbij werkzaamheden zijn gekoppeld aan de visie en strategie van de organisatie. Processen en procedures zijn geïntegreerd in de organisatiestructuur et cetera. Ook worden er actief data verzameld om het functioneren te evalueren en weer te verbeteren.’ Om dat te bereiken, start RDDI het project Professioneel Informatiebeheer. ‘Met dit project richten we ons op het versterken van de grip op informatie van bestuurders en i-professionals binnen departementen en uitvoeringsorganisaties. Informatie is immers van strategisch belang vanuit verschillende perspectieven, bijvoorbeeld voor bedrijfsvoering, medewerkers, privacy, security, verantwoording, onderzoek en erfgoed. Momenteel ontbreekt het nog weleens aan de juiste procedures, processen, competenties en eenduidigheid om bestuurders effectief op informatie te laten sturen. Daarom willen we met dit project bestuurders en i-professionals eenduidigheid geven en ze in staat stellen om de juiste competenties te ontwikkelen en zelf grip te krijgen op informatiebeheer. Dit gaan wij bewerkstelligen door de expertise van de stelselpartijen en andere relevante belangenbehartigers samen te brengen. Daarnaast bieden we trainingen, handvatten en stappenplannen aan waarmee organisaties zelf concrete verbeterstappen kunnen maken.’

Informatie over Informatie

Een ander project dat bijdraagt aan betere informatiehuishouding is ‘Informatie over Informatie’. Dit project zorgt ervoor dat rijksambtenaren toegang hebben tot een centraal overzicht van alle beleidsdocumenten, tools en richtlijnen op het gebied van informatiehuishouding. ‘Op dit moment is die informatie verspreid en moeilijk vindbaar,’ legt Mulder uit. ’Door alles overzichtelijk aan te bieden op het rijksportaal, maken we het makkelijker voor ambtenaren om de informatiehuishouding te verbeteren. Het project loopt al en zal in 2025 verder uitgerold worden.’

Nieuwe Archiefwet

Waar RDDI in 2025 ook druk mee zal zijn, is de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting in 2026 in werking treedt. De nieuwe wet vormt volgens Mulder een mijlpaal in de modernisering van de rijksinformatiehuishouding. ‘Deze wet vervangt de Archiefwet uit 1995, introduceert een kortere overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar en legt de nadruk op duurzaam digitaal beheer volgens de DUTO-eisen van het Nationaal Archief. Het wordt daardoor belangrijker om informatie vanaf creatie – ook wel archiving by design genoemd – effectief te beheren, over te brengen en toegankelijk te houden.’ RDDI ondersteunt het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, directie Media en Creatieve Industrie bij de implementatie van deze wet. Mulder benadrukt dat dit een gezamenlijke inspanning is: ‘Samen met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen (UvW) gaan we hulpmiddelen ontwikkelen en begeleiden we organisaties bij de toepassing van de nieuwe wet. Het is essentieel dat informatie vanaf creatie effectief beheerd wordt, zodat deze toegankelijk en duurzaam blijft. Door deze samenwerking en gerichte ondersteuning helpt RDDI overheidsorganisaties om de nieuwe wettelijke verplichtingen succesvol te implementeren en toekomstbestendig uit te voeren.’