Beter Samen Werken aan een Open Overheid

Tekst Kimberly Rallis

Kimberly Rallis is communicatieadviseur bij het programma Beter Samen Werken van het ministerie van BZK

Stel je voor: je begint je werkdag zonder te hoeven zoeken naar documenten, zonder frustratie over onvindbare bestanden. Met een druk op de knop heb je precies wat je nodig hebt, klaar om aan de slag te gaan. Samenwerken binnen en buiten de (rijks)overheid wordt moeiteloos, en jij hebt meer tijd voor wat echt belangrijk is. Dat is waar het programma Beter Samen Werken (BSW) naar streeft met de werkomgeving van de (nabije) toekomst.

De weg ernaartoe begint bij een essentieel uitgangspunt: een betere informatiehuishouding. Informatie binnen de overheid is vaak versnipperd over netwerkschijven, e-mails en samenwerkruimtes. Dit maakt het beantwoorden van Woo-verzoeken, openbaar maken van informatie en samenwerken tijdrovend. De nieuwe werk­omgeving biedt een oplossing door digitale samenwerking eenvoudiger en informatiebeheer efficiënter te maken. BSW werkt stap voor stap aan deze werkomgeving, waarbij het onderweg verschillende opties onderzoekt en test. Denk aan hergebruiken en integreren van bestaande technologieën, zoals geavanceerde zoekfuncties; gebruikmaken van samenwerkingstechnologieën als Teams of open source. Samen met gebruikers wordt via pilots geëvalueerd om te bepalen welke het beste bijdragen aan een toekomstbestendige digitale werkplek.

Open BSW en Open Source

Bij het rijk zijn er meerdere initiatieven om functionaliteit te bieden met behulp van Open Source. Open Source betekent dat de broncode – de instructies waarmee software werkt – publiekelijk beschikbaar is. Dit opent de deur voor hergebruik en maakt het mogelijk om snel verbeteringen door te voeren. Voor de overheid is dit meer dan alleen een technische keuze: het weerspiegelt onze ambitie om transparant en onafhankelijk te werken. Door gebruik te maken van Open Source kan het rijk zelf de koers bepalen en controle houden over wie toegang heeft tot informatie. Zo blijft de overheid niet alleen soeverein over staatsinformatie, maar kan het rijk ook flexibel inspelen op de behoeften van de toekomst. Dit is essentieel voor een veilige en duurzame informatiehuishouding. Bovendien biedt Open Source een antwoord op de groeiende zorgen rondom de afhankelijkheid van big tech-bedrijven en de invloed van Amerikaanse regelgeving op Europese data. Binnen het programma BSW worden Open Source-oplossingen getest in een Proof of Concept (PoC). Denk hierbij aan functiona­liteiten zoals tekstverwerking, spreadsheets, bestanden delen, videobellen en gezamenlijk documenten bewerken. In Frankrijk werken al honderdduizenden ambtenaren met deze technologie, en in Duitsland wordt gewerkt aan grootschalige uitrol. Met de inzichten uit de PoC wordt onderzocht hoe deze oplossingen op korte termijn toegepast kunnen worden. De ambitie is duidelijk: bijdragen aan een toekomst waarin technologie niet alleen efficiëntie brengt, maar ook de kernwaarden van een Open Overheid ondersteunt.

Noodzaak nieuwe werkomgeving

­Waarom deze nieuwe werkomgeving zo belangrijk is? Volgens programma­manager Toine van Oosterhout is het antwoord simpel: ‘De uitdagingen waar we als overheid voor staan, zoals transparantie, samenwerking en digitalisering, vragen om een radicaal andere manier van werken. Het programma Beter Samen Werken legt de basis voor een overheid die niet alleen belooft transparant te zijn, maar dat ook daadwerkelijk is.’ Voor de digitale werkomgeving wordt gezocht naar oplossingen op de markt voor ontbrekende functionaliteiten en om te vernieuwen. Momenteel worden oplossingen zoals Microsoft 365, MS-Teams en koppelingen met systemen als Digidoc Online en docGen getest, maar in toenemende mate wordt gekeken naar Open Source-oplossingen om de onafhankelijkheid van de rijksoverheid te versterken.

Pilot Teams Fase 2 bij BZK en Financiën

De eerste helft van 2025 start een belangrijke pilot die de eerste stap vormt richting een nieuwe werkomgeving. Deze pilot richt zich op het gebruik van MS-Teams fase 2 in combinatie met andere systemen bij een kleine groep gebruikers binnen BZK en FIN. 

Wat houdt fase 2 in? 

  1. Geavanceerde integraties: Teams wordt gekoppeld aan systemen als Digidoc Online/docGen, waardoor documenten eenvoudiger opgeslagen, beheerd en teruggevonden kunnen worden.
  2. Bewustwordingstrajecten: ambtenaren worden actief begeleid om informatie zorgvuldig en duurzaam op te slaan binnen de nieuwe digitale werkomgeving.
  3. Gebruiksvriendelijkheid: focus op een intuïtieve gebruikservaring, zodat de technologie het werk ondersteunt in plaats van bemoeilijkt.

Doelen en volgende stappen

Met deze pilot willen BZK en FIN ervaring opdoen in het – plaats- en tijdonafhankelijk – real-time samenwerken aan documenten en het koppelen van systemen. Na de evaluatie van deze pilot wordt de werkwijze doorontwikkeld en voorbereid voor bredere implementatie bij andere departementen. Naast de vier kopdepartementen kijken alle ministeries – op Algemene Zaken na – mee bij het programma en geven eventueel advies. Zij zitten samen in de Change Advisory Board van BSW. Dit betekent dat alle ministeries uiteindelijk zullen profiteren van de inzichten en verbeteringen die tijdens de pilot zijn opgedaan.

Naar een digitale overheid

De implementatie van de werkplek van de toekomst gebeurt in fasen, met in eerste instantie de ministeries van Financiën (FIN), Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Binnenlandse Zaken en Koninkrijks­relaties (BZK)/Volkshuis­vesting en Ruimtelijke Ordening (VRO). Daarnaast is ook een belangrijke rol weggelegd voor twee stelselpartijen: het Shared Service Center ICT (SSC-ICT) en de Rijksorganisatie voor Informatie­huishouding (RvIHH). Het traject begint met bewustwording: het is belangrijk dat ambtenaren zich realiseren dat hun werk waardevolle informatie bevat die goed opgeslagen en beheerd dient te worden, alsmede snel vindbaar moet zijn. Daarna volgen concrete stappen, zoals de implementatie van gebruiksvriendelijke digitale systemen. Vervolgens wordt de werkomgeving verder uitgebreid. Deze systemen zorgen ervoor dat informatie centraal wordt opgeslagen en eenvoudig toegankelijk is, waarbij ambtenaren hier zo min mogelijk (liefst geen) extra handelingen voor hoeven uit te voeren. Hoe dat eruitziet, is zichtbaar hieronder.

ZO WERKEN WE NU
ZO DOEN WE HET STRAKS
DIT LEVERT HET OP
Vanuit de eigen werkplek schakelen tussen verschillende (informatie)­systemen en programma’s.
Informatiehuis­houdingssystemen en programma’s geïntegreerd in één werkplek.
Minder schakelen tussen verschillende systemen zorgt voor meer productiviteit en vermindert de kans op fouten.
Samenwerken in verschillende digitale samenwerkruimtes.
Samenwerken in een geïntegreerde digitale omgeving. Bijvoorbeeld binnen MS-Teams, waarbij gebruikers toegang hebben tot gestructureerde kanalen voor projecten of functies.
Toegang tot alle informatie binnen het team. Samenwerking is gestroomlijnd en informatiebeheer is beter georganiseerd. De nieuwe werkomgeving maakt je werkdag minder stressvol en geeft je de tools om impactvoller samen te werken.
Mailen en whatsappen.
Gebruik van chat­functiona­liteiten binnen geïntegreerde platforms zoals MS-Teams of alternatieve oplossingen (Pilots zijn gericht op minder mailverkeer en automatische archivering).
Minder mailverkeer, minder appjes en verbeterde archivering van chats. Informatie blijft centraal en vindbaar. 
Relevante overheids­informatie staat verspreid over diverse locaties, zoals: netwerk­schijven, samenwerkomgevingen, ConnectPeople, mailboxen, apps en social media.
Documenten en informatie worden centraal beheerd en toegankelijk gemaakt in een uniforme digitale werkomgeving, bijvoorbeeld via MS-Teams en Digidoc (De pilots evalueren andere opties voor bredere integratie).
Minder versnippering van informatie en dus minder lang zoeken naar informatie. Alle informatie in het juiste dossier op de juiste wijze opgeslagen. 
Je bedenkt zelf waar en hoe relevante informatie wordt opgeslagen.
Metadata en slimme koppelingen zorgen voor geautomatiseerde opslag en organisatie van relevante informatie.
Relevante overheidsinformatie altijd op de juiste wijze en op de juiste plek opgeslagen. Dus minder lang zoeken naar de juiste informatie.
Documenten mailen naar collega’s waardoor goed versiebeheer lastig is. Groot risico op fouten.
Documenten worden gedeeld via links naar een centrale omgeving zoals MS-Teams of alternatieven.
Het document blijft altijd op de juiste plek en iedereen werkt altijd in de juiste versie. Vermindert fouten en verhoogt efficiëntie. Door minder tijd kwijt te zijn aan zoeken en versiebeheer, houd je meer tijd over voor het échte werk. 
Je bent zelf verantwoordelijk voor versiebeheer, je nummert je document nu vaak met 0.1 of 1.0.
Geautomatiseerd versiebeheer, datum of versienummers hoeven niet meer in de bestandsnaam te staan.
Je werkt altijd in de laatste versie van een document.
Documenten worden niet of nauwelijks vernietigd.
Archiefwaardige documenten worden automatisch opgeslagen. Niet-archiefwaardige documenten worden vernietigd.
Minder “vervuiling” en minder opslag.

Meer dan technologie

Een nieuwe werkcultuur dus binnen de overheid. Magchiel van Meeteren, voorzitter van de stuurgroep BSW, benadrukt: ‘Een open overheid vraagt om meer dan goede systemen. Het vereist een cultuur waarin transparantie vanzelfsprekend is. Het is een cultuur­verandering. We moeten als overheid leren werken op een manier die openheid ondersteunt en zelfs afdwingt. Het gaat erom dat de inwoners van Nederland ons kunnen vertrouwen, omdat we laten zien hoe we werken en hoe we beslissingen nemen.’ De transitie naar een open overheid vraagt van ons allemaal dat we ons werk zorgvuldig en open doen. Zorgvuldig door informatie centraal en vindbaar op te slaan, privacy van medewerkers te bewaken en staatsgeheimen te beschermen. Open door er rekening mee te houden dat bijna alle informatie die we produceren in principe openbaar is en te zorgen dat die informatie helder en begrijpelijk is voor de samenleving. Met de nieuwe werkomgeving wordt het makkelijker om deze belofte waar te maken.

Deel dit artikel

Inhoud