Noodzakelijke voorwaarde voor vertrouwen, kwaliteit en innovatie
Eigenaarschap is sleutel tot responsieve overheid
Tekst Kelcey Lisapaly
Kelcey Lisapaly is adviseur informatiemanagement bij Content Strategy
Innovatie begint bij de basis: het op orde brengen van je informatiehuishouding en het in control zijn over je data. Hoe staat jouw afdeling ervoor? Wie is eigenaar van welk bedrijfsproces? Die vraag moet je kunnen beantwoorden om je organisatie toekomstbestendig in te richten.
Inwoners moeten erop kunnen rekenen dat de overheid hun gegevens zorgvuldig beheert en dat informatie correct en tijdig beschikbaar is. Hoewel dit een vanzelfsprekend uitgangspunt lijkt, is de praktijk vaak complexer. In veel gevallen is het namelijk onduidelijk wie verantwoordelijk is voor welk deel van het proces, wat leidt tot inefficiëntie, versnippering en risico’s voor de kwaliteit van data. Eigenaarschap van het proces is hierbij essentieel. Met de juiste bevoegdheden en mandaat kan een eigenaar richting geven, prioriteiten bepalen en kwaliteitseisen aan informatie stellen. Overheidsorganisaties lopen tegen grote uitdagingen aan, bijvoorbeeld wanneer ze moeten voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving en op een verantwoorde wijze gebruik willen maken van AI. Wie is verantwoordelijk voor de implementatie van die veranderingen? Wie stelt de grenzen, wie bepaalt wanneer het een succes is en wie zorgt ervoor dat processen tijdig worden aangepast? Zonder duidelijk eigenaarschap is een responsieve overheidsorganisatie niet mogelijk.
‘EIGENAARSCHAP WORDT IN DE PRAKTIJK VAAK GEZIEN ALS EEN EXTRA TAAK’
Goed leiderschap
In de praktijk wordt eigenaarschap vaak gezien als een extra taak. Maar dat is het niet; het is een essentieel onderdeel van goed leiderschap. Leiders zijn verantwoordelijk voor hun processen en de kwaliteit van de informatie die door hun afdelingen stroomt. Het ondersteunen van eigenaren in hun rol is daarom essentieel. De vraag is: hoe doe je dat? Met de volgende tips kan eigenaarschap worden versterkt:
- Maak eigenaarschap zichtbaar: breng de verantwoordelijkheden per proces in kaart en communiceer deze duidelijk binnen de organisatie. Dit helpt om versnippering tegen te gaan.
- Geef mandaat en middelen: zorg dat proceseigenaren voldoende bevoegdheden en middelen hebben om hun taken effectief uit te voeren. Denk hierbij aan toegang tot expertise, relevante data en budgetten.
- Meet en stuur bij: maak de kwaliteit en het volwassenheidsniveau van processen meetbaar. Dit maakt het gemakkelijker om bij te sturen waar nodig.
- Stimuleer samenwerking: faciliteer regelmatige overleggen tussen proceseigenaren en andere betrokkenen om kennisuitwisseling en samenwerking te bevorderen.
- Investeer in training: bied trainingen aan om een tekort aan expertise binnen de organisatie op te lossen en medewerkers bewust te maken van hun rol in het optimaliseren van de processen waarmee zij werken. Dit versterkt zowel hun competenties als hun betrokkenheid.
Eigenaarschap is geen administratieve kwestie, maar een noodzakelijke voorwaarde voor vertrouwen, kwaliteit en innovatie. Door eigenaarschap centraal te stellen in beleidsontwikkeling en uitvoering, kunnen we de informatiehuishouding versterken en overheidsorganisaties klaarmaken voor de uitdagingen en kansen van de eenentwintigste eeuw.
