Modern werken in MS365
Hoe de Tweede Kamer toewerkt naar procesmatige dossiervorming in MS-Teams
Tekst Vincent Lageweg
Vincent Lageweg is redactielid Od
In 2021 en 2022 heeft de Tweede Kamer der Staten-Generaal tot tweemaal toe geprobeerd een Content Services Platform (CSP) aan te schaffen. Het idee was om alle functionele behoeften van de Kamer rondom het documentbeheer door één systeem te laten ondersteunen.1 Deze aanbesteding heeft tweemaal niet tot een gunning geleid. Dat leidde tot een heroriëntatie: hoe wil de Kamer het informatiebeheer ten behoeve van de primaire en secundaire processen, inclusief de archivering daarvan, eigenlijk vormgeven? Het antwoord kwam vanuit de IT-afdeling: binnen korte tijd zou de samenwerkingsfunctionaliteit in MS-Teams worden aangezet en kan de Kamer alle data naar de cloud migreren. De kans om gebruikers met een nieuwe interface en een nieuwe, geordende werkwijze kennis te laten maken.
De aanbestedingsfase was niet geheel vruchteloos. Tijdens de aanbesteding hadden we als Kamer namelijk wel bedacht hoe we informatie wilden gaan ordenen in het nieuwe systeem. De Kamer wilde processen als uitgangspunt nemen. Binnen deze processen worden allerlei informatieobjecten gevormd, verzamelend of ontvangen. Het geheel aan objecten dat bij elkaar hoort, hebben we het dossier genoemd. Binnen elk proces wordt toegewerkt naar een vooraf heldere dossierprestatie. Elk dossier kan vervolgens na afloop worden afgesloten. Een voorbeeld van dit ordeningsprincipe is het opstellen van het jaarplan. Dit jaarlijks repeterende proces heeft een duidelijk begin- (de aanschrijving) en eindpunt (vaststelling). Binnen dit proces ontstaan allerlei informatieobjecten, zoals conceptversies, verslagen van overleggen, correspondentie en officiële goedkeuring. Na de vaststelling van het jaarplan kan het dossier worden afgesloten ter archivering. Een tweede voorbeeld is het organiseren van een vergadering: deze zijn vaak periodiek, waarbij alle voorbereidende stukken, de agenda en na afloop het verslag in één dossier thuishoren, waarna dit na afloop of een bepaalde periode gearchiveerd kan worden.
Concrete inrichting
De centrale vraag die opkwam, was hoe deze principes zich lieten vertalen naar een concrete inrichting in MS-Teams. De verwachting was immers dat Microsoft niet heel genegen zou zijn het platform functioneel aan te passen omdat de Tweede Kamer dat zou wensen. De Tweede Kamer is met Microsoft in gesprek gegaan om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden van de hele 365-suite. Vanuit architectuur werd aangegeven dat voorkomen moest worden geheel afhankelijk te worden van louter Microsoftproducten. Daarop werd besloten de inrichting van Teams te beperken tot wat we de capture-fase zijn gaan noemen: het moment van creatie, verzamelen en ordening van informatie ten behoeve van de uitvoering van het proces. De invulling van functionele behoeften als workflow en recordmanagement werden naar een latere fase verschoven. Daarnaast werd bepaald dat het aanmaken van Teams centraal ingeregeld moest worden. Om wildgroei te voorkomen, was controle over het aanmaken van Teams essentieel.
Kanaal per Woo-verzoek
De principes van procesmatige dossiervorming vertaalden zich als volgt naar MS-Teams: elk Team staat gelijk aan een proces. Binnen elk Team kun je kanalen aanmaken. Deze kanalen staan gelijk aan een dossier. Een goed voorbeeld is het proces afhandelen Woo-verzoeken. Hierbij staat het Team gelijk aan het proces. Alle medewerkers die betrokken zijn bij het afhandelen van een Woo-verzoek kunnen vervolgens aan dit Team worden toegevoegd. Ook als zij van andere afdelingen komen. Per Woo-verzoek kan vervolgens een kanaal worden aangemaakt. Alle informatie rondom dit ene Woo-verzoek kan vervolgens in het kanaal geplaatst worden. Corresponderen over het afhandelen van het verzoek kan via een post in het kanaal. Zo wordt e-mailen overbodig gemaakt. Op het moment dat het Woo-verzoek is afgehandeld, kan het kanaal bevroren worden, waarmee het dossier gesloten is.
Informatiebeheerpolitie
De veranderende werkwijze lijkt vrij logisch en niet heel radicaal. Toch is dit voor gebruikers een grote verandering. Niet alleen wijzigt de interface waarmee ze altijd gewerkt hebben (netwerkschijven of SharePoint-omgevingen), maar ook de manier van ordenen. Zoals in zoveel organisaties is ook in de Kamer per afdeling een organisch gegroeide ordening ontstaan. Om onze collega’s kennis te laten maken met Teams, is er door een extern bureau een algemene knoppentraining gegeven. In deze training is benoemd dat medewerkers via het supportteam informatiebeheer een Teamomgeving kunnen aanvragen. Het supportteam is onderdeel van Team Informatiehuishouding, dat vroeger DIV was. Zoals in de naam van het supportteam besloten ligt, is de kern het bieden van ondersteuning. Het team is dus geen informatiebeheerpolitie, maar heeft wel degelijk een kwaliteitsbewakende taak.
Figuur 1. In deze figuur is het principe van procesmatige dossiervorming weergegeven. Binnen elk proces wordt toegewerkt naar een vooraf gedefinieerde dossierprestatie. Na de start vormen allerlei informatieobjecten die ontstaan gezamenlijk het dossier, dat afgesloten kan worden als de prestatie behaald is.
Figuur 2. In deze figuur is het adoptieproces van de IHH-starthulp weergegeven: medewerkers starten met een algemene cursus, waarna zij een Team kunnen aanvragen.
Procesdossiers
Als er een aanvraag binnenkomt, voert het supportteam een gesprek om te achterhalen welk proces in Teams uitgevoerd gaat worden en wat de dossierprestatie gaat zijn. Het team vraagt ook uit welke informatieobjecten er binnen het proces ontstaan en maakt een voorbeelddossierstructuur, zodat medewerkers op weg geholpen worden en een voorbeeld hebben wanneer ze (goed) bezig zijn. Ook worden er sjablonen klaargezet (zoals een agenda, verslag, nota, etcetera). Het voordeel hieraan is dat er gelijk metadata meegegeven kunnen worden aan de documenten. Het supportteam bepaalt ook welke overige metadata er geregistreerd moeten worden en op welk aggregatieniveau dat moet: metadata als het selectielijstproces. Dit doet het na het gesprek. Functioneel beheer maakt vervolgens het Team aan en het supportteam controleert of alles goed is aangemaakt. Hierna krijgen de medewerkers die bij het proces betrokken zijn een processpecifieke training, waarin zij leren hoe ze in hun Team procesdossiers gaan vormen.
Capture
De lezer zal weten dat de basis onder MS-Teams SharePoint-Online is. Fundamenteel werkt de Kamer dus niet met een wezenlijk andere techniek dan voorheen. Het grootste verschil is dat er een vaste ordening voor informatie is afgesproken en dat medewerkers daar actief in getraind worden. Hiervoor is geschreven dat Teams zich richt op de capture van informatie. Omdat MS-Teams geen recordmanagementapplicatie is, kunnen we niet alle metadata registreren die we als Team Informatiehuishouding zouden willen. We hebben acht metadata uit het MDTO genomen waarvan we hebben gesteld dat die tenminste geregistreerd moeten worden bij aanmaak van een Team en het afsluiten van een dossier. De metadata en het aggregatieniveau waarop dit geregistreerd wordt, zijn in figuur drie weergegeven.
Figuur 3. De minimale metadata die we bij elk Team registreren.
Manco’s
Een van de manco’s van Teams is dat het niet eenvoudig een uniek ID-nummer kan generen. Deze maken we dus handmatig aan en koppelen we aan de SharePointpagina. De titel of naam wordt op Team- en kanaalniveau door het supportteam bepaald, op documentniveau door de medewerker. Wel maken we afspraken over naamconventies. De looptijd van de bewaartermijn kan niet op voorhand bepaald worden, maar wordt bepaald bij het afsluiten van het dossier, evenals de eventuele beperking. Medewerkers hebben wel de mogelijkheid een vertrouwelijke map aan te vragen, waardoor we beperkt openbare en openbare informatie by design kunnen scheiden. Voor het plaatsen van sjablonen heeft functioneel beheer een aparte digitale hub moeten aanmaken waaruit geput kan worden. Anders moet elk sjabloon apart per Team worden aangemaakt. Dat is veel te arbeidsintensief.
‘HET TEAM INFORMATIEHUISHOUDING IS GEEN INFORMATIE-BEHEERPOLITIE’
Pilot
In mei van 2024 zijn we in de Kamer met deze principes een pilot begonnen, die op 31 december 2024 afliep. De resultaten worden nu geëvalueerd. Eén van de voorlopige conclusies is dat procesmatige dossiervorming niet altijd werkt, zoals bij projectomgevingen of programma’s. Hierbij is de ordeningsstructuur rondom de tijdelijke organisatievorm logischer dan de processen die het project of programma uitvoert. Daarnaast gaan we kijken hoe de andere producten uit de 365-suite, zoals de planner of forms, goed geïntegreerd kunnen worden in de principes van procesmatige dossiervorming. Gelukkig zijn er inmiddels in 73 Teams-mensen lekker en modern aan het samenwerken.
- Document management, workflow management, recordmanagement, asset management, digitale handtekening, e-mailarchivering, etcetera.