Op vrijdag 10 januari 2025 spraken Arre Zuurmond, voormalig ombudsman van de gemeente Amsterdam en regerings­commissaris informatie­­huishouding en Jeroen Jonkers over de digitale werkplek van de toekomst. Zuurmond benadrukt het belang van digitalisering in de hedendaagse samenleving en hoe dit de manier waarop we werken en beleid maken, beïnvloedt. ‘Behalve geld, personeel en bevoegdheden heb je digitalisering nodig om politieke en maatschappelijke doelen te bereiken.’ Hij merkt op dat we 30 jaar later nog steeds niet volledig begrijpen hoe belangrijk dit is. Zuurmond wijst erop dat veranderingen in de samenleving niet vanzelf gaan. Nieuwe technologieën worden vaak geïnterpreteerd binnen oude structuren. ‘Zo leek de auto de eerste 50 jaar op een postkoets. En bij de uitvinding van de telefoon werd deze aanvankelijk gebruikt om te bellen en aan te geven dat er een telegram aankwam. Zo maken we bij digitalisering vaak een digitale brief, terwijl het in wezen nog steeds een brief is.’

Optimalisatie van dienstverlenende processen

Bij dienstverlenende processen zijn er voldoende voorbeelden die aantonen dat je processen kunt optimaliseren met een multidisciplinaire aanpak. Denk bijvoorbeeld aan aanpassingen van wet- en regelgeving en procesinrichting maar ook aan het inzetten van technische hulpmiddelen. Zuurmond: ‘In bestuurlijke omgevingen is het beleidsproces belangrijk, en beïnvloedt digitalisering vaak minder het primaire proces. Processen zoals die bij de Belastingdienst zouden niet kunnen plaatsvinden zonder duidelijke digitalisering.’ Met betrekking tot de werkplek van de toekomst adviseert Zuurmond om onderscheid te maken tussen verschillende soorten werk. ‘Voor beleidsambtenaren, beleidsjuristen en stafmedewerkers die beleid ontwikkelen, is een andere werkomgeving nodig dan voor bijvoorbeeld vergunningaanvragen.’

Architectuur en toezicht

Hij vergelijkt de noodzaak om te kijken of een nieuwe applicatie binnen een vastgestelde IT-architectuur past met het ontwerp van een architect voor een huis. ‘Naast heldere spelregels is het ook belangrijk om toezicht te organiseren.’ Na goedkeuring van een applicatie is het cruciaal om te controleren hoe deze concreet wordt ingericht. ‘Net zoals een bouwinspecteur de bouw van een huis kan stilleggen, zou een solution architect ook de implementatie van een applicatie moeten kunnen stopzetten.’ Zuurmond kent geen enkele organisatie waar dit goed geregeld is, maar ziet wel het belang ervan. Bij de inzet van architecten merkt Zuurmond op dat de huidige architecten vaak een architectuur ontwerpen op basis van de oude wereld. ‘Ze brengen bestaande organisaties in kaart en maken een architectuur van de huidige situatie. In de opleiding Digital Design and Architecture is er aandacht voor het ontwerpen van een nieuwe wereld. De vraag is hoe handhaving of dienstverlening eruitziet in een ideale wereld. Bij processen zoals burgerparticipatie worden gegevens vaak door ambtenaren opgeslagen in systemen waar bewoners geen toegang toe hebben.’ Zuurmond vindt dit vreemd. ‘Als je nadenkt over een beleidsomgeving van de toekomst, zou je vanaf het begin moeten streven naar meer openbaarheid.’ Bijvoorbeeld, als je beleid maakt voor een fietsplan in de stad, is het de vraag of je dit kunt doen in een werkomgeving die gedeeltelijk toegankelijk is voor het publiek. Zuurmond: ‘Het verslag van een bewonersbijeenkomst zou dan meteen in het dossier opgenomen kunnen worden en breed digitaal beschikbaar moeten zijn. De digitale werkomgeving van de toekomst zou minimaal moeten zijn ingericht op basis van archivering by design, privacy by design en openbaarheid by design. Het zou geen moeite meer moeten kosten om een goedgekeurd verslag van een burgervergadering te raadplegen; dit zou automatisch moeten gebeuren in die digitale werkomgeving.’

Bestuurlijke ambassadeurs en kaderwetgeving

­Om daadwerkelijk stappen te zetten naar een werkbare digitale omgeving van de toekomst, zijn volgens Zuurmond bestuurlijke ambassadeurs nodig die het gesprek op bestuurlijk niveau kunnen voeren en ook enige kennis van technologie hebben. Daarnaast is begrip voor implementatietrajecten en geduld nodig om organisaties mee te laten bewegen. Zuurmond stelt ook dat er een informatiewet nodig is die als kaderwet kan functioneren voor alle informatievraagstukken. ‘In deze kaderwet voor informatiehuishouding kunnen principes worden gedefinieerd die voor alle andere wetten gelden. Hieraan gekoppeld is een sturende bevoegdheid nodig die kan sturen en toezicht kan houden op de inrichting.’ In lijn met de rol van rijksbouwmeester voor de bebouwde omgeving, is er behoefte aan een soort digitale bouwmeester die zorgt voor een visie, waarna verdere regels kunnen worden opgesteld. ‘Per organisatie kunnen bestemmingsplannen voor de digitale werkomgeving worden gemaakt, waarin bouwbesluiten concreet toepasbaar zijn.’ Zuurmond benadrukt dat het belangrijk is om een strategische planning op te stellen en voldoende financiële middelen beschikbaar te stellen. ‘Bestuurders moeten ook op dit onderwerp sturen. Hoewel alle bestuurders zich zorgen maken over financiën, is informatie het nieuwe goud, en ik verwonder me erover dat onvoldoende bestuurders actief zijn op dit gebied.’