Werkomgeving van de toekomst
Praktijk is weerbarstig
Tekst Jeroen Jonkers
Jeroen Jonkers is hoofdredacteur Od
De digitale werkomgeving van de toekomst. Wat hebben we daarvoor nodig? De praktijk is weerbarstig.
In de meeste overheidsorganisaties wordt gewerkt met zaak- of documentmanagementsystemen en met specifieke vakapplicaties. Als onderdeel van het introductieprogramma hoort vaak een “knoppencursus” van een DMS/zaaksysteem. Vaak is die niet verplicht en valt de gemiddelde opkomst tegen. Bij een vakapplicatie wordt het inwerken vaak door een collega opgepakt en bij generieke applicaties is de introductie vaak afwezig. In zijn algemeenheid gaan we er vaak vanuit dat iedereen met applicaties als Outlook, Excel en Powerpoint overweg kan gaan. De praktijk is echter een stuk weerbarstiger. Ook zie je organisaties die onder andere werken met key-users of superusers. Naast de technisch en functioneel beheerders van softwareapplicaties, richten die zich op het daadwerkelijke gebruik van de systemen. Ze hebben de functie van intermediair tussen de lijnorganisatie en de ict-afdeling.
‘EEN EERSTE STAP IS EEN DIGITALE SAMENWERKOMGEVING ORGANISEREN’
E-mailterreur
Wat ook weerbarstig is, is de wijze waarop documenten en data met elkaar worden gedeeld, bijvoorbeeld via de mail. Een eerste stap die je als organisatie kunt zetten is om een digitale samenwerkomgeving te organiseren en heldere afspraken te maken om minder documenten te mailen, maar gezamenlijk te werken in een document. Een andere ontwikkeling die impact heeft op de digitale werkomgeving is AI. Het advies is om vooral eerste concrete stappen te zetten met AI. Veelal merk je dat de angst regeert om ermee aan de slag te gaan, omdat nog onbekend is wat de concrete gevolgen zijn en hoe je je exact kunt verantwoorden. Maar waar weinig risico’s zijn, kun je als organisatie op kleinschalige wijze ervaringen opdoen.
Concrete tips
- Zet een structureel instructieprogramma op voor het gebruik van IT-applicaties.
- Organiseer een netwerk van key-users of superusers en betrek deze groep bij nieuwe ontwikkelingen en ondersteuning in gebruik van applicaties.
- Neem eerste stappen om minder te gaan e-mailen.
- Voer risicoloze pilots met AI uit.
- Maak afspraken over het up-to-date houden van ict-vaardigheden bij medewerkers en overweeg het introduceren van het “Europees Computer Rijbewijs”.
- Maak concreet wat verstaan wordt onder “eigenaarschap” van IT-applicaties en geef hierbij ondersteuning.
Rijbewijs
Los van ict-applicaties en nieuwe technieken is het de vraag of er extra aandacht moet zijn voor ict-vaardigheden. In welke mate zouden die onderdeel kunnen zijn van een selectieprocedure of in welke mate zou je moeten sturen op het behalen van het “Europees Computer Rijbewijs”? In het Engels heet het The European Computer Driving Licence (ECDL). Afsluitend een advies om te investeren in “eigenaarschap” van applicaties en afspraken over beheer van data. Wie voelt zich verantwoordelijk voor een applicatie en het “goed gebruiken” van deze applicatie?
De KIA Thematiendaagse van 2025 staat in het teken van de ‘werkomgeving van de toekomst’. Van 17 t/m 28 maart vinden verschillende activiteiten plaats die door één van de netwerkpartners wordt georganiseerd. Het gehele programma is te vinden op Kiacommunity.nl.
