Data en DUTO: een fabelachtige ontmoeting
Tekst Nationaal Archief en DAMA NL
Hoe breng je de werelden van gegevensbeheer en informatiebeheer dichter bij elkaar? Dat is een uitdaging waar veel organisaties mee worstelen. Het Nationaal Archief publiceerde recent de handreiking Duurzame toegankelijkheid van gegevens om die brug te slaan. Dit leidde tot een samenwerking met DAMA NL, een organisatie die zich richt op datamanagement. Om het belang van samenwerking tussen informatiemanagement en datamanagement te benadrukken, gingen experts uit beide vakgebieden met elkaar in gesprek. Ze gebruiken de fabel van Reynaert de Vos als metafoor.
Op een dag zaten de dieren van het koninkrijk bijeen in de hofhouding van koning Nobel, de Leeuw. Er was een probleem: Reynaert de Vos, sluw en machtig, had wetten opgesteld over informatie en data. Maar niemand wist precies hoe ze deze moesten naleven. Daarom werden twee gezanten eropuit gestuurd om Reynaert op te halen. Tibeert de Kater was een informatiemanager, altijd op zoek naar orde en structuur in de wereld van informatie. Bruun de Beer was een dataprofessional die de juiste data op het juiste tijdstip voor de juiste persoon beschikbaar wilde stellen via datamanagement.
Vossenburcht
De twee gezanten klopten aan bij Malpertuus, de vossenburcht van Reynaert, en hij deed open. Tibeert de Kater sprak: ‘Reynaert, gij zijt de macht achter de wet, maar uw wetten over informatie zijn ingewikkeld. Wij moeten u naar het hof brengen, want wij hebben vragen over hoe wetgeving en de praktijk elkaar kunnen vinden.’ Reynaert grinnikte en antwoordde: ‘Mijn wetten zijn helder, Tibeert. Ze zeggen wat moet en wat niet mag. Transparantie is mooi, maar wetten zijn wetten. Wie ze niet begrijpt, heeft er eenvoudigweg niet goed genoeg over nagedacht.’ Bruun de Beer bromde: ‘Data zijn de grondstof van besluitvorming, Reynaert. Hoe kunnen we wetten implementeren zonder goed datamanagement? Als wij niet weten welke data betrouwbaar zijn, hoe kunnen beleidsbepalers dan verantwoorde beslissingen nemen? Reynaert keek nadenkend, maar zijn ogen glinsterden. ‘Bruun, gij zijt een verzamelaar en denkt dat elke brok data waardevol is. Wat telt, is of een regel wordt nageleefd en of een besluit juridisch verdedigbaar is. Of de onderliggende data volledig en perfect beheerd zijn, is niet mijn zorg. Wat is betrouwbaarheid anders dan een perceptie die door de juiste interpretatie kan worden beïnvloed?’
Om de tuin geleid
De twee gezanten keken elkaar aarzelend aan. Was Reynaert werkelijk nodig aan het hof, of had hij hen al lang en breed om de tuin geleid? De vos zag hun twijfel en besloot het moment te benutten. ‘Jullie hebben mij nodig om de wetten uit te leggen, maar wie zegt dat koning Nobel dat wil?’ Bruun en Tibeert, verward en onzeker, keerden zonder Reynaert naar het hof terug. Ze hadden geprobeerd hem mee te nemen, maar in plaats daarvan hadden ze zijn spel gespeeld. En zo bleef Reynaert in Malpertuus, nog steeds sluw en machtig.
Samenwerken en versterken
Bruun en Tibeert komen in het verhaal niet echt verder. Zouden ze eigenlijk niet vaker met elkaar moeten optrekken? Elkaar helpen de juiste vragen te stellen om aan de wetten van Reynaert te kunnen voldoen? Maar hoe breng je dat in de praktijk? Hoe kunnen beleidsbepalers in een constant veranderende omgeving de juiste beslissingen nemen en hoe kunnen informatiemanagers effectief compliance uitvoeren op de informatielevenscyclus? Daarover gaan Jasper Slob, Floris Janssens-Andrejew, Ronald Baan en Peter Vieveen (zie kader) met elkaar in gesprek.
Deelnemende experts
Aan het gesprek namen Ronald Baan, Floris Janssens-Andrejew, Jasper Slob en Peter Vieveen deel. Ronald Baan is fulltime trainer en mentor op het gebied van datamanagement. Hij is voorzitter van DAMA Nederland en vicepresident Marketing van DAMA International. Floris Janssens- Andrejew is adviseur recordkeeping bij het Nationaal Archief en gespecialiseerd in duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Jasper Slob werkt als adviseur kennisproducten bij het Nationaal Archief en is trekker van de handreiking Duurzame toegankelijkheid van gegevens. Peter Vieveen is oprichter van DAMA NL en een ervaren programmamanager in datagedreven werken. Ook Edward Blom was betrokken bij dit initiatief. Hij zet zich in voor het dichter bij elkaar brengen van informatiemanagement en datamanagement binnen Digitale Overheid en het programma Open Overheid.
Wat zijn volgens hen belangrijke onderdelen van informatie- en datamanagement? Slob benadrukt dat informatiemanagement draait om compliance en transparantie. Een van de uitdagingen is de manier waarop informatiemanagers omgaan met de toenemende hoeveelheid data en hoe deze op een georganiseerde en toegankelijke manier kan worden beheerd. Janssens- Andrejew vult aan dat informatiemanagement sterk gereguleerd wordt door de waarde die informatie vertegenwoordigt. Dit betekent dat niet alle data dezelfde behandeling nodig hebben, maar dat er een selectie moet plaatsvinden op basis van relevantie en wettelijke verplichtingen.
Ronald Baan legt vervolgens uit dat datamanagement een cruciale rol speelt in het beheren en structureren van data. Het Data Management Body of Knowledge (DMBoK) biedt hierbij een overzicht van best practices en methoden voor effectief databeheer. Peter Vieveen benadrukt dat professionals in datamanagement zich niet richten op de data zelf, maar op de processen en systemen die data beheren en verwerken. Dit is een belangrijk misverstand dat hij graag wil rechtzetten.
Hoe versterken?
De vraag is: hoe kunnen we elkaar versterken? Slob stelt voor om via het vernietigingsproces te laten zien hoe informatiemanagement en datamanagement elkaar versterken. Janssens-Andrejew benadrukt dat het belangrijk is om de waarde van deze data in de specifieke context te bepalen voordat er besloten wordt tot vernietiging. Vieveen vraagt zich echter af wat er gebeurt als diezelfde data tegelijkertijd gekopieerd zijn naar een analytische omgeving zoals een datawarehouse of een big-dataplatform. Jasper Slob legt uit dat de context van het gebruik bepaalt hoelang data worden bewaard en dat binnen een datawarehouse een nieuwe bewaartermijn kan gelden. Ronald Baan merkt op dat dataprofessionals vaak de neiging hebben om alle data op detailniveau vast te houden, wat kan leiden tot verschillende interpretaties van bewaartermijnen. Een slimmere aanpak is om data geaggregeerd of gepseudonimiseerd op te slaan, of zelfs alleen de metadata te bewaren. Dit is volgens hem waar datamanagement zich juist profileert.
Samenwerken om te versterken
Uit de fabel van Reynaert de Vos blijkt dat zowel informatiemanagers als dataprofessionals slechts een deel van de werkelijkheid zien. Door beter samen te werken, kunnen ze een completer en effectiever databeleid realiseren.
Wil je hieraan bijdragen? Neem dan contact op met Ronald Baan. Het Nationaal Archief biedt ondersteuning via de handreiking Duurzame toegankelijkheid van gegevens. Meer weten? Stuur een e-mail naar info@nationaalarchief.nl.
