Tijdens de leergang kregen de deelnemers theorieën en methodieken aangereikt, zoals COBIT (voor IT-governance) en DMBOK (voor databeheer). Deze modellen helpen om data niet alleen te structureren, maar ook strategisch in te zetten. De inzichten uit deze theorieën en de praktijkervaringen van de deelnemers vormen de basis voor dit artikel.

Wat gaat er goed?

Wat mij positief stemt, is dat steeds meer organisaties werken met duidelijke afspraken over data-eigenaarschap. In negen van de achttien organisaties zijn er specifieke data-stewards of -eigenaren aangewezen. Dit is een belangrijke stap, want wanneer eigenaarschap helder is, ontstaat er grip en consistentie in databeheer. Ook is het bemoedigend dat databeheer bij vier organisaties inmiddels een hoge prioriteit heeft op de managementagenda. Dit laat zien dat de strategische waarde van data steeds meer wordt erkend. Daarnaast zien vier organisaties zichzelf als een voorbeeld op het gebied van Woo-naleving, wat aangeeft dat het naleven van openbaarheidseisen en wetgeving in sommige organisaties al goed verankerd is.

Wat kan beter?

Toch zie ik ook knelpunten die aandacht vragen. Data zijn in veel organisaties nog verspreid over verschillende systemen, en dat is niet alleen een technisch probleem, maar ook een organisatorische uitdaging. In mijn onderzoek gaf 44 procent van de deelnemers aan dat dit hun grootste struikelblok is. Daarnaast noemt 28 procent van de organisaties een gebrek aan kennis over databeheer als een obstakel. Zonder een basisniveau van datageletterdheid blijft informatie moeilijk toegankelijk en wordt het lastiger om te voldoen aan de eisen van wetgeving. Opvallend is ook dat de meeste organisaties zichzelf een redelijke score geven op data-toegankelijkheid, maar slechts vier organisaties vinden hun data echt goed toegankelijk. Dat suggereert dat er nog veel te winnen valt met betere systemen en processen. Verder blijkt dat er in zes organisaties geen duidelijke sturing op databeheer is. Dit betekent dat medewerkers zelf moeten uitzoeken hoe ze met data omgaan, wat leidt tot inconsistente werkwijzen en inefficiëntie.

Hoe kan databeheer beter?

Vanuit mijn ervaring – en door te kijken naar best practices uit frameworks als COBIT en DMBOK – zie ik een paar concrete stappen die organisaties kunnen zetten om hun databeheer te verbeteren.

• Zorg voor duidelijke verantwoordelijkheden Uit het onderzoek blijkt dat organisaties met een duidelijke governance-structuur beter scoren op datakwaliteit. COBIT benadrukt dat databeheer geen taak van IT alleen is, maar een gedeelde verantwoordelijkheid. DMBOK adviseert om data-eigenaren en stewards een vast onderdeel van de organisatie te maken. Actiepunt 1: Richt een Data Governance Board op waarin IT, juridische zaken en beleidsafdelingen samenwerken. Dit helpt om kaders te stellen en eigenaarschap te borgen.
• Maak databeheer een vast onderwerp in het managementoverleg 44 Procent van de organisaties geeft aan dat databeheer een redelijke of hoge prioriteit heeft, maar dat betekent ook dat meer dan de helft het nog niet als een strategisch speerpunt ziet. DMBOK stelt dat datakwaliteit geen losse taak is, maar verweven moet zijn met de bedrijfsvoering. Actiepunt 2: Maak databeheer een structureel onderwerp in het managementoverleg. Bespreek niet alleen uitdagingen, maar vier ook successen om betrokkenheid te vergroten.
• Gebruik technologie om data toegankelijker te maken Tien organisaties maken al gebruik van een speciaal data-platform, maar opvallend genoeg gebruikt geen enkele organisatie AI-gebaseerde tools voor automatische classificatie. DMBOK adviseert juist om metadata en AI-tools in te zetten om informatie beter doorzoekbaar te maken. Actiepunt 3: Start een pilot met een AI-tool voor documentherkenning en metadata-tagging. Dit hoeft geen grootschalig project te zijn; klein beginnen en leren werkt vaak beter.
• Investeer in training en bewustwording In acht organisaties ontbreekt voldoende kennis over databeheer. COBIT en DMBOK benadrukken dat datageletterdheid cruciaal is voor succes. Goed databeheer vraagt niet alleen om techniek, maar vooral om mensen die snappen wat goede data betekenen en hoe ze ermee werken. Organiseer workshops en trainingen waarin medewerkers leren hoe ze data beter kunnen beheren en benutten. Zorg ervoor dat dit aansluit bij hun dagelijkse praktijk. Borg compliance en risicomanagement. Slechts vier van de achttien organisaties zien zichzelf als een voorbeeldorganisatie in Woo-naleving. Tegelijkertijd gaven drie organisaties aan dat ze moeite hebben om Woo-verzoeken op tijd af te handelen. COBIT helpt organisaties om wet- en regelgeving structureel in hun processen te verwerken, in plaats van dat dit ad-hoc gebeurt. Actiepunt 4: Maak een compliance matrix waarin Woo, AVG en Archiefwet worden gekoppeld aan interne processen. Dit helpt om risico’s structureel te beheersen.