Data als thema van Od kan niet langer! Waarom zo’n gedurfde uitspraak? In een tijd waarin datagedreven werken steeds belangrijker wordt binnen de overheid, kunnen we databeheer niet langer los zien van informatiebeheer. Een solide datahuishouding is zelfs essentieel om de basis op orde te krijgen, zoals de Archiefwet en de Woo voorschrijven. Maar hoe realistisch is dat in de praktijk? Helaas werken beide disciplines nog te vaak gescheiden. Dit leidt tot dubbel werk voor informatiebeheerders. Zorg bijvoorbeeld dat je database met data over bouwdossiers goed is ingericht, in plaats van zowel in een taakspecifieke applicatie als in een DMS te registreren. Gebruik de database als primaire bron voor de TSA en het DMS. Dit zorgt niet alleen voor een vollediger dossier, maar ook voor beter bruikbare data voor ontsluiting en beschikbaarstelling. Afgelopen week werkte ik met rijkstrainees aan het thema duurzaam informatiebeheer. Hoe kunnen data en informatiebeheer samenwerken om de informatiehuishouding te verbeteren? Een groep trainees stelde voor om Large Language Models (LLM) toe te passen om informatie beter vindbaar te maken. Dit type AI-technologie kan documenten sneller opsporen en, na training, zelfs andere bestandstypen zoals video’s en afbeeldingen doorzoekbaar maken. Met een goed autorisatiemodel kan ook de toegang tot deze informatie effectief worden beheerd. Binnen de overheid worden veel databases los van elkaar gebruikt. De trainees bedachten dat Linked Data en knowledge graphs kunnen helpen om op rijksniveau verbanden te leggen tussen ministeries. De data blijven eigendom van de oor­spronkelijke organisatie, maar door slimme koppelingen wordt deze waardevoller voor primaire processen. Linked Data kunnen informatiebeheer bovendien ondersteunen bij het auto­matiseren en versnellen van het selectie­proces. Dit kan niet alleen gebaseerd worden op de inhoud van documenten, maar ook op de onderlinge relaties tussen documenten. Dat biedt nieuwe inzichten in bewaarbeleid: waarom vernietigen we bepaalde informatie als deze nog relevant kan zijn voor andere processen? Op dit moment ontbreekt vaak het overzicht in deze verbanden. Deze sessie over duurzaam informatie­beheer leverde veel inzichten op. Daarom een oproep aan alle data- en informatie­opleidingen: breng deze vakgebieden bij elkaar en experimenteer!