Selectielijst data in ontwikkeling
Tekst André Plat
André Plat is redactielid Od
In 2024 heeft de Unie van Waterschappen aan VHIC de opdracht gegeven om een nieuwe selectielijst voor de waterschappen op te stellen. Inmiddels is het concept gereed. De selectielijst onderscheidt zich doordat expliciet aandacht wordt besteed aan de selectie en waardering van data. Hiermee wordt een handvat geboden aan organisaties, overheden en softwareleveranciers.
VHIC heeft het concept opgeleverd, waarbij eerder een notitie over de waardering van data door data- en informatiespecialisten is becommentarieerd. Dit concept wordt nu ter consultatie aangeboden aan de waterschappen en zal worden besproken in het Strategisch Informatie Overleg (SIO). Dit overleg bestaat uit een expertdeskundige, een bestuurder en een archivaris. Publicatie op platforms als KIA is op dit moment nog niet aan de orde, aangezien verdere feedback wordt afgewacht en de uitkomsten nog niet gedeeld zijn met de sessiedeelnemers. Naar verwachting zullen ook de VNG en het IPO het “onderdeel data” van deze lijst in een later stadium hanteren. Volgens de planning wordt de lijst dit najaar aangeboden aan het Nationaal Archief voor vaststelling.
‘PUBLICATIE OP PLATFORMS ALS KIA IS OP DIT MOMENT NOG NIET AAN DE ORDE’
Risicoanalyse en bewaartermijnen
De waardering van vernietigbare onderdelen in de concept-selectielijst is gebaseerd op een risicoanalyse, zoals voorgeschreven door het Nationaal Archief. In het rapport Risicoanalyse ten behoeve van de Selectielijst voor Waterschappen (2025) wordt risico gedefinieerd als: ‘Het potentiële nadeel dat de organisatie, belanghebbenden, de samenleving of de fysieke leefomgeving ondervindt door het al dan niet beschikbaar hebben van documenten.’ Om deze risicoanalyse te vertalen naar bewaartermijnen, zijn zes risicoklassen vastgesteld:
Het risicoverloop is niet constant, maar afhankelijk van tijd en proces.
Indeling van data in de selectielijst
De verwerking van datawaardering in de concept-selectielijst is gebaseerd op een ondersteunende notitie met definities en methodieken. Er worden vier categorieën data onderscheiden:
- Data die ontstaan binnen een organisatieproces.
- Data die worden vastgelegd voor monitoring.
- Data die worden geregistreerd in bedrijfsobjecten.
- Data die worden vastgelegd voor hergebruik door derden of de organisatie zelf.
De eerste twee categorieën worden afgedekt door het procesgerichte deel van de selectielijst. Voor de waardering van bedrijfsobjectdata en hergebruik is een apart onderdeel opgenomen.
- Data met betrekking tot bedrijfsobjecten krijgen bewaartermijnen die starten na beëindiging van het bedrijfsobject of zijn bestemd voor permanente bewaring.
- Data voor hergebruik krijgen bewaartermijnen vanaf het moment van opslag, waarbij de termijn afhangt van het beoogde gebruik.
Hieronder vallen ook bewaartermijnen voor verschillende soorten back-ups, zoals aanbevolen door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD):
Daarnaast worden in de risicoanalyse bewaartermijnen van 1, 5, 7, 10, 20 en 50 jaar gekoppeld aan specifieke datasoorten.
‘EEN UITVOERINGSTOETS IN HET KADER VAN DE NIEUWE ARCHIEFWET IS WENSELIJK’
Uitvoerbaarheid en implementatie
VHIC heeft een grondige concept-selectielijst opgeleverd, maar de implementatie vraagt om een grotere mate van executiekracht in beheer, softwarekwaliteit en parametrisering. Een uitvoeringstoets in het kader van de nieuwe Archiefwet is daarom wenselijk. Het betrekken van data- en informatiespecialisten in de praktijk is essentieel. Dit gaat verder dan enkel meedenken en raakt aan de kern van dataopslag en vernietiging. Dit heeft gevolgen voor functioneel beheerders, management, informatieprofessionals en leveranciers van softwareoplossingen. Een belangrijk knelpunt is dat veel overheidssystemen nog niet voldoen aan het werken met selectielijsten. Bovendien ontbreekt in veel softwareoplossingen functionaliteit voor hergebruik en verwijdering van data. Daarom wordt geadviseerd om nu al een gezamenlijke benadering richting softwareleveranciers te initiëren. De concept-selectielijst vormt hiervoor een goed startpunt.
Praktische aanbevelingen
Voor de data die bewaard moeten blijven, is het verstandig om in samenwerking met een I-gegevensbeheerder of een gecontracteerde/beoogde eDepot-leverancier een proefproject uit te voeren. Veel data zijn immers al tientallen jaren aanwezig binnen organisaties en vereisen een gestructureerde aanpak. De vraag is hoe de beoordeling door het Nationaal Archief zal uitvallen. Zullen zij refereren aan eerdere uitgaven, zoals Beheer van databases (2004, Digitale duurzaamheid), of een recenter referentiekader hanteren
