Als openbaarheid als een restaurant is, dan is informatie­huishouding de keuken erachter, stelt Martin Berendse, vice­voorzitter van het ACOI. ‘En zonder goed ingerichte keuken kan een restaurant niet functioneren.’ Volgens het ACOI gaat er te veel informatie rond bij de overheid, die zich ook nog eens in ongeordende staat bevindt. Het Adviescollege heeft het over een “treurige staat” waarin de overheidsinformatie zich bevindt. Zo kan de uitvoering van de Woo nauwelijks succesvol zijn, schrijft het in het rapport Alles is niets. Er moeten keuzes worden gemaakt op het gebied van bewaren en vernietigen, onder sterke regie binnen wettelijke regels. De hoeveelheid informatie moet weer hanteerbaar worden, en op orde gebracht. Voor het hele functioneren van het openbaar bestuur, en zeker ook voor de uitvoering van de Woo.

Domeinarchitectuur IRMA

De gemeente Den Haag heeft haar keuken al goed op orde, en is daarmee een voorloper. Dat is onder meer te danken aan het werk van Koen Bakker, teammanager Expertisecentrum Data & AI, tevens lead Informatiehuishouding, Data- en Gegevensmanagement in Den Haag, een van de initiatiefnemers van IRMA, het Informatiebeheer Referentie Model Architectuur. Den Haag is volop bezig haar informatiehuishouding te moderniseren. Niet alleen vanwege wettelijke verplichtingen zoals de Woo, maar vooral om beter te kunnen inspelen op maatschappelijke opgaven, vertelt Bakker. ‘In de praktijk blijkt dat een complexe uitdaging, waarbij traditionele werkwijzen moeten worden losgelaten en nieuwe denkkaders hun intrede doen. We focussen nog steeds op papier en op eeuwig bewaren. Maar de wereld is digitaal en vooral gericht op vernietigen. Omdat de huidige wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, weinig houvast biedt in een digitale praktijk die snel verandert hebben we daarom een eigen kader ontwikkeld met IRMA.’ IRMA is het resultaat van 7 jaar werk en biedt een domeinarchitectuur die vakgebieden als IT, security en data­management met elkaar verbindt. De essentie? Zeven eisen (zoals toegankelijk­heid, veiligheid en betrouw­baarheid) en tien bij­behorende voorwaarden waaraan goede informatiehuishouding moet voldoen. ‘Voorheen werd er alleen gezegd: je moet voldoen aan de Archiefwet. Maar nu is het concreet. Iedereen begrijpt waar we mee bezig zijn,’ aldus Bakker.

Praktische tools en slimme systemen

Op basis van IRMA heeft Den Haag een aantal praktische oplossingen ontwikkeld. Een daarvan is een mini­male metadataset, ondersteund door een entiteits-relatiediagram. Hiermee kunnen metadata grotendeels auto­matisch worden ingevuld, wat ambtenaren een hoop werk uit handen neemt. ‘Een medewerker hoeft alleen een titel in te voeren,’ legt Bakker uit. ‘De rest vullen wij automatisch aan, zodat de informatie meteen voldoet aan de wet- en regelgeving.’ Ook is een uitgebreide informatie­plattegrond gemaakt, waarin inmiddels 1675 gemeentelijke processen zijn beschreven, inclusief bijbehorende Woo-categorieën, bewaartermijnen, risico-inschattingen en onderliggende applicaties. Hierdoor weten de medewerkers in Den Haag precies welke informatie ze moeten bewaren– en vooral: wat niet. Uit analyse blijkt dat maar liefst 83 procent van alle processen resulteert in informatie die vernietigd moet worden, binnen een termijn van zes weken tot 110 jaar. Bakker: ‘Dus eigenlijk moeten we meer gaan kijken naar de 17 procent die we wel echt mogelijk moeten bewaren. Hoe ga ik daar het beheerregime voor inrichten?’

Verandering van mindset

Een van de grootste obstakels zit dan ook niet in techniek, maar in cultuur. ‘We hamsteren nog steeds,’ zegt Bakker. ‘We durven niks weg te gooien. Veel mensen binnen het vakgebied houden vast aan oude routines, die nog stammen uit het papieren tijdperk. Automatisering en digitale tools worden te weinig benut.’ Bakker pleit dan ook voor een andere aanpak van personeelsbeleid. ‘We moeten niet alleen zoeken naar mensen met klassieke informatiebeheervaardigheden, maar juist naar mensen die communicatief sterk zijn, overtuigingskracht hebben en denken vanuit de maatschappelijke opgave.’ Berendse deelt deze visie. ‘Informatiehuishouding moet niet langer worden gezien als een last, maar als een faciliterend fundament voor openbaarheid, privacy, AI-toepassingen en compliance. Het is de keuken van de overheid. Het is misschien niet sexy, maar wel essentieel.’ Het ACOI benadrukt dat er structurele meerjarenplannen moeten komen op álle bestuurslagen – van rijk tot waterschap – om informatiehuishouding toekomstbestendig te maken. De Woo speelt hierin een centrale rol, maar is slechts één onderdeel van het grotere geheel. Berendse is enthousiast over de 83/17-analyse van Den Haag. ‘Dat dwingt je om keuzes te maken. Niet alles hoeft bewaard te worden, en wat je bewaart moet je bewust beheren. Dat vraagt om een technologie­gedreven benadering en niet om eindeloos metadata overtypen.’