De Woo stelt dat overheden een inspanningsverplichting hebben om actief informatie te delen, zolang dit niet tot onevenredige inspanning of hoge kosten leidt. Lag de focus lange tijd vooral op meer openbaar maken, inmiddels is het besef gegroeid dat openbaarmaken aansluitend op de informatiebehoefte van de maatschappij belangrijk is. ‘We zijn nu in een nieuwe fase beland,’ legt Jolein Baidenmann, plaatsvervangend directeur programma Open Overheid bij BZK en programmamanager Openbaarheidsbeleid, uit. ‘We kijken niet alleen naar kwantiteit, maar naar betekenis: wat is echt relevant en waardevol voor de samenleving?’

Afwegingskader

Om deze vraag te beantwoorden, heeft BZK samen met adviesbureau Berenschot een afwegingskader ontwikkeld. Dit kader helpt overheidsorganisaties om gestructureerde keuzes te maken over welke informatie zij actief openbaar maken om te voldoen aan de informatiebehoefte van specifieke doelgroepen. Beleidsmedewerker Ronne de Bruin vult aan: ‘Betekenisvolle openbaarmaking betekent dat je als overheid informatie niet zomaar “over de schutting gooit”, maar bewust deelt met het oog op de gebruiker. Dat kunnen burgers zijn, journalisten, belangenorganisaties, of andere partijen die specifieke informatie nodig hebben om hun rol in de democratische rechtsstaat te vervullen.’ Het afwegingskader biedt bestuursorganen een hulpmiddel om de juiste keuzes daarbij te maken. Welke doelgroepen hebben welke informatie nodig? Zijn er actuele maatschappelijke thema’s of dossiers waar openbaarheid gewenst is? Is er draagvlak en zijn er risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid? Welke vorm van openbaarmaking is het meest effectief? ‘Als we gerichter informatie openbaar maken, zal de noodzaak tot Woo-verzoeken afnemen’, denkt Baidenmann. ‘En als er toch verzoeken worden ingediend, zijn die specifieker en beter behandelbaar.’

Breed gedragen beleidslijn

Om tot breed gedragen beleid te komen, krijgt BZK vanuit verschillende kanten advies. Zo is er een interbestuurlijke werkgroep opgezet met betrokkenheid van alle bestuurslagen – van rijksoverheid tot gemeenten en waterschappen – die meedenkt over beleid rondom de inspanningsverplichting en wordt er actief op de Kenniscommunity Informatie en Archief (KIA) om input gevraagd. Daarnaast is er een belangrijke adviesaanvraag gedaan bij het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) en heeft de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) een advies uitgebracht. Deze adviezen vormen samen met het afwegingskader de drie bouwstenen voor het uiteindelijke openbaarheidsbeleid rondom ‘betekenisvolle openbaarmaking’. Baidenmann: ‘Als stelselverantwoordelijke publiceren wij als BZK straks de beleidslijn. Maar de invulling en toepassing daarvan gebeurt samen met onze partners. Uiteindelijk vertalen we die beleidslijn in een handreiking die voor iedereen bij de overheid bruikbaar is.’ De handreiking wordt een praktisch document dat uitlegt hoe overheden het afwegingskader kunnen gebruiken en de beleidslijn kunnen interpreteren. De Bruin benadrukt dat het niet alleen bedoeld is voor ministeries, maar ook voor medeoverheden: ‘Iedereen die met openbaarmaking te maken heeft, moet hiermee aan de slag kunnen.’ Openbaarmaking vraagt ook om creativiteit, gaat ze verder. ‘Zo hebben we bij het programma Open Overheid gewerkt aan een kabinetsreactie op de invoerings­toets van de Woo. In plaats van louter documenten te publiceren, hebben we een tijdlijn opgesteld van de besluit­vormings­momenten en conceptreacties. Zo werd het verhaal achter het besluit inzichtelijk gemaakt.’ Ook burgerparticipatie kan worden versterkt via betekenisvolle openbaar­making. Een mooi voorbeeld is het initiatief Samen Slim Naar Zee van de provincie Noord-Holland. Burgers werden uitgenodigd mee te denken over mobiliteitsoplossingen naar Zandvoort aan Zee. Dankzij actieve en toegankelijke informatie konden burgers goed geïnformeerd deelnemen aan het proces.

Betekenisvol blijft in beweging

Wat als betekenisvol wordt ervaren, kan per situatie verschillen en is bovendien aan verandering onderhevig. ‘Er komt niet één vast antwoord uit,’ zegt Baidenmann. ‘Wat vandaag relevant is, kan morgen anders zijn. We geven bestuursorganen daarom vooral richting, suggesties en goede voorbeelden.’ Uit onderzoek van het Instituut Maatschappelijke Innovatie (IMI) blijkt bijvoorbeeld dat het in gesprek gaan met doelgroepen cruciaal is. Wat willen mensen weten? Waar is behoefte aan? ‘Zulke input is essentieel om gericht te kunnen publiceren.’ Openbaarheid kent ook grenzen. Steeds vaker speelt het vraagstuk van veiligheid mee. Baidenmann geeft aan: ‘Soms is informatie op zichzelf niet gevoelig, maar kunnen combinaties van bijvoorbeeld datasets onbedoeld risico’s opleveren. Bijvoorbeeld als ICT-informatie wordt gecombineerd met plattegronden van datacenters of knooppunten. Daarom is het belangrijk om bij elke openbaarmaking na te denken over mogelijke risico’s en deze af te wegen tegen het belang van trans­parantie. Dat betekent niet minder openbaar maken, maar wel slimmer en zorgvuldiger.’