‘Binnen twee uur je openbaarmakingsproces in kaart’
De Woo-match is nu ook beschikbaar voor de rijksoverheid
Tekst Pieter Verbeek
Pieter Verbeek is freelancejournalist Od Beeld Rijksoverheid/RDDI
De Woo-match, oorspronkelijk ontwikkeld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) ter ondersteuning van actieve openbaarmaking bij gemeenten, is nu ook beschikbaar voor rijksambtenaren.
Sebo Boerma
De Woo-match is een innovatieve methodiek in spelvorm waarmee overheidsorganisaties hun processen rond het ontstaan, de actieve openbaarmaking en het beheer van informatie kunnen analyseren en verbeteren. Het helpt organisaties om Woo-verplichtingen effectief te implementeren. De Woo-match bestaat uit een fysieke sessie van twee uur waarin deelnemers – van informatieprofessionals en Woo-coördinatoren tot IT-specialisten – gezamenlijk het openbaarmakingsproces doorlopen. Door het proces op te knippen in fasen en per stap vragen te stellen, ontstaat er inzicht in knelpunten: wie is verantwoordelijk voor opslag, wie accordeert, en hoe is het beheer geregeld na openbaarmaking? Vervolgens schets je de gewenste situatie en formuleer je met behulp van het Eisenhower-diagram de belangrijkste en meest urgente acties.
Aanpassing van de methodiek
Volgens Hafsa Hajji, die de herontwikkeling leidde, was de oorspronkelijke VNG-versie niet volledig toepasbaar binnen de rijksoverheid. ‘Toen we een aantal jaren geleden een pitch kregen van de VNG over dit instrument, leek het ook echt iets voor ons. Daarom zijn we gaan werken aan een aanpassing van de methodiek. We hebben samen met een werkgroep van twaalf professionals uit verschillende overheidslagen, waaronder het ministerie van VWS en de Belastingdienst, het product beoordeeld en doorontwikkeld.’ De reacties waren positief, vertelt Sebo Boerma, projectadviseur bij het Leerhuis Informatiehuishouding. ‘Gebruikers gaven aan dat ze in slechts twee uur tijd al verrassend veel inzicht kregen in hun processen.’
Hafsa Hajji
Prioriteiten stellen
Teams kunnen zelfstandig met de Woo-match aan de slag kunnen. Een belangrijk doel is het opstellen van een concreet verbeterplan. Daarbij worden hulpmiddelen gebruikt zoals een stappenplan met vragen, voorbeeldkaartjes over systemen, rollen en processtappen, evenals een verbeteringsmatrix waarmee teams gezamenlijk prioriteiten kunnen stellen. ‘We kijken in het spel naar drie elementen: de systemen/ICT, de mensen – de aanwezige rollen – en het proces rond de Woo’, vertelt Hajji. ‘We hebben al die kaartjes toegankelijk gemaakt voor rijksambtenaren en aangevuld. Ook hebben we het bord van het spel aangepast met aan de ene kant de huidige situatie, en de andere kant de ideale situatie in de toekomst. Zo kun je kijken waar de gap is concrete verbeterpunten formuleren.’
Multidisciplinair
De Woo-match wordt inmiddels aangeboden via het Leerhuis Informatiehuishouding. Wie de methodiek bestelt krijgt van Boerma een online instructiesessie van een uur. Daarna kun je met je team fysiek aan de slag met het spel. Want daar zit vooral de kracht van de methodiek, stelt Boerma. ‘Het is juist goed om met alle verschillende betrokken rollen niet-digitaal bij elkaar te komen hierover, en elkaar echt te spreken en in rust het proces in kaart te brengen. Juist de multidisciplinaire samenstelling van de sessies maakt het zo krachtig. Mensen leren van elkaars perspectieven.’
Zelf aan de slag? Aanmelden kan via Mijn Leerhuis. Na de instructiesessie ontvang je alle benodigde materialen om zelf met je team aan de slag te gaan.
