Wat als informatiebeheer geen toekomst meer heeft?
Het einde van informatiebeheer
Tekst Gert Zwagerman
Gert Zwagerman is teammanager Werkorganisatie Buch, de ambtelijke organisatie van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo Beeld Adobe Firefly
Vroeger (en nog steeds wel) gebruikten waarzeggers koffiedik om voorspellingen te doen. Dit wordt tasseografie genoemd. Uit de patronen in de koffiedrab onder in het kopje konden ze van alles afleiden over de toekomst van degene die de koffie had gedronken. In 1735 beschreef Justus van Effen al hoe waarzegsters - volgens hem ‘looze (= valse) feekzen’ - aan mensen die hoopten een geliefde te vinden, voorspiegelden dat ‘in de figuuren van het gezonke dik der Koffy’ de komst van een grote liefde al duidelijk te zien was1.
Ik heb het genoegen gehad enkele tientallen jaren in het informatiebeheer bij voornamelijk gemeenten werkzaam te zijn geweest en heb alle ontwikkelingen meegemaakt die plaatsvonden vanaf midden jaren zeventig van de vorige eeuw. In die tijd bestond de administratieve neerslag van gemeenten nog nagenoeg uitsluitend uit fysieke, papieren documenten, die beheerd en ontsloten werden met behulp van het bijna tot in perfectie doorontwikkelde dossierstelsel in combinatie met het toepassen van de basisarchiefcode.
Van kaartenbak tot zaaksysteem
Als informatiebeheerders hadden we destijds nauwelijks enig idee wat er aan technologische ontwikkelingen op ons pad zou komen in de decennia die zouden volgen. Ja, op beurzen vergaapten we ons aan de ‘optische schijf’ die als noviteit werd gepresenteerd als basis voor het papierloze archief van de toekomst. En toch kwam dat papierloze archief minder snel dan werd voorspeld. En ook toen al zat er iets onvoorspelbaars in de ontwikkelingen. Na de eerste generaties postregistratiesystemen of documentmanagementsystemen dienden workflowmanagementsystemen zich aan. En vele functionaliteiten daarvan vonden we later weer terug in de toenmalige documentinformatie- of contentinformatiesystemen. En daaruit ontstonden gaandeweg onder meer de zaaksystemen zoals we die nu nog kennen. Afijn, dit artikel is niet bedoeld om hier alle voor ons vakgebied relevante ontwikkelingen uit het verleden te beschrijven maar juist om een poging te doen vooruit te kijken. Maar voor ik mij aan een blik in de toekomst waag, wil ik nog wel even aanstippen dat er – zeker in de begintijd van onze documentsystemen – sprake was van het automatiseren van bestaande en vertrouwde werkprocessen. Kaartenbakken werden databases, registratiesystemen werden geautomatiseerd, trefwoorden en neveningangen werden metadata. En in zaaksystemen zullen de insiders onder ons het traditionele fysieke ordeningsstelsel van de zaaksgewijze ordening herkennen.
‘DE TECHNOLOGY PUSH IS ZO GROOT DAT REGULERING NAUWELIJKS HAALBAAR LIJKT’
ChatGPT
Vele van deze en andere ontwikkelingen werden mede mogelijk door de zich razendsnel ontwikkelende informatietechnologie. We denken misschien wel dat begrippen als algoritmen en kunstmatige intelligentie nieuwe begrippen zijn, maar deze ontwikkelingen begonnen al in de negentiende en twintigste eeuw en kwamen mede door de miniaturisering van apparaten en schakelingen in een stroomversnelling. Maar in november 2022 kreeg het begrip kunstmatige intelligentie (KI) opeens een nieuw gezicht: het Amerikaanse bedrijf OpenAI introduceerde ChatGPT en dat deed de wereld van de bekende techgiganten met hun bekende zoeksystemen op hun grondvesten schudden. We weten nu dat dit heeft geleid tot een stormachtige ontwikkeling van KI-apps, de een nog geavanceerder dan de andere. Algemeen wordt de komst van ChatGPT daarom als een belangrijke mijlpaal gezien in de toepassing van kunstmatige intelligentie. Sinds eind 2022 zijn er al meer dan 12.000 apps ontwikkeld en dagelijks komen daar vele tientallen bij.
AI neemt het over
De technology push van deze industrie is dermate groot dat ik voorspel dat de toepassing van deze tools nauwelijks te reguleren zal zijn en binnen enkele jaren enorme gevolgen zal gaan hebben voor onze traditionele informatiebeheerfuncties. Hoe groot de impact van de steeds slimmer wordende tools zijn, bleek opnieuw twee dagen voordat ik deze woorden aan papier toevertrouwde. In het televisieprogramma Eva liet internetondernemer en journalist Alexander Klöpping zien hoe een groep AI-agents als een volledig zelfstandig functionerend marketingbureau zonder tussenkomst van een mens in no time een marketingcampagne voor het boek Noorderlicht van Carry Slee produceerde. En de dag daarna ‘vertaalde’ Simon Been, AI-gids en directeur Papieren Tijger Netwerk, in een post op LinkedIn deze situatie naar de mogelijke gevolgen voor een fictieve gemeentelijke archiefdienst. Ik laat het graag aan ieders fantasie over wat er mogelijk is in ons vakgebied, maar dat dit grote gevolgen kan gaan hebben, is mij wel duidelijk. Of anders gezegd, ik durf de voorspelling aan dat binnen enkele jaren ons vakgebied niet meer bestaat.
‘WAT BEGON ALS AUTOMATISERING VAN KAARTENBAKKEN EINDIGT MISSCHIEN IN OVERBODIGHEID’
Common Ground als katalysator
In het aantal woorden dat mij toebedeeld is, kan ik het vanzelfsprekend niet hebben over de vele ontwikkelingen die gaande zijn in de wereld van het informatiemanagement en het informatiebeheer in het bijzonder. Maar ik wil er nog enkele even aanstippen. Bij gemeenten zien we de Common Ground gedachte gestalte krijgen. In de kern gaat het bij Common Ground om op een andere manier om te gaan met gegevens. Data worden losgekoppeld van werkprocessen en applicaties, waardoor deze éénmalig opgeslagen kunnen worden en worden bevraagd bij de bron. Dit zal onmiskenbaar leiden tot een veel betere datakwaliteit. En dit speelt weer de eerdergenoemde ontwikkeling in de kaart: door een goede datakwaliteit kan kunstmatige intelligentie helpen betrouwbare informatie te genereren of in zoekprocessen in de gevraagde context te presenteren. Uiteraard is er nog veel meer over te zeggen, maar het is mijn stellige overtuiging dat deze ontwikkelingen elkaar versterken en het huidige informatiebeheer overbodig maken. En veel sneller dan we denken of durven denken. Maar of het allemaal daadwerkelijk zo zal gaan en in welk tempo, dat blijft uiteindelijk toch een beetje koffiedik kijken…
- Bron: Onzetaal.nl
