Tekst Aleid Overbeeke
Aleid Overbeeke is senior adviseur waardering en selectie bij Nationaal Archief Beeld: Shutterstock
Digitale informatie vraagt om andere keuzes en nieuwe kaders
Hoe waarderen we dat?
Het Nationaal Archief beheert een rijke bron van geschiedenis door belangrijke archieven van de rijksoverheid te verwerven, te bewaren en beschikbaar te stellen aan de samenleving.Toen ik in 2020 in Od vooruitkeek naar het waarderen van overheidsinformatie in 2030, was de titel van mijn bijdrage ‘Veranderende perspectieven’. Ik beschreef het spanningsveld tussen privacyvraagstukken en onderzoeksbehoefte en wat dit zou kunnen betekenen voor de NA-bezoeker van de toekomst. Nu 2030 dichterbij komt, zien we dat het waarderen, selecteren en overbrengen van overheidsinformatie onder toenemende druk staan door de snelheid waarmee digitale ontwikkelingen en de maatschappelijke reactie daarop elkaar opvolgen.
De digitalisering van overheidsinformatie heeft de manier waarop burgers en bedrijven toegang krijgen tot belangrijke gegevens en diensten aanzienlijk veranderd. Burgers en bedrijven kunnen online aanvragen indienen, belastingaangifte doen en informatie opvragen. De digitalisering biedt kansen voor een betere dataverzameling en -analyse. Denk bijvoorbeeld aan organisaties zoals het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) dat statistische informatie verzamelt en daarmee inzicht geeft in demografische en economische ontwikkelingen. We zijn gewend aan het waarderen op werkprocesniveau, zoals het geven van gevraagd of ongevraagd advies. Het waarderen van zo’n proces is niet ingewikkeld, al naar gelang de criteria worden adviezen bewaard of na een periode vernietigd. We krijgen echter steeds vaker te maken met informatie die fluïde is en continu wordt bijgewerkt met nieuwe data. Bijvoorbeeld: het bewerken van gegevens ten behoeve van statistisch onderzoek. Of, het inwinnen en opslaan van meteorologische, oceanische en andere geofysische data. Hoe waarderen we dat? Binnen de werkprocessen van overheidsorganisaties wordt veel informatie verwerkt die van belang is voor burgers of direct over hen gaat. Vrijwel iedereen komt op enig moment in een dossier voor – denk aan registraties rondom geboorte, huwelijk of overlijden. Sinds de invoering van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in 2018 nemen wij persoonsgegevens expliciet mee in ons waarderingssysteem. We onderzoeken of en zo ja, welke soorten persoonsgegevens in documenten voorkomen en wat de doelbinding van het werkproces is. Die doelbinding bepaalt namelijk de bewaartermijn van het dossier. Door de voortschrijdende digitalisering komen we vaker in aanraking met persoonsgegevens die worden verwerkt in registratiesystemen. Denk aan organisaties zoals de rechtspraak, de Raad voor de Kinderbescherming, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Deze systemen bevatten vaak bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens. Door de toenemende aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens wordt steeds vaker van ons verwacht specifiek de persoonsgegevens apart te waarderen. Persoonsgegevens staan echter zelden op zichzelf, maar zijn meestal onderdeel van documenten en datasets. Hoe waarderen we die gegevens?
‘WE HEBBEN CONTINU TE MAKEN MET INFORMATIE DIE FLUÏDE IS’
Methodiek
Waardering en selectie van overheidsinformatie gebeurt aan de hand van de nieuwe ‘Handreiking Waardering en Selectie’, gebaseerd op het principe ‘Belangen in Balans’. Deze handreiking richt zich in eerste instantie op het waarderen van werkprocessen, maar biedt ook handvatten voor het beoordelen van digitale informatievormen zoals (basis)registraties. Welke informatie uiteindelijk wordt bewaard of vernietigd leggen we vast in een selectielijst. Het idee van één integrale selectielijst hebben we inmiddels losgelaten. Het is nu ook mogelijk om aparte selectielijsten op te stellen, bijvoorbeeld specifiek voor e-mail. In dit geval wordt niet meer op werkprocesniveau gewaardeerd, maar volgens de zogenaamde sleutelfunctionarismethode. Dit is een geheel andere benadering: e-mails van functionarissen in schaal 16 en hoger worden in principe bewaard en na twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats. E-mails van lagere schalen worden daarentegen na tien jaar vernietigd. Ook chatberichten kunnen op deze manier worden gewaardeerd via een aparte selectielijst. De ontwikkelingen gaan echter ontzettend snel. Zo vallen ook andere digitale uitingen van de overheid – zoals berichten op Instagram, LinkedIn en X – onder de Archiefwet en moeten dus ook worden meegenomen in het selectieproces. Hoe waarderen we deze?
Meer aandacht voor openbaarheid
Momenteel hanteren we een overbrengingstermijn van twintig jaar. Dit betekent dat informatie die bestemd is om in een rijksarchief te worden bewaard, na twintig jaar wordt overgedragen en in principe openbaar wordt. In de praktijk leidt dit er soms toe dat zorgdragers terughoudend zijn archiefstukken blijvend te bewaren, omdat men terugschrikt voor de automatische openbaarheid, ondanks de mogelijkheden voor beperking. In aanloop naar de nieuwe Archiefwet – waarin de overbrengingstermijn wordt verkort van twintig naar tien jaar – merken we dat de weerstand groeit. Hoe recenter de informatie, hoe gevoeliger die vaak is. Dit leidt tot extra terughoudendheid bij overheidsorganisaties om archieven volledig over te dragen ondanks het feit dat de regels voor het beperken van openbaarheid duidelijk zijn vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfsinformatie die mogelijk interessant is voor concurrenten. Hoe waarderen we dat?
‘PERSOONSGEGEVENS STAAN ZELDEN OP ZICHZELF — HOE WAARDEREN WE DIE?’
2030
De nieuwe waarderingsmethodiek gebaseerd op Belangen in Balans is een solide basis om overheidsinformatie te waarderen. Er wordt rekening gehouden met belangen van de organisatie, de burger én het cultureel erfgoed. Er zijn mogelijkheden om meerdere selectielijsten naast elkaar te hebben voor meerdere vormen van informatiedragers. De ontwikkelingen in de informatievoorziening en de reacties daarop gaan echter razendsnel. Veel sneller dan wij in de praktijk kunnen bijhouden. Het wordt steeds meer een gepuzzel om alle vormen van informatie (data), de verschillende belangen (privacy en openbaarheid) en uitdagingen met betrekking tot context (verschillende lijsten naast elkaar), op een zorgvuldige manier te waarderen en alle belangen in balans te houden. De knelpunten vragen mijns inziens om één duidelijke gezamenlijke aanpak voor de omgang met waarderingsvraagstukken. Met het oog op 2030 verdient zo’n integrale aanpak een nadere beschouwing. Zo voorkomen we losse, tijdelijke oplossingen en creëren we voor een aanpak die ervoor zorgt dat onze huidige methodiek duurzaam blijft.
