Idealiter vergaren medewerkers kennis en delen die met collega’s, zodat hun informatie de hele organisatie ten goede komt. Maar in de praktijk loopt dat vaak spaak, zo kwam ook onlangs weer naar voren tijdens de tweede Europese PKM Summit in Utrecht. Dat komt, zeggen Aslander en Bronsgeest, in belangrijke mate door koudwatervrees voor wet- en regelgeving die het vastleggen en delen van informatie aan banden lijken te leggen, zoals AVG en Archiefwet. ‘Kennis is in grote organisaties vaak dicht geregeld,’ zegt Aslander. ‘Dat gebeurt van bovenaf, ze voeren een beleid dat bedoeld is om problemen te voorkomen.’ Bronsgeest: ‘Maar al die regels zijn meestal geen probleem, er is vooral een gebrek aan kennis erover.’ ‘Er is helemaal geen limiet op denken,’ zegt Aslander. ‘Pas als informatie je hoofd verlaat, als je het toegankelijk maakt en deelt, kun je met regels te maken krijgen. Maar voor jezelf, voor je eigen research bijvoorbeeld, mag je kennis gewoon vastleggen en, voor jezelf, vindbaar maken.’ ‘Daar zit de denkfout die veel wordt gemaakt,’ vult Bronsgeest aan. ‘Er is een groot verschil tussen leren, onderzoeken en zelf informatie opzuigen en die kennis vervolgens formaliseren en delen. Maar dat zien professionals vaak nog onvoldoende.’

Professionals samenbrengen

Een belangrijke oorzaak is volgens beiden de versnippering van kennis en gebrekkige onderlinge communicatie. ‘Ik ben het eens nagegaan: er zijn minstens 30 verschillende stukken wetgeving die met het vergaren, opslaan en delen van kennis te maken hebben,’ zegt Bronsgeest. ‘Dat leidt ertoe dat iedere informatieprofessional wel een stukje van de puzzel heeft, maar overzicht vaak ontbreekt. Om dat te veranderen, moet je professionals samenbrengen. En dan ook inclusief IT’ers, want we hebben elkaar hard nodig, maar we praten eigenlijk nooit met elkaar.’ Noodzakelijk, vindt ook Aslander, die dan ook blij is met de grote belangstelling voor de afgelopen Europese PKM Summit. ‘Dat was eigenlijk meer een World Summit, want er waren maar liefst 175 deelnemers uit 21 landen, verspreid over vijf continenten. Het is een community based event, waarbij iedereen, sprekers en bezoekers, door elkaar heen loopt en met elkaar praat. Een warme, creatieve uitwisseling over slim omgaan met informatie voor persoonlijke groei, research, reflectie en kennis.’

Ambtelijk vakmanschap

In organisaties gaat dat stroever of gebeurt het helemaal niet, merken ze op. ‘Managers zien vaak niet dat het misgaat, want ze houden zich er zelf niet mee bezig,’ zegt Aslander. Bronsgeest: ‘Het is niet alleen een managementvraagstuk, het is ook een verantwoordelijkheid van medewerkers zelf, een kwestie van “ambtelijk vakman­schap”. Ontwikkel jezelf, houd die kennis beschikbaar voor jezelf en ga netwerken, praat met anderen.’ Aslander vult aan: ‘Medewerkers wordt niet geleerd hoe ze slim met informatie kunnen omgaan, zeker bij de overheid gebeurt dat te weinig.’ ‘Ze hebben daarvoor ook nog niet de goede tools,’ voegt Bronsgeest toe. Aslander beaamt dat: ‘Mensen worden om de oren geslagen met AVG en andere regels en worden gedwongen te werken met tools die ongeschikt zijn. Onzinnig, zolang je binnen het domein van persoonlijk kennis­management blijft. Erger nog, medewerkers raken daardoor gefrustreerd, gaan weg of saboteren de opgelegde informatie­huishouding omdat die voor hen niet werkt. Een recept voor rampen.’ ‘En dan is de organisatie verdrietig omdat mede­werkers niet transparant genoeg werken,’ zegt Bronsgeest, ‘maar ze worden nog niet altijd voldoende ondersteund.’