Tekst René Kimmijzer
René Kimmijzer is archivaris bij de gemeente Tytsjerksteradiel en docent Informatie- en Archiefmanagement
Cultuurverandering begint met verantwoordelijkheid
Recordmanagement in 2030 vraagt om lef en leiderschap
Sinds de introductie van de personal computer in 1981 is de rol van de recordmanager sterk geëvolueerd. Terwijl de klassieke archiefbeheerder zich richtte op wet- en regelgeving, wordt van de moderne recordmanager veelzijdige competenties verwacht. Hij moet kennis hebben van technologie, organisatieprocessen en verandermanagement. Daarnaast speelt hij een cruciale rol in bewustwording en cultuurverandering binnen de organisatie.
De overheid heeft de afgelopen decennia hard gewerkt aan de digitale weg. Europa heeft met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook z’n steentje bijgedragen. Dat heeft geleid tot de Wet Digitale Overheid, de Woo, MijnOverheid, DigiD, eHerkenning en nog veel meer middelen. Tegelijkertijd zijn technologische innovaties zoals de eerste generatie DMS/RMS, cloud- en ECM-oplossingen en AI sterk ontwikkeld. Het is de vraag in hoeverre deze middelen werkelijk bijdragen aan de overheidsdoelstelling voor een toekomstbestendige informatiehuishouding in 2030
Menselijke factor en adoptie
Technologische vooruitgang is slechts succesvol als gebruikers deze kunnen omarmen. In de praktijk ontstaat vaak een kloof tussen de snelle ontwikkeling van digitale middelen en de adoptiesnelheid van medewerkers. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de invoering van Microsoft Teams die tijdens de coronaperiode zonder voldoende educatie en ondersteuning als vervanging van de netwerkschijf wordt gebruikt. Daarnaast heerst er bij overheidspersoneel nog veel weerstand tegen verandering en het tempo daarvan, wat innovatie vertraagt.
Verantwoording en transparantie
Daarbij vereist een goede informatiehuishouding transparantie en strikte naleving van wet- en regelgeving. Overheidsorganisaties moeten zich verantwoorden aan burgers, maar in de praktijk worden knelpunten vaak door diezelfde organisaties verhuld. ‘Roodrapportages’ worden als ongewenst ervaren, terwijl juist openheid essentieel is om gemaakte fouten en tekortkomingen te corrigeren en beleid te verbeteren. Toezichthoudende instanties zoals de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE) en interbestuurlijk toezicht (IBT) zouden hier een hardere lijn moeten hanteren. Streng toezicht en handhaving zijn noodzakelijk om organisaties te dwingen verantwoordelijkheid te nemen en wettelijke verplichtingen niet vrijblijvend te interpreteren, maar de benodigde prioriteit toe te kennen. Dit kan betekenen dat sancties, bestuursdwang en juridische stappen vaker moeten worden ingezet bij overtredingen of nalatigheid. Alleen met een krachtig toezichts- en handhavingsmechanisme kan een betrouwbare, toekomstbestendige Informatiehuishouding worden gewaarborgd.
‘TECHNOLOGIE WERKT ALLEEN ALS MENSEN MEEBEWEGEN’
Kortom
De weg van de recordmanager naar een toekomstbestendige informatiehuishouding vraagt niet alleen om verbinding tussen technologie en organisatie, maar vooral om moed en vastberadenheid om de digitale overheid écht burgergericht vorm te geven.
