Samen aan tafel kom je verder
Jochem Feekes
Tekst Pieter Verbeek
Pieter Verbeek is freelancejournalist Od Beeld Rijksoverheid/RDDI
De aanpak The whole system in the room krijgt binnen de rijksdienst steeds vaker een centrale rol bij de benadering van complexe informatievraagstukken, zoals de archivering van e-mail, chatberichten en sociale media. Van beleidsmakers tot privacy-juristen, deze methodiek brengt alle relevante betrokkenen bij een opgave letterlijk en figuurlijk aan één tafel. Zo ontstaat er meer wederzijds begrip en dat leidt tot betere, gedragen oplossingen.
Jochem Feekes, als projectleider nauw betrokken bij diverse archiveringsprojecten binnen het programma RDDI, is enthousiast over de aanpak. ‘We werken rijksbreed over disciplines heen, dus deze methodiek past perfect bij ons programma. Als ieder vanuit z’n eigen koker oplossingen bedenkt botsen de belangen. Alleen samen kom je verder.’ Hij ziet dat The whole system in the room-aanpak al zijn vruchten afwerpt: bij het project chatarchivering werd met de methode een succesvol afgeronde pilot uitgerold, die nu de basis vormt voor de verdere implementatie; bij het project sociale media-archivering heeft deze methode tot een breed gedragen oplossingsrichting geleid. Feekes: ‘Daarin hebben we gezamenlijk drie vragen beantwoord: wat moet, wat mag en wat kan?’
‘ALS IEDER VANUIT Z’N EIGEN KOKER OPLOSSINGEN BEDENKT, BOTSEN DE BELANGEN’
Voor wie zelf aan de slag wil met deze aanpak, zijn er vijf stappen te nemen:
- Breng het systeem in kaart Wie beïnvloedt of wordt geraakt?
- Organiseer een gezamenlijk startmoment Geen kick-off met PowerPoints, maar een werkbijeenkomst waarin perspectieven botsen.
- Werk iteratief Werk in stappen en reflecteer steeds gezamenlijk op wat werkt en wat niet.
- Deel de voortgang actief Betrek je stakeholders, zowel horizontaal als verticaal.
- Vier successen samen Zorg dat behaalde resultaten ook gedeeld en gevierd worden.
Niet zenden, maar samen leren
De aanpak is meer dan een overlegmethode; het is een filosofie, stelt Feekes: ‘Het betekent dat zoveel mogelijk actoren betrokken zijn bij het ontwikkelen van een oplossing. Niet zenden, maar samen leren. Dat vraagt om gelijkwaardigheid en vertrouwen.’ Deze benadering werd, zoals gezegd, onder andere toegepast in de pilot chatarchivering. Daar kwamen in wekelijkse sessies en thematische deep dives onder meer ICT’ers, gebruikers, privacy-juristen, medewerkers DIV (Documentaire Informatievoorziening) en externe experts samen. ‘Het gaat om het leren, van elkaar,’ aldus Feekes. ‘Frictie tussen belangen, bijvoorbeeld tussen de Archiefwet en de AVG, is daarbij waardevol. Daar ligt precies de ruimte om tot betere keuzes te komen.’ De kracht van deze aanpak sluit aan bij de oproep die Arre Zuurmond doet in zijn boek Dwars door de Orde: laat controle en efficiëntie los en werk oplossingsgericht met de mensen die het werk uitvoeren. Alleen zo wordt beleid geen ivoren-torenproduct, maar iets dat daadwerkelijk landt in de praktijk, aldus de voormalige regeringscommissaris informatiehuishouding. Feekes vergelijkt het proces met een bergtocht: je weet waar je heen wil, maar de weg is niet recht. Soms moet je omkeren, of een ander pad kiezen. Belangrijk is dat niemand achterblijft. We klimmen samen.’
