Een interessant vertrekpunt. In deze visie draait het niet om het toekomstbestendig maken van informatie, maar van ons informatiebeheer. Dit vraagt om een preserverings­strategie voor het organiseren en uitvoeren van ons vakgebied. Daarbij hoort, vinden wij, een preservation watch: een soort trendmonitor die ontwikkelingen signaleert die van invloed zijn op de uitvoering van informatiebeheer. Zo kunnen informatie­beheerders tijdig inspelen op belangrijke tendensen en veranderingen. Want je kunt alleen toekomstbestendig zijn als je meebeweegt en mee­-ontwikkelt. Daarvoor is een inschatting nodig van wat de toekomst kan brengen. Met het DUTO-raamwerk – een praktisch hulpmiddel voor het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie – hebben we hier al een belangrijke stap gezet. Evenals met het streven naar informatiebeheer by design: duurzame toegankelijkheid vanaf de ontwerpfase borgen in systemen en processen. Je kunt dit artikel zien als een aanzet voor zoiets als een DUTO-preservation watch. We hebben de toekomstvisie vanuit Future Lab doorgespit en daarin viel een aantal beweringen op die, wat ons betreft, hoog op de lijst van de DUTO-preservation watch voor ons vakgebied moeten komen:

1. In 2030 leven we in een ‘vloeibare’ wereld waarin alles in beweging is en houvast dus lastiger te vinden is.
2. Informatie ontstaat en beweegt volgens het concept van datazwermen.
3. Collectieve DUTO-intelligentie is noodzaak.

De kelders uit

Vroeger konden we ons nog opsluiten in onze comfortabele ‘kelders’ en daar ons werk in relatieve isolatie uitvoeren. Tegenwoordig – en al helemaal in 2030 – moeten we de kelders uit en de organisatie in. Daarbij moeten we niet alleen langs bij de collega’s van het bedrijfsproces. We hebben namelijk collega’s van andere vakgebieden nodig om ons werk goed te kunnen uitvoeren. We kunnen niet enkel op onze eigen expertise varen, maar moeten ook gebruikmaken van de kennis en vaardigheden van onder andere gegevens­professionals, privacy- en informatie­beveiligingsexperts. Denk bijvoorbeeld aan toegangsbeheer tot overheidsinformatie of het duurzaam toegankelijk maken van gestructureerde gegevens. Dat zijn vraagstukken die we niet alleen kunnen oplossen, maar waar we andere expertises bij nodig hebben. En omgekeerd hebben zij onze kennis nodig om hun werk goed te kunnen doen. De vakgebieden stromen als het ware in elkaar over en zijn daarom ook steeds meer vloeibaar dan vastomlijnd. Het is dan eerder een symbiose in de vakgebieden, waarbinnen kennis over duurzame toegankelijkheid van informatie geborgd moet zijn. En DUTO-intelligentie dus noodzaak is.

Data loslaten

Zoals kennis en kunde vloeibaar worden in het informatielandschap van 2030, geldt dat ook voor de informatie die beheerd moet worden. Waar we ons nu nog wel eens blindstaren op vorm en vindplaats – Staat het wel in het DMS of zaaksysteem? Is het wel opgeslagen in PDF?’– moeten we ons gaan focussen op de waarde van de informatie zelf en onze fascinatie met vorm en vindplaats loslaten. De vraag zal niet meer zijn of iets past binnen een DMS, maar wat de waarde van de informatie is. En wat dan nodig is om die informatie duurzaam toegankelijk te maken. Daarbij spelen applicaties een ondersteunende rol, terwijl ze nu vaak een centrale plek krijgen en bepalen wat wel en niet mogelijk is. Mogelijk kunnen we zelfs stellen dat veel applicaties optioneel worden. Als informatie ook los van applicaties bestaat, wordt het veel duidelijker wanneer applicaties daad­werkelijk waarde toevoegen. Techniek om de techniek – en doelloze innovatie – worden op die manier snel ontmaskerd. Zoals in het toekomstbeeld van Future Lab staat: we gaan ‘datazwermen’ beheren. ‘Dat betekent dat we moeten leren leven met het idee dat we niet overal grip op hebben.’ Een citaat dat het vakgebied – nu én in de toekomst – typeert. Wat moeten we meenemen in ons arsenaal om die datazwermen te beheersen? Ten eerste moeten we risicomanagement omarmen en het een centrale plek geven binnen informatiebeheer. We moeten immers een weloverwogen keuze maken over waarop we grip willen houden – en waar we durven loslaten. Daarnaast moeten we over de grenzen van onze eigen organisatie kijken. Een zwerm beperkt zich niet tot één organisatie. Hiervoor zie je al een belangrijke aanzet binnen het Federatief Datastelsel: een kader waarbinnen overheden verantwoord en uniform domein- en sectoroverstijgend data delen. En waarin het datapotentieel ten volle kan worden benut voor maatschappelijke vraagstukken en proactieve dienstverlening. Als vakgebied moeten we bij dit soort initiatieven aansluiten – willen we de boot naar de toekomst niet missen.