Het resultaat? Informatie staat overal en nergens. In clouds, op netwerkschijven, in mailboxen, en ja, ook nog op papier. Samenhang? Zoek maar. Volledigheid? Wie weet. Versiebeheer? Een nachtmerrie. Structuur? Ieder voor zich. En ondertussen vragen burgers niet om informatie. Ze willen antwoorden. Simpele, heldere antwoorden op normale vragen. Maar wij begraven die antwoorden onder terabytes aan digitaal puin.

Waarom: de grote omkering

We hebben jarenlang ons best gedaan. Documenten gepubliceerd, portals gebouwd, systemen ingericht. En het werkte. Voor ons. Voor wie de weg kende in onze informatiehuishouding. Maar de wereld is veranderd. Burgers zijn Google gewend. Ze verwachten antwoorden, geen archeologische expedities. Ze willen een gesprek met de overheid, geen speurtocht door duizenden pdf’s. En met de komst van AI-technologie zoals ChatGPT kunnen we die wens eindelijk waarmaken. De paradox van transparantie: we publiceren ons suf. Duizenden documenten. Terabytes aan data. Alles openbaar, alles online. We zijn transparant geworden zoals een glazen doolhof transparant is: je ziet alles, maar je vindt niets. Een burger zoekt naar de plannen voor het park bij haar huis. Ze verzuipt in raadsverslagen, beleidsnota’s, bestemmingsplannen. Alles staat er. Ergens. Maar waar? In welk document? Onder welke noemer? Met welke zoekterm? We zijn transparant geworden op een manier die alleen wijzelf begrijpen. Het is transparantie voor ambtenaren, door ambtenaren. Een fort van openbaarheid waar de burger niet binnenkomt. Ondertussen gebeurt er iets. Burgers gebruiken ChatGPT om hun belastingaangifte te doen. Ze vragen Google AI om juridisch advies. Ze laten Copilot hun brieven schrijven. Binnen een jaar praat de helft van Nederland dagelijks met AI. En wat doen die AI’s als burgers vragen naar gemeentelijke informatie? Die verzinnen het. Hallucinerend. Omdat onze documenten onvindbaar zijn. Omdat we schrijven in een taal die zelfs de slimste AI niet kan ontcijferen. De klok tikt. Elke dag dat we wachten, trainen burgers hun AI-assistenten om ons te omzeilen. Om informatie elders te zoeken. Om de overheid te negeren. Maar er is een uitweg. Het probleem en de oplossing zitten aan de voorkant. Bij elke ambtenaar die een document schrijft. Want AI kan alleen vinden wat wij vindbaar maken. AI kan alleen begrijpen wat wij begrijpelijk opschrijven. Dit is geen luxe meer. Dit is noodzaak. We moeten vanaf de bron schrijven voor mens én machine. AI moet ons helpen, wellicht dwingen, om eindelijk helder te formuleren wat we bedoelen. Niet morgen. Nu. Stel, we leven in een wereld waarin elk overheidsdocument vanaf het eerste woord is geschreven om gevonden te worden. Niet door mensen, maar door machines die namens mensen zoeken. Een wereld waarin de computer begrijpt wat we bedoelen, omdat wij hebben geleerd te schrijven wat we bedoelen. Dit is geen toekomstmuziek. Dit is morgen. Als we vandaag beginnen.

Hoe: de ambtenaar als information architect

De transformatie begint bij een simpel inzicht: AI is niet slim. AI is slechts een algoritme, maar met een perfect geheugen. Geef haar vage instructies en ze verzint er wat bij. Geef haar kristalheldere context en ze wordt uw beste assistent. Concreet: elke ambtenaar krijgt een AI-schrijfmaatje. Geen spellingcontrole, maar een context-controle. We typen Het college heeft besloten... en direct verschijnt er een waarschuwing: Welk college? Wanneer? Waarover? Het is als schrijven met een kritische redacteur die over onze schouder meekijkt. Irritant? De eerste week wel. Transformerend? Absoluut. Want wat gebeurt er? Onze documenten worden levende informatieobjecten. Ze vertellen niet alleen wat er is besloten, maar waarom, door wie, voor wie, met welke gevolgen. Ze anticiperen op vragen die burgers nog niet eens hebben gesteld. Een voorbeeld. De oude manier: Vaststelling bestemmingsplan Havenkwartier. De nieuwe manier, met AI-assistentie tijdens het schrijven:

Het college van B&W van Rotterdam stelt op 15 maart 2024 het bestemmingsplan Havenkwartier-Noord vast. Dit maakt 450 nieuwe woningen mogelijk tussen de Parkkade en Schiehaven. Bewoners vroegen vooral naar parkeeroplossingen (zie paragraaf 4.2) en behoud van groen (zie groenparagraaf 5.1). De bouw start naar verwachting Q3 2025.

Zien we het verschil? AI helpt ons te schrijven wat we eigenlijk bedoelen. Effectief en efficiënt. En dat is goud waard. De paradox lost op. Transparantie wordt wat het moet zijn: niet een glazen doolhof maar een open deur. Niet alles zichtbaar maken, maar alles vindbaar maken. Niet publiceren voor de vorm, maar communiceren voor de burger.

Wat: de meetbare revolutie

De resultaten? Die liegen er niet om: 90 procent betere vindbaarheid. Geen giswerk meer voor zoekmachines. Onze documenten vertellen zelf waar ze over gaan. En: 70 procent minder vervolgvragen. Burgers vinden wat ze zoeken omdat we hebben geanticipeerd op hun vragen. Vervolgens: 50 procent sneller schrijven. Ja, sneller. De AI-assistent voorkomt het achteraf toevoegen van vergeten context. En dan ook nog: 100 procent consistente structuur. Elk document volgt dezelfde logica. Een burger die één document begrijpt, begrijpt ze allemaal. Maar het echte goud? Dat zit in de productiviteitsstijging. McKinsey berekende dat werknemers 20 procent van hun tijd kwijt zijn aan zoeken. Met AI-geschreven documenten halveert de tijd. Reken het voordeel maar uit.

De schrijvende ambtenaar 2.0

Dit vraagt een nieuwe ambtenaar. Geen bureaucraat maar een informatie-architect. Geen schrijver maar een informatie-engineer. We worden de schakel tussen burger en data. Het mooie? We zijn al halverwege. Elke ambtenaar die ooit heeft gezucht ‘ze snappen niet wat ik bedoel’ heeft de kern al begrepen. Het probleem is niet dat burgers het niet snappen. Het probleem is dat wij niet duidelijk zijn. AI maakt ons duidelijk. Dwingend duidelijk. Praktisch ziet dat er zo uit. We openen een nieuw document. De AI-assistent vraagt:

• Wat is het kerndoel van dit document?
• Wie moet dit lezen?
• Welke actie verwachten we van de lezer?

Vervolgens, terwijl we schrijven, signaleert de AI:

• ‘Deze zin bevat 3 jaar oude context - actualiseren?’
• ‘Je verwijst naar “het plan” - specificeer welk plan.’
• ‘Burger-vraag gedetecteerd: Wat kost dit?’ - Nog niet beantwoord.’

Het is alsof we schrijven met een co-pilot die de weg kent.