De ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie (AI) gaan razendsnel. Dagelijks verschijnen er nieuwe toepassingen die taken vereenvoudigen, versnellen of zelfs overnemen. Voor beleidsmakers roept dat vragen op. Hoe blijft de publieke sector bij? En wat betekent dit voor de ambtelijke professionaliteit? Het ministerie van Justitie en Veiligheid nam daarom het initiatief om beleidsmedewerkers de technologie zelf te laten ervaren. Om die reden organiseerde het ministerie een AI Experience voor beleidsmedewerkers. In deze leeromgeving stonden inspiratie, informatie en experiment centraal – met als doel: leren hoe AI het beleidsproces kan versterken, en tegelijkertijd zicht krijgen op de randvoorwaarden voor verantwoord gebruik. Geen abstracte lezingen of rapporten, maar twee interactieve workshops met demonstraties, casussen en ruimte voor reflectie. Doel: inzicht krijgen in de kansen en grenzen van AI binnen het beleidsproces – van beleidsanalyse tot rapportages, van vergadernotities tot stakeholderoverzicht.

Van inspiratie tot implementatie

De AI Experience was opgebouwd in twee delen. In de eerste workshop draaide alles om inspiratie: deelnemers kregen AI-tools gedemonstreerd en dachten gezamenlijk na over de toepasbaarheid ervan binnen hun dagelijkse werkzaam­heden. Onderwerpen als vergaderen, overleggen, schrijven, analyseren en besluitvorming kwamen aan bod. In de tweede workshop gingen deelnemers zelf aan de slag met AI binnen hun Microsoft 365-omgeving, inclusief een custom copilot die speciaal was ingericht voor de Experience. In twee casussen – uitgewerkt vanuit de eerste workshop – ontdekten zij hands-on wat AI nu al kan, en waar de grenzen liggen. De gebruikte data bestonden uit JenV-rapporten over jeugdbescherming. Daarmee werd het experiment direct gekoppeld aan de beleids­praktijk.

Wanneer werkt AI (nog) niet?

Deelnemers ontdekten al snel dat AI niet op alle vlakken een succes is. Brainstormen met AI – bijvoorbeeld via digitale sticky notes – leverde weinig vernieuwends op. Er ontbrak context, nuance en menselijke interactie. De creatieve dynamiek tussen collega’s bleek lastig te vervangen. Ook bij besluitvorming was men voorzichtig. AI kan argumenten rubriceren of notulen opstellen, maar de afweging zelf is en blijft mensenwerk. Formele besluitvorming is bovendien juridisch strak geregeld; daarbinnen is weinig ruimte voor autonome AI. Een ander aandachtspunt was stakeholdermanagement. AI kan belanghebbenden in kaart brengen, maar het onderhouden van relaties vraagt om sensitiviteit, timing en vertrouwen – zaken waarin technologie nog tekortschiet.

Waar blinkt AI wel in uit?

AI is uitermate geschikt voor informatie-intensieve taken. Denk aan het samenvatten van lange rapporten, het extraheren van knelpunten uit Kamerstukken of het ordenen van toezeggingen op onderwerp. Met de juiste vragen levert AI in korte tijd beknopte en gestructureerde overzichten, inclusief bronnen. Dat bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de kwaliteit van analyses – zeker wanneer de gebruiker minder inhoudelijke voorkennis heeft. In projectmatige taken bleek AI eveneens van meerwaarde. Het maken van actielijsten, het prioriteren van taken of het structureren van e-mails, vergadernotities in één overzicht: het bleek allemaal haalbaar met de juiste prompts.

Prompten als ambtelijke vaardigheid

Een belangrijke les uit de sessies: prompten is een vak. Het formuleren van heldere, afgebakende en context- specifieke opdrachten aan AI is cruciaal voor goede output. Veel deelnemers gaven aan dat ze de waarde van een goede vraag onderschatten. AI is sterk afhankelijk van hoe je het instrueert. Training in prompting is daarom essentieel, net zoals men ooit heeft moeten leren zoeken op internet, of werken met DMS-systemen. In de aanbevelingen wordt expliciet voorgesteld om promptvaardigheid structureel onderdeel te maken van digitale vaardigheidstrainingen voor beleidsmedewerkers.

AI als sparringpartner

Verschillende deelnemers begonnen AI te zien als een “digitale collega”, een assistent die helpt denken, structureren of ordenen. In plaats van AI enkel als hulpmiddel te beschouwen, ontstond ruimte om AI als volwaardig lid van het team te zien, mits goed gestuurd. Bijvoorbeeld bij het maken van een draaiboek, een eerste versie van een beleidsnotitie, of het voorbereiden van een gesprek: AI kon ideeën aanreiken of bestaande teksten herschrijven in een andere stijl of voor een andere doelgroep. De rapportage pleit voor verdere ontwikkeling van deze “digitale collega”, bijvoorbeeld via een AI-agent die autonoom meedenkt over specifieke taken zoals agendaplanning, rapportagevorming of informatieanalyse.