Esther Monteiro Snepvangers, projectleider eDepot bij ELO, kreeg tijdens een functioneringsgesprek de ruimte om duurzaamheid binnen IT op te pakken. ‘Leiden is als gemeente heel actief met duurzaamheid bezig, maar nog niet op het gebied van IT. Het past bij ELO om hier zelf initiatief in te nemen,’ vertelt ze. In opdracht van gemeentearchivaris Cor de Graaf, die al 30 jaar bij de gemeente Leiden werkt en nu ook voor tien andere gemeenten, werd het project opgezet. Een belangrijke drijfveer is om te voldoen aan het Klimaatakkoord van Parijs uit 2016, waarbij de CO₂-uitstoot in 2030 met 49 procent moet zijn verminderd ten opzichte van 1990 en in 2050 zelfs met 95 procent. De Graaf legt uit: ‘We willen als organisatie graag vooroplopen. Duurzaamheid is voor ons geen nieuw thema – we zijn er al actief mee bezig, bijvoorbeeld in het kader van monumentenzorg. Maar eerlijk is eerlijk: bij IT had ik er in eerste instantie niet zoveel mee. Esther heeft ons overtuigd van het belang van duurzaamheid rondom digitale informatie en archief.’ Samen met adviesbureau Copper8 werd het project gestart. De ambities zijn geformuleerd, er is een nulmeting uitgevoerd, maatregelen zijn opgesteld en een actieplan is gemaakt.

Digitale opslag

Tijdens de nulmeting is gekeken naar de impact van hardware, datatransfer (intern en extern) en opslag. In twee maanden verzamelde ELO diverse documenten en informatie om de impact in kaart te brengen. Een belangrijk inzicht was dat digitale duurzaamheid vaak onzichtbaar is. Monteiro Snepvangers: ‘Bij vliegen voel je de impact. Vliegschaamte is een bekend fenomeen. Maar niemand denkt na over de CO₂-uitstoot van een opgeslagen document of een verstuurde e-mail. De cloud klinkt licht en luchtig, maar in werkelijkheid gaat het om datacenters die veel energie verbruiken.’ In het traject met Copper8 waren bewustwording en verankering in de organisatie niet meegenomen. ELO pakte dit zelf op en organiseerde onder meer een lunchlezing met een spreker uit de Green IT-werkgroep van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). ‘Wist je dat een AI-prompt liters water kost? Of dat een computermonitor veel meer energie verbruikt dan je denkt? Zulke weetjes maken het onderwerp tastbaar,’ aldus Monteiro Snepvangers.

Van bewustwording naar actie

Het project leverde ook concrete cijfers op. Zo stoot ELO jaarlijks 26 ton CO₂ uit: hardware is verantwoordelijk voor 73,7 procent, externe datatransfer voor 23,3 procent (0,4 procent intern) en opslag voor 2,6 procent. Dit is vergelijkbaar met drie keer de wereld rondvliegen (40.000 km) of een gemiddelde Nederlander tot 2039 van eten en drinken voorzien. ‘De grote impact van hardware was voor ons echt een eyeopener. Ik had persoonlijk verwacht dat opslag een groter aandeel zou hebben,’ zegt Monteiro Snepvangers. Het cijfer is gebaseerd op de hele levenscyclus – van productie tot afvoer. ‘Door aan de voorkant duurzaam in te kopen en apparatuur minder vaak te vervangen, kun je de CO₂-afdruk mogelijk verkleinen.’ Voor het archief betekent dit dat er naast duurzame inkoop ook kan worden bespaard op opslag, bijvoorbeeld door onderscheid te maken tussen hot en cold storage. Bestanden die zelden geraadpleegd worden, kunnen op energiezuinige media worden opgeslagen. ‘Cold storage is minder toegankelijk, maar veel duurzamer, doordat deze minder energie verbruikt,’ legt De Graaf uit. ‘We zetten bijvoorbeeld het moederbestand in de cold storage en de publicatieversie in een kleinere versie in de hot storage (bijvoorbeeld JPEG 2000 in plaats van TIFF). Dat scheelt enorm in opslagruimte.’

Duurzaamheid versus duurzame toegankelijkheid

Toch wringt het soms. Monteiro Snepvangers: ‘Niet opslaan is het meest duurzaam, maar dat werkt natuurlijk niet in ons vakgebied. We willen informatie bewaren en toegankelijk houden. Dat vraagt om slimme keuzes. Hoeveel back-ups zijn echt nodig? Kunnen we met kleinere bestandsformaten dezelfde kwaliteit garanderen? Ook in de aanlevervoorwaarden voor het eDepot kunnen we al eisen opnemen die rekening houden met preservering én duurzaamheid.’ Is duurzaamheid haalbaar voor overheden die nu een eDepot inrichten? ‘Dat is juist hét moment,’ zegt Monteiro Snepvangers. ‘Wij merken dat we nu bestanden moeten omzetten naar duurzamere formaten – keuzes uit het verleden. Door nu bij de inrichting over duurzaamheid na te denken, kun je structureel betere keuzes maken, bijvoorbeeld over bestandsformaten, opslaglocaties en toegankelijkheid.’

Gemeenten en leveranciers

Een groot deel van de uitstoot hangt af van keuzes van gemeenten: de aanschaf van hardware, maar ook de omvang en wijze van aanlevering van digitale archiefbestanden. ELO werkt daarom nauw samen met de aangesloten gemeenten. ‘We verplichten niets, maar geven wel advies,’ aldus De Graaf. ‘Bijvoorbeeld over cold storage of het vermijden van onnodig lange bewaartermijnen.’ Waar nu hardware de grootste bron van CO₂ is, zal dit in de toekomst meer verschuiven naar opslag, omdat het eDepot steeds verder gevuld raakt. Ook richting leveranciers wil ELO een signaal afgeven. Monteiro Snepvangers: ‘Als meer organisaties vragen naar de duurzaamheid van diensten, worden bedrijven als Amazon en Microsoft gedwongen transparanter te zijn. Kennisdeling en samenwerking zijn daarom cruciaal. Om de impact van dataopslag goed te kunnen inschatten, is transparantie van big tech essentieel. Helaas zijn zij daar nu niet altijd toe bereid.’

Gedrag en bewustwording

Naast technische maatregelen is gedrag minstens zo belangrijk. Monteiro Snepvangers: ‘Je kunt veel winnen met simpele dingen. Zet je computer en monitor aan het eind van de dag uit in plaats van in sluimerstand en gooi oude hardware niet te snel weg. De productie en het gebruik van onze monitoren veroorzaken zo’n 6.000 tot 7.000 kilo CO₂-uitstoot. Dat staat gelijk aan drie retourvluchten Amsterdam-New York of een keer de wereld rondrijden met een benzineauto.’ De Graaf vult aan: ‘Gedrag is cruciaal. Je hebt ambassadeurs nodig om bewustzijn te vergroten. Begin gewoon, ook al is het klein. Elke stap is er één.’