Over niveau 1 heb ik het in het vorige artikel al gehad. Dat is de basis. Als je dat niet goed doorleeft, word je speelbal van de andere drie. Op persoonlijk vlak zorgt AI voor verandering: meer efficiëntie, hogere kwaliteit en, niet onbelangrijk, meer werkplezier. Maar AI beïnvloedt ook niveau 2, de breedte en diepte van de functie. Het maakt iedereen zelfstandiger en autonomer. Voor sommige vragen hoef je geen collega meer in te schakelen, niet uit je eigen team en soms zelfs niet uit een andere afdeling. Die ontwikkeling geldt voor iedere kenniswerker. Beleidsmedewerkers doen hun eigen dossieronderzoek, specialisten hun literatuurreviews. Daarbij wordt steeds meer geleund op omgevingen vol ruis en slecht gemetadateerde documenten. En als het gedrag en de taken van collega’s veranderen, veranderen die van jou mee. Vergeet niet: jouw kernexpertise – informatie vinden, verwerken en toegankelijk maken – wordt nu door AI gedemocratiseerd. En dat heeft impact. Daarnaast zijn er de eigen businesscases, en dat zijn niet alleen ambitieuze projecten. Een voorbeeld: een klassieke magazijnlijst omzetten naar een inventaris. Dat is een aardig klusje, vertelt Peter Stoop, informatieadviseur bij het West-Brabants Archief. ‘Maar met een aantal goede promptvragen kan ChatGPT dat heel goed.’ En als je de truc eenmaal kent...

Exact wat je zocht

Ook de kwaliteit en kwantiteit van metadata kun je met AI vergroten. Stoop noemt de overbrenging van digitale overheidsinformatie: ‘Uit bronsystemen wordt informatie gehaald voor specifieke velden in een eDepot, maar in notitieveldjes staat vaak nog heel veel materiaal dat bij die metadata hoort.’ Het adres bijvoorbeeld. AI kan dat soort informatie eruit halen. ‘Zo vind je over een heel eDepot heen exact dat dossier wat je zocht.’ Jurgen Schetz, medewerker digitale collectie bij Stad Antwerpen, gebruikt Copilot onder meer voor de import van archiefdata in het collectiebeheersysteem waar hij zelf les over geeft, maar ziet nog grotere toepassingen voor zich, zoals storytelling bij beeldbankmateriaal en de migratie van een collectiebeheersysteem. Ook die businesscases hebben effect op niveau 2, de rol en taken van de informatieprofessional. Dat geldt niet alleen voor je eigen team, maar ook voor andere afdelingen. Wat zijn de consequenties als AI processen stroomlijnt, bijvoorbeeld rond aanbesteding of zaakafhandeling? De effecten op informatieprofessionals zijn divers en lastig precies te duiden. Op andere terreinen, zoals callcenters of vertaalwerk, is dat concreter. Voor de eigen functie wordt meestal niet gevreesd. ‘We gaan dat beheer niet overlaten aan Copilot,’ zegt Schetz. Wel verwacht hij door zijn AI-ervaring binnen 2 jaar een andere functie te krijgen.

Kern van ons vak

Dan niveau 3: nieuwe taken. Het gemak van AI voor allerlei gebruikers is overweldigend. Je krijgt een antwoord op je vraag in plaats van een document. Jij hebt de discipline om dat antwoord te checken, maar hoe zit dat met al die andere kenniswerkers? Wie leidt hen in het verantwoord omgaan met directe antwoorden? Wie helpt wanneer “klanten” grip verliezen op hun informatie door veranderend gedrag of processen? Wachten tot de top in actie komt, is geen optie. De historie laat zien dat er maar een is die dan moet dweilen: de informatieprofessional. Tijd dus voor verandering. Zoals Paul Hofman, area lead library & open science aan de TU Eindhoven, het zegt: ‘We zitten midden in een transitie: AI is geen trucje meer, maar raakt de kern van ons vak.’ AI-lead bij de provincie Zuid-Holland Guido Scheuerman vult aan: ‘Ik denk dat informatieprofessionals gidsen worden. We helpen collega’s het kaf van het koren te scheiden.’ En Bianca de Waal, metadataspecialist bij de bibliotheek van de UvA/HvA, stelt: ‘Ik zie het als mijn taak om collega’s te informeren over de voor- en nadelen van AI en hen voor te bereiden op een veranderende toekomst. Ook blijf ik letten op de kwaliteit van de data – ik neem geen genoegen met een tandje minder omdat het zoveel werk scheelt.’

Toekomst

Daarmee komen we bij niveau 4: de strategische rol bij beleid en inrichting van AI. Ondanks stoere taal valt er in de meeste organisaties nog veel te doen voordat AI goed kan indalen: van beleidskaders tot praktische richtlijnen, van modelkeuze en datasets tot inrichting en finetuning. En juist op die gebieden is de expertise van de informatieprofessional hard nodig. Neem een praktisch vraagstuk. Veel organisaties kiezen voor Copilot vanwege het voordeel van integratie in de Microsoft-omgeving. Wat vaak over het hoofd wordt gezien: veel documenten bevatten ruis, zijn misleidend (oude versies, niet vastgesteld of zelfs verworpen) of worden simpelweg niet meegenomen in de beantwoording van vragen. Dat maakte ik zelf mee in een workshop. Ik checkte het bij enkele gesprekspartners en kreeg bevestiging. Matthijs Waasdorp, teamleider informatievoorziening bij de gemeente Goeree-Overflakkee, zegt: ‘Ik zie op de tijdlijn bepaalde data ontbreken waarvan ik weet dat ze in documenten genoemd zijn. Microsoft Graph, dat applicaties en data koppelt, bepaalt zelf wat relevant is en laat steken vallen. Ik ben daarom meer gecharmeerd van SafeGPT, een ingetoomde versie van ChatGPT.’ En wat betreft de rol van recordmanagement of archief in dit krachtenveld van onbetrouwbare documenten, vraagt hij zich af waar de VNG blijft. ‘Dit is een landelijk vraagstuk waarbij alle gemeenten naar elkaar kijken. Ik verwacht dat de VNG dit als vakorganisatie oppakt en gemeenten ondersteunt.’