Binnen het programma Transparant hebben het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijks­relaties en het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening een projectmatige aanpak ontwikkeld voor het opschonen van netwerkschijven. Het doel: de informatie­huishouding duurzaam op orde brengen en bijdragen aan de bredere doelstellingen van het actieplan Open op Orde. De uitvoering ligt bij het team Informatiehuishouding, dat bestaat uit specialisten en coördinatoren. De aanpak begint met een nulmeting: hoeveel bestanden staan er op de schijf, hoeveel duplicaten zijn er, wat is de totale omvang en welke bestandstypen komen het meest voor? Op basis van deze analyse wordt een rapport opgesteld met concrete aanbevelingen. Deze worden ingedeeld in drie categorieën: urgent (binnen zes maanden), middellang (binnen een jaar) en wenselijk (op termijn). Dit rapport vormt de basis voor een actieplan dat samen met de directie wordt uitgevoerd.

Voorbeeld

Een voorbeeld: bij een van de programmadirecties werd geen nulmeting uitgevoerd, maar kon direct gestart worden met opschonen. De bestanden werden geclassificeerd in drie groepen: archief­waardige documenten, documenten die konden blijven staan en documenten die verwijderd mochten worden. De laatste groep werd verplaatst naar een aparte map voor digitale vernietiging, waarna ze volgens met de geldende procedures zijn verwijderd. Het resultaat: meer dan 500 GB aan bestanden werd verwijderd. Dit betekende niet alleen een forse ruimte- en kosten­besparing, maar ook een significante reductie in energieverbruik. Daarnaast verbeterde de vindbaarheid van informatie en werd de mappenstructuur overzichte­lijker. De geleerde les: een gestructureerde aanpak, ondersteund door analyse en samen­werking, leidt tot concrete resul­taten. Door het project te koppelen aan bredere duur­zaamheids­doelstellingen ontstaat bovendien meer draag­vlak binnen de organisatie.

Zomer Schoonmaak

De gemeente Amsterdam organiseert jaarlijks de Digitale Zomer Schoonmaak, een initiatief van de directie Communicatie in samenwerking met het Green Office. Het doel is medewerkers bewust te maken van hun digitale gedrag en hen te helpen bij het opschonen van persoonlijke opslag (zoals OneDrive) en e-mail (Outlook). De actie wordt breed gecommuniceerd via intranet en posters, en medewerkers kunnen zich vrijwillig inschrijven voor interactieve sessies. Tijdens deze sessies zijn adviseurs van Informatiebeheer aanwezig om vragen te beantwoorden en richting te geven. De schoonmaakactie sluit aan bij het bredere project Digitaal Samenwerken in M365, waarin de overstap naar gedeelde digitale omgevingen centraal staat. Daarbij wordt ook gewezen op risico’s van persoonlijke opslag: bij vertrek van een medewerker wordt het account na 90 dagen automatisch verwijderd, inclusief gedeelde bestanden. Dit benadrukt het belang van het werken vanuit MS Teams en SharePoint, waar bewaartermijnen zijn ingericht en informatie centraal wordt beheerd.

Expertise benut

De sessies leveren positieve reacties op. Medewerkers waarderen de praktische uitleg en proberen routines te ontwikkelen om hun informatiehuishouding op orde te houden. Er ontstaat meer bewustwording over het belang van goede dossiervorming, het voorkomen van versnippering van informatie en het tijdig vernietigen van overbodige bestanden. Voor Informatiebeheer is het waardevol dat zij nu actief worden betrokken bij dit soort acties. In het verleden werden dergelijke initiatieven vaak zonder hun input uitgevoerd, wat leidde tot onvolledige of incorrecte opschoning. Nu wordt hun expertise benut en ontstaat er een structurele samenwerking. Hoewel de exacte energiebesparing nog niet is berekend, is duidelijk dat de actie bijdraagt aan een duurzamere digitale werk­omgeving. De belangrijkste les: combineer communicatie, adoptie en ondersteuning om medewerkers te motiveren en te begeleiden. Door de actie te koppelen aan bestaande projecten en risico’s zichtbaar te maken, ontstaat draagvlak en eigenaarschap.