Interview met Reynold Leming
Less data, less damage
Tekst Jos Arends
Jos Arends is archivaris van waterschap Drents Overijsselse Delta en docent bij GO opleidingen en het Leerhuis Informatiehuishouding
‘Digitale rommel is net zo belastend als fysieke rommel,’ zegt Reynold Leming. Met die stelling plaatst de Britse informatiemanagement-expert duurzaamheid midden in de bestuurskamer. Zijn boodschap: informatiespecialisten hebben meer invloed op de ecologische voetafdruk van organisaties dan ze vaak beseffen.
Reynold Leming is vicevoorzitter van het Britse informatiemanagementnetwerk IRMS en directeur en oprichter van Informu Solutions. Hij heeft ruim 25 jaar ervaring binnen informatiemanagement, met een specialisatie in informatiebeheer, digitale archivering en compliance. De laatste jaren is daar een urgente dimensie bijgekomen: duurzaamheid. ‘Wat me triggerde was het besef dat data een fysieke voetafdruk heeft,’ vertelt hij. ‘Opslag, back-ups, datacenters — het vergt allemaal stroom en infrastructuur. Veel organisaties realiseren zich niet hoeveel digitale ballast ze meeslepen.’
Vier aspecten
Als je met duurzaamheid aan de slag wilt, moet je je richten op vier aspecten, aldus Leming. ‘Allereerst is het de productie en het gebruik van elektriciteit om datacenters en lokale serverruimtes van stroom te voorzien. En vergeet daarbij ook niet alle andere IT- en netwerkapparatuur. Ten tweede is het ook de koeling. Die is nodig voor datacenters en dat zorgt dus ook voor een hoger waterverbruik, enzovoort. Ten derde gaat het om de eigenlijke apparatuur. Mede door AI is er een groeiende behoefte aan krachtigere computers voor snellere chips. En tot slot is er het feit dat die computers en elektronische apparatuur tot 60 verschillende zeldzame metalen en aardelementen kunnen bevatten. Er is een eindige voorraad daarvan, en hoe meer computers we maken zonder te recyclen, hoe kleiner de voorraad natuurlijke grondstoffen op aarde wordt.’ Op welke manieren heeft duurzaamheid een plek gevonden in het informatiemanagement en archiefbeheer in het Verenigd Koninkrijk (VK)? ‘Het is begonnen binnen de context van bredere SDG- en ESG-doelstellingen (in 2004 geformuleerd door de Verenigde Naties), maar je ziet nu dat steeds meer instellingen, vooral in de publieke sector, duurzaamheid expliciet opnemen in hun informatiebeleid. Dat gebeurt via audits, aangepaste bewaartermijnen, lifecycle management en bewustwordingstrainingen voor medewerkers. Er is bovendien veel aandacht voor duurzame cloudoplossingen en voor het reduceren van digitale legacy.’
SDG staat voor Sustainable Development Goals, oftewel Duurzame Ontwikkelingsdoelen. Dit is een set van 17 wereldwijde doelen die in 2015 door de Verenigde Naties zijn vastgesteld om voor 2030 grote mondiale uitdagingen aan te pakken, zoals armoede bestrijden, klimaatverandering tegengaan en eerlijke economische groei stimuleren. ESG staat voor Environmental, Social & Governance. Dit is een raamwerk dat gebruikt wordt om de duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid van ondernemingen te beoordelen op drie vlakken.
Hij noemt een concreet voorbeeld van hoe duurzaamheid in de praktijk wordt geïntegreerd. ‘Bij een lokaal overheidsorgaan waar ik recent bij een migratietraject was betrokken, hebben we tijdens de voorbereiding op een cloudmigratie het hele digitale archief gescreend. Door bewaartermijnen consequent toe te passen en dubbele bestanden te verwijderen, wisten we de data-opslag met ruim 40 procent te verkleinen. Dat leverde niet alleen kostenbesparing en betere systeemprestaties op, maar het droeg direct bij aan de klimaatdoelen van de organisatie. Zulke trajecten maken inzichtelijk dat duurzaamheid geen extraatje is, maar hand in hand kan gaan met efficiency en risicobeheersing.’
‘DUURZAAMHEID KAN HAND IN HAND GAAN MET EFFICIENCY EN RISICOBEHEERSING’
Reynold Leming
Wat zijn volgens Leming de belangrijkste lessen van de Britse aanpak? ‘De eerste is: maak duurzaamheid expliciet onderdeel van informatiemanagementbeleid en niet iets dat toevallig meeloopt. Daarnaast werken we in het VK steeds vaker met geïntegreerde beleidsafspraken tussen informatiemanagers, IT en duurzaamheidsfunctionarissen. Dat voorkomt dat cloudmigraties of digitaliseringsprojecten achteraf alsnog een onnodig zware ecologische voetafdruk hebben. Verder wordt er geëxperimenteerd met richtlijnen over het minimaliseren van digitale duplicaten en het actief afbouwen van oude systemen. Ook zie ik dat duurzaamheid steeds vaker meeweegt in aanbestedingen van digitale diensten en opslagvoorzieningen. Dat is iets waar de Nederlandse overheid snel werk van zou kunnen maken.’
Milieubelang
Een interessante vraag is hoe je binnen duurzaam informatiemanagement het milieubelang in balans houdt met de noodzaak om informatie duurzaam toegankelijk en integer te bewaren, bijvoorbeeld bij de keuze voor energie-efficiëntere opslagformaten. Leming erkent dat dit een van de spanningsvelden is binnen het vak. ‘Als je een format kiest zoals JPEG 2000 in plaats van TIFF omdat het minder opslagruimte vergt, moet je wel zeker weten dat de leesbaarheid en authenticiteit van de informatie over decennia gegarandeerd blijven. Daarom is het essentieel om bij zulke keuzes internationale standaarden en metadata-eisen te volgen en scenario’s voor migratie en conversie te voorzien.’ In het VK ziet hij steeds vaker dat duurzaamheidseisen niet los worden gezien van preserveringsnormen, maar juist geïntegreerd worden in duurzaamheids- en archiefstrategieën. ‘De oplossing zit in het kiezen van formaten en opslagmethodes die zowel energiezuinig als toekomstvast zijn en daarin transparant verantwoording afleggen.’
‘ESG-DOELSTELLINGEN WORDEN EEN VAST ONDERDEEL VAN INFORMATIEMANAGEMENTBELEID’
Strategische invloed
Naast beleid en techniek ligt volgens Leming de sleutel vooral bij de informatieprofessionals zelf. ‘We moeten ons bewust zijn van onze strategische invloed. Informatiemanagement is geen administratieve bijzaak — het is een discipline die directe impact heeft op de digitale voetafdruk van organisaties. Dat vraagt om lef om duurzaamheid te agenderen, collega’s uit te dagen en bestuurders te adviseren over wat wel en niet zinvol is om te bewaren.’ Vorig jaar begon het Nationaal Archief in Londen met het organiseren van carbon literacy-trainingen voor archieven. En op hun website komt steeds meer informatie over duurzaamheid beschikbaar. ‘Dat is een goede ontwikkeling.’
Gedragsverandering
Die bewustwording is essentieel, benadrukt Leming. ‘Zolang mensen denken dat digitale opslag gratis is, verandert er weinig. Maar zodra je inzicht geeft in de ecologische kosten, komt er gedragsverandering.’ Leming ontwikkelde met Informu een toolkit om je volwassenheid in digitale duurzaamheid te meten. Daarin focust hij allereerst op de volwassenheid van de organisatie op het gebied van digitale duurzaamheid op de onderdelen strategie, uitwerking van de strategie, de toetsing, de ict-infrastructuur, eigenaarschap, datareductie en -beperking en bewustwording in de organisatie. ‘En als je opslag van data eerlijk wilt meten, houden we in ons model rekening met de dataomvang, het opslagtype, de efficiëntie van de opslag en de locatie van de opslag. Een e-mailserver van 30 GB, opgeslagen in de cloud als hot storage bij een hyperscale cloud provider met een datacentrum in Ierland levert een andere CO2-impact op dan een e-mailserver met dezelfde omvang, maar on premise en cold storage opgeslagen in Nederland.’
Toekomst
Over de toekomst van informatiemanagement en duurzaamheid is Leming duidelijk. ‘De komende 10 jaar worden ESG-doelstellingen een vast onderdeel van informatiemanagementbeleid. Net zoals we nu security, privacy en archivering standaard meenemen in informatiestrategieën, gaan we dat ook doen met duurzaamheid. Het is niet langer optioneel. En dat is terecht.’
