Alles is niets

Het praktisch gevolg is dat op alle informatie dezelfde regels van toepassing zijn, zoals in beheer nemen, voorzien van een bewaar­termijn en het opstellen van een verklaring bij vernietiging. Dat maakt het lastig om grip te krijgen op de informatie­huishouding. Bovendien kan het organisaties gemak­zuchtig maken. Ze hoeven zelf niet na te denken over de waarde van hun informatie, maar zijn vooral gericht op de vraag wat er moet van de Archiefwet. De reflex is dan al snel: alles in beheer nemen. Dat kan weer leiden tot dossiers die vervuild raken met triviale e-mails. Het ACOI vatte het kernachtig samen in haar rapport: Alles is niets.2 Het advies: focus de beheerinspanningen op de informatie die er echt toe doet. Organisaties moeten dan expliciet afwegen welke informatie wel waarde heeft voor organisatie en samenleving en vooral ook welke niet.

Wie bepaalt?

Intussen instrueren organisaties hun medewerkers wel met interne richtlijnen. Daarin staat dan bijvoorbeeld dat de relevante mails moeten worden opgeslagen. Maar wie bepaalt wat relevant is, oftewel wanneer een dossier volledig genoeg is? En hoe voorkom je dat een afweging achteraf wordt betwist? Een suggestie voor meer duidelijkheid: bij de meest strategische processen kun je kiezen voor alles bewaren. Dat sluit aan bij de systematiek waarbij alle e-mails en chatcommunicatie van topfunctionarissen worden bewaard.3 Zij zullen ten slotte vaak betrokken zijn bij processen waarover bijvoorbeeld Woo-verzoeken te verwachten zijn. Dan helpt het als alle informatie al in beheer is, zodat ad-hoczoekslagen in mailboxen of chatapplicaties voorkomen kunnen worden. Bij primaire (uitvoerende) processen zouden de proces­verantwoor­delijken kunnen bepalen wanneer een dossier compleet is. Daar hoeft misschien niet elk mailtje in. De selectielijst is het instrument om te verantwoorden hoelang informatie wordt bewaard. Waarderingen worden toegekend aan bijvoorbeeld processen en gelden dan voor alle informatie gerelateerd aan dat proces. Soms wordt nog wat onderscheid gemaakt en bijvoorbeeld aangegeven dat eindproducten blijvend worden bewaard en overige neerslag na een aantal jaar wordt vernietigd. Maar er wordt in de selectielijst niet of nauwelijks aangegeven welke informatie überhaupt niet in beheer wordt genomen, bijvoorbeeld in lijn met interne richtlijnen. Deze richtlijnen zijn daardoor niet kenbaar voor anderen dan de organisatie zelf en onttrekken zich aan het proces van belangenafweging dat van toepassing is op de selectie­lijst. Waarom de selectielijst ook niet gebruiken om te verantwoorden wat niet in beheer wordt genomen en dus verwijderd mag worden, zonder verklaring van vernietiging? Dat geeft de buitenwereld meer duidelijk­heid over hoe de overheid (of andere organisaties die onder het bereik van de Archiefwet vallen) deze afwegingen maakt. Concreet zou dat betekenen dat in de selectielijst ook de interne richtlijnen of criteria over wat niet op te slaan worden opgenomen en/of welke functionaris dat afweegt. Een goed voorbeeld: de VNG nam in haar selectielijst (2020) op dat concepten zonder formele rol of status niet bewaard hoeven te worden.4

Juiste plek voor informatie

Wat je wel wilt bewaren, hoort op een geschikte locatie, zoals een DMS, SharePoint of gestructureerde netwerkschijf of in een (beheerde) primair-procesapplicatie. Outlook is geen opslagplaats voor de lange termijn. Is het niet een idee om e-mails ouder dan een paar maanden automatisch te verwijderen? Bewust nadenken over de relevantie van data biedt nog een voordeel. Organisaties kunnen informatie die direct toegankelijk moet zijn dan opslaan op hot storage, die continu online staat. Wat echter zelden wordt geraadpleegd kan op cold storage, die niet continu online staat en daardoor kosten en energie bespaart. Dat kun je niet als individuele medewerker inrichten, maar wel bespreken op organisatieniveau met je ict-dienstverlener.