In het papieren tijdperk was de logica overzichtelijk. De postbode bracht de brief. Wie zekerheid wilde, koos voor een aangetekende zending. Het ontvangst­bewijs leverde het onomstotelijke bewijs dat de brief verzonden en ontvangen was. Het adagium “wie stelt, bewijst” betekende concreet dat de overheid moest aantonen dat een besluit de burger daadwerkelijk had bereikt. Dat bewijs lag vast in materiële vorm: de handtekening voor ontvangst gaf juridische zekerheid en bood bescherming aan de burger.

Andere gedaante

Met de nieuwe wet verandert dit principe ingrijpend. Digitale beschikbaarstelling geldt voortaan als bekendmaking, waarmee de verantwoordelijkheid van de overheid niet verdwijnt, maar zich in een andere gedaante aandient. De overheid moet nu kunnen aantonen hoe het proces van verzending en notificatie is verlopen. Het gaat niet langer om een fysiek bewijsstuk, maar om digitale sporen: transactielogs, notificatieregistraties en archiverings­systemen die samen de juridische legitimiteit dragen. Daarmee blijft de bewijslast bij de overheid, maar de vorm van dat bewijs is complexer en kwets­baarder geworden. Juist in dit nieuwe speelveld ontstaan spanningen. Wat gebeurt er wanneer notificaties niet doorkomen of systemen tijdelijk haperen? In theorie kan de overheid volstaan met de stelling dat het bericht beschikbaar was, maar als zij niet kan aantonen dat de burger daadwerkelijk in de gelegenheid is gesteld om kennis te nemen, raakt de rechtszekerheid beschadigd. De wet versterkt dus niet automatisch de positie van de overheid; zij legt juist een zwaardere plicht op om het digitale proces sluitend te documenteren en duurzaam te archiveren.

Bloot

Die verplichting legt een dieper bestuurlijk vraagstuk bloot. Veel overheidsorganisaties zijn ingericht volgens procesgericht werken, waarbij elke afdeling het eigen domein beheert en bewaakt. Dit biedt overzicht en beheersbaarheid, maar kent ook duidelijke schaduwkanten: medewerkers voelen zich vaak primair verantwoordelijk voor hun eigen processtap, zonder oog voor de bredere keten waarin dat proces is ingebed. Daardoor ontstaat de vraag wie de procesoverstijgende opgaven bewaakt die juist cruciaal zijn voor de rechtsstatelijke legitimiteit. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer trekt immers dwars door deze silo’s heen. Bekendmaking, bewijsvoering en archivering vormen geen losse schakels, maar een ononderbroken keten die alleen in samenhang functioneert. Wanneer eigenaarschap diffuus blijft en niemand zich werkelijk verantwoordelijk voelt voor het geheel, ontstaan grijze zones die direct de legitimiteit van besluiten ondermijnen. De wet maakt duidelijk dat interne optimalisatie niet volstaat: alleen integrale regie en bestuurlijk eigenaarschap kunnen de samenhang waarborgen en publieke waarden als rechtszekerheid en transparantie daadwerkelijk borgen. Archivering vormt in dit geheel wellicht de meest onderschatte opgave. Documenten opslaan volstaat niet; archivering in juridische zin vereist dat het hele proces wordt vastgelegd, inclusief besluit, metadata, notificaties en ontvangstbewijzen. Pas in hun samenhang vormen deze elementen een overtuigend bewijs. Daarmee wordt een nieuw terrein zichtbaar: waardering en selectie. Niet langer is uitsluitend het document archiefwaardig, maar ook het proces waarmee het tot de burger is gebracht. In bezwaar- of klachtprocedures kan de wijze van bekendmaking net zo zwaar wegen als de inhoud van het besluit, waardoor het proces zelf onderdeel van het dossier wordt en duurzaam bewaard moet blijven.

Culturele omslag

Deze ontwikkeling stelt archiefinstellingen en archiefprofessionals voor een fundamentele uitdaging. Waar hun expertise traditioneel lag bij papier en statische dossiers, gaat het nu om dynamische digitale processen die direct bewijswaarde hebben. Welke gegevens moeten verplicht worden bewaard, in welk systeem horen zij te worden vastgelegd, en hoelang? Kunnen archiefinstellingen dit tempo bijhouden, of gaan de veranderingen sneller dan de beroepspraktijk kan absorberen? Het zijn vragen die het vakgebied dwingen zichzelf opnieuw uit te vinden en zich te positioneren als strategische partner in de digitale rechtsstaat. De gevolgen reiken verder dan systemen en archieven. Ook de bemensing van de overheid staat ter discussie. Juristen moeten leren denken in digitale bewijsvoering en begrijpen hoe systemen bewijs genereren. Informatieprofessionals moeten uitgroeien tot bruggenbouwers die wetgeving en techniek met elkaar verbinden. Archivarissen moeten hun rol opnieuw uitvinden door het proces zelf als archiefwaardig te erkennen. En uitvoeringsmedewerkers moeten digitale alertheid ontwikkelen: het signaleren en opvolgen van elektronische berichten is geen randvoorwaarde meer, maar een kerntaak. Dit alles vraagt om een culturele omslag waarin digitale geletterdheid, multidisciplinaire samenwerking en procesoverstijgend eigenaarschap de kern vormen van professioneel handelen.