Vraag eens aan verschillende collega’s hoe het zit met hun kennis van informatiehuishouding en het enthousiasme zal er in de meeste gevallen niet van afspatten. Vraag ze vervolgens of ze een kennisspel willen spelen waarbij ze het tegen hun collega’s opnemen en ze ook nog iets kunnen winnen en de ambitie laait op. Er is bij een enkeling zelfs een kleine fonkeling in de ogen te ontdekken, alsof ze willen zeggen: Let’s play the game! Bij JenV dachten wij ruim 5 jaar geleden: waarom niet beide combineren? Kennis over de informatie­huishouding overbrengen op een ontspannen en een mild competitieve wijze om bij de collega’s het i-bewustzijn te vergroten. De i-pijler, naast i-vaardigheid en i-discipline, waar we bij JenV al bijna 10 jaar actief aan werken.

Triviant

Als je het hebt over een kennisspel dat bijna iedereen wel kent, roep je al snel Triviant. Zo is destijds het eerste idee ontstaan. We zijn gestart met het bedenken van verschillende vragen en het verzamelen van feitjes en weetjes om het spel inhoud te geven op het gebied van informatie­huishouding. De grootste uitdaging hierbij was niet alleen genoeg vragen bedenken maar vooral ook zorgen dat de antwoorden niet te technisch of vakinhoudelijk worden. Het moet immers wel aansluiten op de wereld van de gemiddelde ambtenaar die weliswaar dagelijks te maken heeft met informatie maar informatie­huishouding niet als primair werkgebied heeft. Naast kennisvragen hebben we ook vragen bedacht waarvan je weet dat deze een discussie uitlokken. Voor de deelnemers is het winnen van de prijs het doel maar voor de spelleider gaat het vooral om een goed gesprek voeren met als bijvangst zo veel mogelijk kennis overbrengen om het bewustzijn te vergroten.

Gekleurde pionnen

Net als in het originele spel is er een spelbord met gekleurde vlakken, gekleurde pionnen om mee over het bord te lopen, kun je taartpuntjes verdienen met goed beantwoorde vragen en is er een dobbelsteen om te bepalen hoeveel stappen er gezet mogen worden. Een tip: zeg niet dat diegene die het hoogste gooit begint want de dobbesteen vliegt dan tegen het plafond aan! In dit spel staan de vragen en de juiste antwoorden niet op kaartjes maar op een lijst die de spelleider gebruikt om de vragen te stellen. De spelleider bepaalt bij een verkeerd antwoord of het juiste antwoord meteen gegeven en besproken wordt of dat deze vraag later in het spel nog een keer terug kan komen. Dit is mede afhankelijk van de beschikbare tijd en het aantal deelnemers.

Summerschool

De eerste keer dat we het spel speelden, was in 2019 tijdens de Summerschool. Een klein groepje ambtenaren stelde zich destijds vrijwillig beschikbaar als proefkonijn. Als ik enkele deelnemers van toen nu vraag wat ze ervan vonden, zijn ze nog steeds enthousiast. Dat kan overigens ook te maken hebben met de aanwezigheid van de limonade en de zoutjes; die horen natuurlijk bij een gezellige spelletjesmiddag. Toch is er ook inhoudelijk veel blijven hangen van wat we die middag bespraken. In die eerste versie hadden we nog niet genoeg vragen verzameld om echte categorieën te vormen. Inmiddels is het spel echter zo doorontwikkeld dat we de vragen wel kunnen indelen. De groene vragen gaan over de applicaties waarmee we werken; systemen waarin je informatie aanmaakt, bewerkt, opslaat en deelt. Denk bijvoorbeeld aan de vraag: is een e-mail in Outlook duurzaam toegankelijk opgeslagen? De gele categorie richt zich op het werk dat je dagelijks uitvoert en de informatie die je daarbij creëert. Oranje gaat over beveiliging, en rood over de regels rondom informatiehuishouding. Bijvoorbeeld: staat in de Archiefwet hoelang informatie bewaard moet blijven? De paarse categorie behandelt hoe je als medewerker kunt bijdragen aan een volwassen informatiehuishouding. Tot slot gaan de blauwe vragen over feitjes en leuke wetenswaardigheden, zoals: hoe vaak moet je informatie laten overschrijven om deze echt te vernietigen?

Taartpuntjes

Als na de speelduur van anderhalf uur meerdere teams evenveel taartpuntjes hebben verzameld, komen de eindvragen aan bod. Hierbij kun je afspreken dat niet alleen het juiste antwoord telt, maar dat ook het team dat het dichtst in de buurt komt, wint. Voorbeelden daarvan zijn: binnen hoeveel tijd moet een datalek gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens? Of: welk land heeft een Archiefwet die bijna gelijk is aan die van Nederland? Het team dat uiteindelijk het taartje als eerste vol heeft, de meeste taartpuntjes heeft verzameld of de eindvraag het beste heeft beantwoord, wint een prijs: een kleine beker, een medaille of misschien zelfs een echt taartje.