‘Hele wereld achter het archief’
Organisatie: Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) Begonnen op: maart 2025 Functie: informatiebeheerder
Tekst Eric Kokke
Eric Kokke is redactielid Od
Beeld COA
Het informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s, In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen in het vakgebied. In deze aflevering is het woord aan Jessica Daniëls.
Begonnen?
‘Via een bekende binnen de organisatie werd ik gewezen op de vacature voor informatiebeheerder. Het was iets anders dan mijn vorige functies, maar het sprak me meteen aan. Juist omdat het werk zo gestructureerd en zorgvuldig is. Ik besloot te solliciteren en na het eerste gesprek was er direct een klik van beide kanten. Nu werk ik dus als informatiebeheerder bij het COA. Samen met mijn team zorg ik ervoor dat de informatie (onder andere bewonersdossiers) die door onze locaties wordt verstuurd volgens de wettelijke archiefeisen wordt gedigitaliseerd, beheerd en toegankelijk gemaakt voor iedereen die ermee werkt. Denk aan het COA zelf, maar ook aan onze partners binnen de vreemdelingenketen. Daarnaast zorgen wij ervoor dat documenten op het juiste moment worden bewaard of vernietigd volgens de vastgestelde selectielijst. Ook help ik als informatiecoach mijn collega’s op de locaties om hun (online) archief zo goed mogelijk op orde te houden en het belang daarvan in te laten zien. Zo zorgen we er samen voor dat informatie betrouwbaar, vindbaar en duurzaam toegankelijk blijft.’
Passie?
‘Wat mij erg aanspreekt in dit vak is dat het draait om orde scheppen in informatie. Geen dag is hetzelfde, want je bent bezig met digitaliseren, verwerken van verschillende soorten documentatie en het ondersteunen van collega’s op de locaties. Er zijn zoveel soorten documenten waardoor het soms ook voor ons nog lastig is om te bepalen hoe wij er het beste mee om kunnen gaan. Dat maakt het juist interessant! Het geeft voldoening om te weten dat goed informatiebeheer ervoor zorgt dat belangrijke gegevens snel vindbaar en betrouwbaar zijn.’ ‘Wat minder vind ik wel de enorme hoeveelheid regels en uitzonderingen, die er soms zijn. Dit is weleens overweldigend. Ook zijn wij niet altijd even zichtbaar binnen de organisatie, terwijl het op orde hebben van de informatie zo belangrijk is! Tegelijkertijd is dat wel weer de leuke uitdaging om het vakgebied beter op de kaart te zetten.’
Verwondering?
‘In het begin verbaasde ik mij erover hoeveel er eigenlijk komt kijken bij het goed verwerken van zowel nieuw als oud archief. Er zit echt een hele wereld achter, die ik eerder ook niet kende! Door goede samenwerking binnen het team merk ik dat we grote stappen kunnen zetten in het op orde hebben en houden van ons archief.’ ‘Ik vind dat we op het gebied van zichtbaarheid en communicatie nog wel kunnen groeien. We zijn daarom bezig om onszelf beter te presenteren binnen de organisatie, zodat collega’s weten wat we doen en hoe we hen kunnen helpen. Daar werk ik actief aan mee.’
Advies?
‘Laat je niet afschrikken door de vele regels en vaktermen. Als je nieuwsgierig bent, gestructureerd kunt werken en oog hebt voor detail, dan is dit een ontzettend boeiend vak. Je leert elke keer weer iets nieuws en je werk heeft echt impact.’
