Onze ambitie is vertaald naar het programma Informatie op Orde (IOO). In deze context zijn wij als dienst gestart met een aanpak gericht op deskundigheidsbevordering en bewustwording rondom informatiehuishouding. Hoewel er binnen de organisatie al langer initiatieven waren om de informatiehuishouding te verbeteren, ontbraken daarvoor vaak de benodigde middelen en bestuurlijke aandacht. Het rapport Ongekend onrecht gaf ons de noodzakelijke rugwind om deze inspanningen te versterken en structureel te verankeren. We zagen dat medewerkers zich onvoldoende bewust waren van hun rol in het verantwoord omgaan met informatie. Daarom hebben we in 2022 besloten om via een projectmatige aanpak deze bewustwording te vergroten. Strategisch kozen we voor een gefaseerde aanpak: klein beginnen met onboarding van nieuwe Belastingdienstmedewerkers en IHH-professionals, en vervolgens opschalen naar bredere doelgroepen.

Weerstand overwinnen

We merkten dat informatiebeheer c.q. informatiehuishouding vaak als “iets van anderen” werd gezien. Bij medewerkers was er soms onbekendheid of verwarring over begrippen als archiveren, metadata en selectielijsten. Bij het management ontbrak soms urgentie. Onze aanpak was om het onderwerp te koppelen aan herkenbare werkprocessen en het gesprek aan te gaan: wat betekent informatiehuishouding voor jouw werk? Daarbij benadrukken we ook het bredere belang: de informatie waarmee medewerkers werken heeft directe impact op burgers en bedrijven, en speelt een rol in politieke en maatschappelijke verantwoording, bijvoorbeeld richting media en toezichthouders. Om het draagvlak binnen de organisatie te vergroten, zetten we daarnaast in op zichtbaarheid, intervisie en het versterken van ambassadeurschap.

Concrete initiatieven die het verschil maken

De vertaling naar de praktijk kreeg vorm via een breed scala aan initiatieven. Tijdens de onboarding van nieuwe medewerkers werden een welkomstgids en flyer ontwikkeld, en maandelijks wordt bij “Kijkje in de Keuken” een presentatie verzorgd waarin we een link leggen met de nieuwe ambtseed. Voor IHH-professionals organiseerden we landelijke bijeenkomsten, kennis- en werksessies en intervisies. Daarnaast werken we samen met het Leerhuis Informatiehuishouding. We hebben een speciaal curriculum ontwikkeld dat de IHH-professional ondersteunt in hun vakmanschap, met aandacht voor uniforme werkwijzen en kennis van relevante wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, Woo, AVG en BIO. Praktische hulpmiddelen maken het verschil in het dagelijks werk: informatiebladen, gebruikerskaarten en infographics over archiveren, vernietigen en e-mailgebruik. Thematische intranetpagina’s bieden toegankelijke informatie en tools voor alle medewerkers. Een speciale toolkit voor leidinggevenden bevat handvatten voor het gesprek over informatiehuishouding binnen teams. Een bijzonder initiatief is de campagne Bewust Bewaren - dat doen we samen, een samenwerking met het programma IOO BD, gericht op bewustwording rond archivering en informatiehuishouding. Daar is een spel uit voortgekomen dat is gepresenteerd op het Leiderschapsfestival, waar wij ook aan hebben deelgenomen. Om de effectiviteit van de campagne te monitoren, heeft Motivaction in 2024 een 0-meting uitgevoerd. Eind 2025 volgt een 1-meting, waarmee we inzicht krijgen in de voortgang en waar nodig kunnen bijsturen. Onderdeel van deze campagne is ook een reeks artikelen op het intranet van de Belastingdienst, waarin we het belang van goede informatiehuishouding vanuit verschillende invalshoeken belichten.

Succes in cijfers en feedback

De inspanningen beginnen zichtbaar resultaat op te leveren. We zien dat medewerkers vaker vragen stellen over bijvoorbeeld archivering en selectielijsten. Er is meer bewustzijn over het belang van metadata en het juist opslaan van documenten. Ook bij onboarding is informatiehuishouding nu een vast onderdeel. Het gedrag verandert geleidelijk: van reactief naar proactief omgaan met informatie. Daarnaast merken we dat medewerkers ons steeds gemakkelijker weten te vinden. Dat vergroot de herkenbaarheid van onze dienst en maakt het contact laagdrempeliger, iets wat we als zeer positief ervaren. Om bij te sturen en de effectiviteit te waarborgen, proberen we de effecten op verschillende manieren te meten. Deelname aan leeractiviteiten en e-learnings via het Leerhuis geeft inzicht in bereik en betrokkenheid. Feedback uit intervisies en bijeenkomsten levert kwalitatieve informatie op over behoeften en ervaringen. Resultaten uit de i-Controlmonitor en evaluaties van onboarding en communicatiecampagnes worden nauwgezet gevolgd. Per fase wordt een PDCA-cyclus doorlopen voor bijsturing op tijd, geld, kwaliteit en impact. Onderzoeksbureau Motivaction monitort ook kennis, kunde, houding en gedrag onder medewerkers, zodat wij op basis van de uitkomsten gericht kunnen bijsturen en onze aanpak verder kunnen aanscherpen.

Van uitvoerder naar gewaardeerde partner

De afgelopen jaren hebben we onze positie binnen de organisatie merkbaar weten te versterken. Het team is zichtbaarder geworden als dienstverlener op het gebied van informatiehuishouding. We worden vaker betrokken bij verandertrajecten en implementaties, en onze expertise wordt erkend. Deze ontwikkeling heeft de afdeling getransformeerd van een ondersteunende dienst naar een gewaardeerde sparringpartner, wiens inbreng wordt gezocht bij strategische beslissingen rondom informatiemanagement. We hebben intensief samengewerkt met IHH-professionals van diverse dienstonderdelen van de Belastingdienst, de Woo, het programma IOO BD, onze kadersteller (IV&D/CDO) en het Leerhuis. Onze rol was vaak verbindend: we brachten inhoudelijke expertise in, faciliteerden formats en sjablonen, en hielpen bij het vertalen van beleid naar de praktijk. Dankzij heldere afstemming en gezamenlijke doelen verliep de samenwerking goed. Een recent voorbeeld is het Bewust Bewaren spel, ontwikkeld door het programma IOO BD, waarbij wij inhoudelijk hebben meegekeken en actief hebben bijgedragen. Dit spel biedt leidinggevenden en teams een laagdrempelige en interactieve manier om in zeven stappen hun informatiehuishouding te verbeteren. Het stimuleert het goede gesprek, leidt tot concrete werkafspraken en is bovendien leuk om te doen. In oktober start een pilot op locatie, gevolgd door een landelijke uitrol in november 2025 en in 2026. Tijdens het Leiderschapsfestival konden leidinggevenden al kennismaken met het spel via een proeverij.

Doorontwikkeling en volwassenheid

De komende jaren brengen nieuwe uitdagingen en kansen. Er stroomt een nieuwe groep IHH-professionals in binnen de Belastingdienst. Wij dragen actief bij aan hun ontwikkeling via het strategisch ontwikkelplan, met aandacht voor onboarding, leerlijnen en praktische ondersteuning. Zo versterken we vakmanschap en positionering van deze professionals. Daarnaast blijven we bijdragen aan de doorontwikkeling van de informatiehuishouding, onder andere via de leergang, nieuwe wetgeving zoals de Archiefwet, en de mogelijke uitrol van M365. We zetten in op digitale leermiddelen en maatwerk per doelgroep. Ook onderzoeken we hoe we meer kunnen samenwerken met andere ministeries, zodat we van elkaar kunnen leren en kennis kunnen uitwisselen. Deze inzet sluit aan bij de ambitie van de Belastingdienst om in 2026 de informatiehuishouding op orde te hebben. Via campagnes en ondersteuning dragen we bij aan de strategische prioriteit “de basis op orde”, en aan de rijksbrede doelstelling om een volwassenheidsniveau tussen 3 en 4 te behalen.