Informatie speelt een rol in alles wat we doen, maar de verantwoordelijkheid ervoor ligt bij verschillende teams. Ons team Informatiebeheer valt onder het domein Bedrijfsvoering, terwijl het team Informatiemanagement onder Sociaal en Dienstverlening valt. Dat lijkt op het eerste gezicht onhandig, maar het is juist een interessant vertrekpunt voor samenwerking. Ons team Informatiebeheer bestaat grotendeels uit nieuwe adviseurs met verschillende achtergronden — van retail en grafisch ontwerp tot informatiemanagement. Die mix zorgt voor een frisse blik. Zelf heb ik eerder als informatiemanager gewerkt, en dat helpt mij om de taal van informatiemanagement beter te begrijpen. Niet iedereen in het team heeft die ervaring, dus we investeren veel in kennisontwikkeling. We volgen opleidingen en interne trainingen om ervoor te zorgen dat we allemaal dezelfde basis hebben.

Water

Voordat we dieper ingaan op de samen­werking binnen de organisatie, eerst wat context. Water loopt als een blauwe draad door de Vlaardingse geschiedenis. Via de zee bracht het handel, visserij en voor­spoed. Niet voor niets worden Vlaardingers liefkozend haringkoppen genoemd. Deze sterke identiteit komt ook terug in de manier waarop we in de organisatie plannen maken: in onze iVisie wordt bijvoorbeeld gesproken over vaarroutes: onze ontwikkelpaden. Binnen die iVisie zijn zeven vaarroutes uitgestippeld. Voor Informatie­beheer zijn vooral de volgende vier van belang: iProcessen op orde, iOrganisatie in haar kracht, Data op orde en Documenten op orde. Op deze sporen is ons team nadrukkelijk aangehaakt. Wat deze visie bijzonder maakt, is dat archiving by design het uitgangspunt vormt. Daarmee wordt informatiebeheer niet pas achteraf, maar vanaf het begin meegenomen in de inrichting van processen en systemen.

Op orde

De vaarroute Documenten op orde heeft enkele concrete doelen:

• Alle documenten zijn voorzien van metadata.
• Er is inzicht in de kwaliteit van informatie, en in het bijzonder van documenten.
• Alle documenten worden opgeslagen op aangewezen locaties, inclusief de publicatievoorziening van de Wet open overheid.
• Over te dragen documenten zijn daadwerkelijk overgedragen.
• Documenten die vernietigd moeten worden, zijn ook vernietigd.

Het model van de VNG uit de Handreiking Grip op Informatiebeheer vormt voor ons het uitgangspunt om informatiebeheer in Vlaardingen naar een hoger niveau te tillen. Om dat te bereiken, hebben we als team verschillende stappen gezet. Zo passen we het DSP (Documentair Structuurplan) toe op alle processen in de organisatie en leggen we koppelingen tussen het procesregister, het applicatielandschap en het DSP. We zijn gestart met gesprekken met de procesanalisten die alle gemeentelijke processen op de GEMMA-kaart plotten. Daarbij is afgesproken dat bij elke procesuitwerking direct wordt gekeken naar de bijbehorende B-nummers. Hierdoor ontstaat niet alleen inzicht in waar processen zich bevinden en wie verantwoordelijk is, maar groeit ook de kennis van de eigen processen binnen de organisatie.

Vruchten

Deze inhaalslag van de afgelopen 2 jaar heeft ervoor gezorgd dat we als organisatie een flinke verbeterslag hebben gemaakt op het gebied van informatiebeheer. Deze manier van werken werpt nu al vruchten af. We hebben direct inzicht in waar documenten binnen afdelingen worden beheerd, wat we verwerken in de iNavigator. Daarnaast vergroten we de kennis bij medewerkers over de waarde van documenten en de bijbehorende bewaartermijnen. Ook kunnen we nu per proces aangeven welke documenten we verwachten, welke wet- en regelgeving hierop van toepassing is en wie verantwoordelijk is. Het doel is dat alle iNavigator-processen voor het einde van dit jaar volledig zijn uitgewerkt binnen de organisatie. Daarnaast zetten we de eerste stappen richting kwaliteitsmanagement, onder meer door het inrichten van steekproefsgewijze kwaliteitscontroles. Zo bouwen we gestaag aan een systeem voor kwaliteitszorg, dat voor 2026 is geagendeerd. Ons doel is om na de reorganisatie over te gaan op accountgesprekken binnen het nieuw op te richten kwaliteit- en adviesteam. Zodra de plotting van processen is afgerond, kunnen we op basis van risico­kwalificatie bepalen welke processen nog een kwaliteitsslag op het gebied van informatie­beheer nodig hebben. Want ja, er wordt nu ook veel zichtbaar dat verbeterd kan worden. In samenwerking met Informatie­management bekijken we vervolgens welke projecten moeten worden opgestart om dit op orde te brengen.