Weerstand ombuigen

Een van de grootste uitdagingen waar we als team mee te maken kregen, was dat informatie­beheer werd gezien als corvee in plaats van als een integraal onderdeel van het werk. Bovendien kwam informatie­beheer vaak onderaan het prioriteitenlijstje te staan bij drukke medewerkers. Het team heeft deze weerstand aangepakt met geduld als belangrijkste wapen. Gedragsverandering is immers geen kwestie van een nacht. Cruciaal was het om te achterhalen waar de weerstand vandaan kwam. Was de boodschap onduidelijk? Werkte de techniek niet mee? Zagen mensen het nut van informatiebeheer niet in? Door de oorzaken van weerstand te herkennen, kon het team gerichter optreden. Een aanpak met maatwerk bleek hierin essentieel. De afdeling Informatiebeheer heeft op meerdere fronten actie ondernomen om zichtbaarder te worden. Allereerst werd ingezet op intensievere communicatie via diverse kanalen, zodat collega’s de naam van de afdeling vaker voorbij zagen komen en wisten waar ze terechtkonden met vragen. Een bijzonder succesvol initiatief was de Roadshow langs alle managementteams. Tijdens deze bezoeken legden we uit wat informatiebeheer precies inhoudt, wat het nut ervan is, en deden we de oproep om informatiebeheer ook een gespreks­onderwerp te maken in teamgesprekken. Ook de fysieke aanwezigheid op verschillende locaties bleek waardevol. Hoewel de afdeling gevestigd is op het hoofdkantoor in Amstelveen, zijn er nog tien andere SVB-locaties door het hele land. Door regelmatig bij deze locaties langs te gaan, maakten we het team herkenbaar en toegankelijk voor alle medewerkers, ongeacht hun werkplek. Een structurele maatregel was de ontwikkeling van de BOMI E-learning (Bewust Omgaan Met Informatie), die verplicht is gesteld voor alle medewerkers op jaarbasis. Deze training draagt bij aan een basisniveau van bewustwording door de hele organisatie. De inspanningen hebben hun vruchten afgeworpen. In 2025 is er een grote verandering merkbaar in de vindbaarheid van de afdeling. Collega’s weten veel makkelijker de weg te vinden naar Informatiebeheer met vragen over waar informatie moet worden opgeslagen, hoe ze ervoor zorgen dat informatie lang genoeg bewaard blijft, of juist tijdig vernietigd wordt. Medewerkers zijn zich bewuster geworden van het belang van goed informatiebeheer en stellen actief vragen over hoe zij dit het beste kunnen aanpakken. Een concreet voorbeeld is dat medewerkers steeds vaker een link naar een document in Teams of SharePoint delen in plaats van een bijlage in een e-mail te versturen. Ze zien zelf de voordelen hiervan in. Onlangs hoorde een teamlid nog een collega van een andere afdeling zeggen: ‘Zo’n linkje vanuit Teams is veel handiger, dan heb je altijd de laatste versie. Het is vervelend als mensen bijlages sturen, dan weet je niet welke versie de juiste is.’ Dat zijn momenten waaruit blijkt dat de boodschap echt is overgekomen. Om de voortgang te monitoren, maakt de SVB gebruik van de Barometer, een kwartaalonderzoek naar medewerkerstevredenheid met een breed scala aan vragen en een hoge respons. Twee keer per jaar staan er specifieke vragen in over het omgaan met informatie, bijvoorbeeld of medewerkers weleens een link naar een document delen in plaats van een bijlage. Hoewel dit een vorm van zelfevaluatie is, geeft het wel een beeld van het gedrag van medewerkers en kunnen verschillende periodes met elkaar vergeleken worden. Door alle activiteiten is de afdeling Informatiebeheer veel zichtbaarder geworden. De Roadshow heeft niet alleen gezorgd voor bewustwording, maar ook voor een structurele verankering: bij iedere afdeling is een coördinator aangesteld die gekoppeld is aan een collega van Informatiebeheer. Dit zorgt voor korte lijnen. Naast de Bewust Omgaan Met Informatie (BOMI) E-learning heeft het team ook een BOMI Toolkit ontwikkeld voor leiding­gevenden. Ook is afgesproken dat iedere collega van Informatiebeheer twee dagdelen meeloopt bij een ander organisatie­onderdeel. Zo leert het team de eigen organisatie beter kennen, maar maken andere afdelingen ook kennis met de expertise en persoonlijkheden achter Informatiebeheer.

Blik op de toekomst

De komende jaren willen we met het team Informatiebeheer voortborduren op wat de afgelopen jaren is opgebouwd. Aangezien 2026 het laatste jaar is van het programma Open op Orde, zal de focus liggen op het zetten van gezamenlijke stappen, het leren van elkaar en het zorgen voor een soepele overdracht. Daarna moet Informatiebeheer sterk op eigen benen kunnen staan en een nog prominentere plek in de organisatie innemen. Bewust wordt de samenwerking opgezocht met andere afdelingen zoals Datagedreven werken, Informatie­beveiliging en Privacy, en AI. De belangrijkste les die we hebben geleerd, is dat verandering – en zeker gedrags­verandering – tijd nodig heeft. Soms wilden we te snel en verwachtten we ook te snel resultaat te zien. Het team heeft geleerd om goed na te denken over een bepaalde aanpak en de doelgroep en behoeftes goed in kaart te brengen, zodat daarop adequaat kan worden ingespeeld. Ook is gebleken hoe belangrijk het is om medewerkers juist en tijdig te informeren over veranderingen die gaan komen. Wil je mensen meekrijgen in een veranderproces, dan moet je ze goed voorbereiden.

Samenwerking op het snijvlak

De afgelopen jaren is er een goede samenwerking opgebouwd met afdelingen die op het snijvlak liggen met informatie­beheer. Er zijn periodieke overleggen met informatiebeveiliging en privacy, en met het endpointteam van Teams en SharePoint. Deze afdelingen trekken samen op bij trainingen en presentaties. Momenteel werken we aan een gezamenlijk portaal op het intranet waar alle informatie over informatiebeheer, informatie­beveiliging en privacy samenkomt. Met een centrale vindplaats voor informatie­gerelateerde zaken wordt het voor medewerkers zo toegankelijk mogelijk gemaakt. Daarnaast kijken wij, als team, actief naar afdelingen waarmee nog niet zoveel contact is, maar waar wij wel kansen zien voor toekomstige samenwerking.