Na de jaren van WordPerfect leek Microsoft Office een ideale partner. Brieven zagen er professioneel uit, rapporten kregen een strakke opmaak en met track changes konden we efficiënt samenwerken. Maar de verliefdheid verblindde ons. Wat begon als een handige tekstverwerker, groeide uit tot ons archief, onze database en ons kennismanagementsysteem. Dat was nooit de bedoeling, en daar ligt de kern van ons probleem.

Terugkerend patroon

De gevolgen zijn overal zichtbaar. Bij de Belastingdienst Toeslagen kostte het vierhonderd uur om een ouderdossier samen te stellen uit verspreide documenten in TVS, DAS, q-schijven, mailboxen en persoonlijke mappen. In Groningen bleken 250.000 documenten over aardbevingsschade verspreid over systemen, waardoor cruciale veiligheidsrapporten pas jaren later opdoken. Bij het UWV bleken duizenden WIA-dossiers incompleet omdat medische rapporten zoek waren. En in het FSV-schandaal kregen 30.000 burgers onterecht invorderingen doordat bezwaarschriften zoekraakten in de documentenchaos. Dit patroon keert steeds terug: documenten zonder metadata, verspreid over systemen, ontoegankelijk voor zoekmachines. Burgers betalen de prijs in de vorm van fouten, vertragingen en jarenlang onrecht.

Pogingen tot relatietherapie

We hebben geprobeerd het huwelijk te redden. SharePoint werd gepresenteerd als de oplossing, maar bleek vooral een dure cloud-variant van hetzelfde probleem. Documentbeheersystemen voegden lagen complexiteit toe zonder dat de kern veranderde. Mappenstructuren en bestandsnamen als Definitief_v3_final_echt_nu_wel.docx waren lapmiddelen. Metadata-plug-ins probeerden achteraf structuur te brengen, maar faalden zodra Microsoft een update uitrolde. Deze pogingen hadden een ding gemeen: ze hielden vast aan het document als fundament. Daarmee kozen we niet voor vernieuwing, maar voor symptoombestrijding.

Ecologische en financiële ravage

Naast de menselijke en bestuurlijke kosten is er een ecologische rekening. Een simpele tekstregel van elf bytes wordt in Word een bestand van bijna twaalf kilobyte – ruim duizend keer groter. Al die verborgen opmaak, fonts en stijlen nemen petabytes aan nutteloze ruimte in beslag. Bij honderden miljoenen documenten per jaar betekent dit een gigantische verspilling. Niet alleen opslagruimte, maar ook energieverbruik en CO₂-uitstoot. Terwijl we wereldwijd streven naar verduurzaming, vergroot onze documentverslaving juist de ecologische voetafdruk van de overheid. De financiële schade is nog groter. De hersteloperatie van de toeslagenaffaire kostte geen 310 miljoen euro, maar 7,2 miljard – grotendeels door het handmatig doorploegen van miljoenen documenten. Bij het UWV lopen de kosten van verouderde rapporten in de honderden miljoenen. Het systeem voedt zichzelf: hoe meer documenten, hoe meer mensen nodig zijn om ze te beheren, en hoe meer documenten er weer bijkomen.

Oude vlam

Mijn eigen redding vond ik in platte tekst. Markdown, om precies te zijn. Simpele bestanden met heldere symbolen voor opmaak: sterretjes voor vet, hekjes voor koppen. Computers lezen het razendsnel, mensen begrijpen het moeiteloos. Markdown is niet nostalgie maar evolutie. Het combineert de kracht van platte tekst met de structuur die documenten nodig hebben. Voeg YAML-frontmatter toe – een paar regels boven aan elk bestand met auteur, datum, status en onderwerp – en je hebt zelfverklarende informatie. Het document wordt zijn eigen paspoort. Met deze aanpak verandert informatiebeheer fundamenteel. In plaats van 400 uur zoeken naar één dossier, stel je een zoekopdracht samen: type = memo, onderwerp bevat fraude, jaar = 2019. Binnen seconden verschijnt het resultaat.

AI als bemiddelaar

Kunstmatige intelligentie kan een cruciale rol spelen, maar alleen als we de juiste basis leggen. AI worstelt met Word-bestanden vol verborgen codes. Het moet elke laag apart ontleden, wat leidt tot traagheid, fouten en hallucinaties. Markdown en YAML zijn daarentegen de moedertaal van AI. Gestructureerde platte tekst maakt zoeken, analyseren en samenvatten betrouwbaar en razendsnel. In mijn eigen praktijk met 40.000 bestanden zie ik dagelijks hoe AI in seconden patronen vindt en verbanden legt. Voor de overheid zou dit betekenen: Woo-verzoeken die in dagen in plaats van maanden afgehandeld worden. Beleidsmedewerkers die direct precedentmateriaal vinden. Griffies die raadsvragen adequaat en volledig kunnen beantwoorden. AI wordt zo geen bedreiging maar een versterking van de menselijke maat.

Digitale soevereiniteit

Deze omslag gaat niet alleen over efficiëntie, maar ook over autonomie. Zolang we afhankelijk zijn van Amerikaanse cloud-leveranciers, zijn we speelbal van hun grillen. Een update kan functionaliteit breken, een prijsverhoging kan miljoenen kosten, een geopolitieke spanning kan de toegang tot onze eigen data beperken. Open standaarden geven de regie terug. Met Markdown en YAML ben je onafhankelijk van leveranciers. De bestanden zijn van niemand en van iedereen. Ze zijn overal leesbaar, ook over 50 jaar nog. Dat is digitale soevereiniteit in de praktijk.

Taal van verbinding

Een van de grootste obstakels is taal. IT’ers en informatieprofessionals verstaan elkaar vaak niet. Ik ontdekte dat het woord parsen – door computers uitlezen van tekst – van groot belang is. Voor IT’ers vanzelfsprekend, voor informatieprofessionals onbekend. Die kloof in taal maakt samenwerking moeilijk. Daarom zoek ik voortdurend naar verbindende begrippen. Digitale fitheid. Huwelijkscontract. Relatietherapeut. Woorden die duidelijk maken waar het om draait: grip op informatie en een gezonde relatie tussen mens en technologie.

Voorbij het document

Zo’n 6 jaar geleden schreef ik dat we voorbij het dogma van het document moeten kijken. Documenten zijn fossielen uit het typemachinetijdperk. Ze waren nuttig toen de printer het einddoel was. Maar in een digitale wereld zijn ze ballast. Mijn experimenten met Obsidian, een notitie-app die lokaal Markdown-bestanden opslaat, bevestigen dat. Het doet alles wat SharePoint belooft – documenten opslaan, terugvinden, delen, versiebeheer – maar dan snel, transparant en zonder vendor lock-in. Informatiebeheer hoeft niet complex en duur te zijn. Het kan eenvoudig, goedkoop en veilig.

Taal van verbinding

Een van de grootste obstakels is taal. IT’ers en informatieprofessionals verstaan elkaar vaak niet. Ik ontdekte dat het woord parsen – door computers uitlezen van tekst – van groot belang is. Voor IT’ers vanzelfsprekend, voor informatieprofessionals onbekend. Die kloof in taal maakt samenwerking moeilijk. Daarom zoek ik voortdurend naar verbindende begrippen. Digitale fitheid. Huwelijkscontract. Relatietherapeut. Woorden die duidelijk maken waar het om draait: grip op informatie en een gezonde relatie tussen mens en technologie.