Hoewel de deelname geen prijs opleverde, markeerde het project wel een belangrijk kantelpunt. Niet alleen omdat een complex migratietraject succesvol werd afgerond, maar vooral omdat het inzicht groeide dat digitaal archiefbeheer zich uitstrekt over organisatiegrenzen heen. Sinds de deelname is die gedachte verder uitgewerkt in beleid, processen en concrete vervolgstappen.

Pioniersproject als vertrekpunt

De aanleiding voor het uitplaatsingsproject lag bij een herkenbaar probleem: legacy. De BVEB stond eind 2019 voor de opgave twee documentmanagementsystemen uit te faseren die niet langer werden ondersteund, terwijl de daarin opgeslagen overheidsinformatie nog niet vernietigd mocht worden of zelfs blijvend bewaard moest worden. In overleg met het RAR werd besloten om alle informatie­objecten uit deze systemen uit te plaatsen naar het eDepot. Voor beide organisaties was dit een eerste keer. Voor de BVEB betekende het de eerste digitale archiefmigratie en het uitfaseren van twee DMS’en. Voor het RAR was het de eerste migratie van deze omvang. Het project werd in eigen beheer uitgevoerd, zodat maximaal geleerd kon worden over proces­inrichting, datakwaliteit en technische randvoorwaarden. Het traject doorliep meerdere fasen: opschoning, vormgeving, migratie, inrichting en afronding. Dossiers werden opgeschoond, bewaartermijnen toegekend en metadata aangevuld. Metadataschema’s werden gemapt op basis van TMLO/ToPX. Leveringen werden gecontroleerd en gevalideerd, autorisaties ingericht en een raadpleegomgeving ingericht voor ambtenaren. Uiteindelijk werd de uitplaatsing succesvol live gebracht.

Speerpunten

Sinds de deelname aan de Kwaliteitsawards is het informatie-landschap verder ontwikkeld. Bij de BVEB is zichtbaar dat het centrale zaaksysteem – dat destijds de uitgeplaatste systemen verving – inmiddels opnieuw aan vervanging toe is. De komende periode wordt benut om te bepalen hoe de archieven van de drie organisaties het beste kunnen worden ingericht en beheerd. Daarbij hanteert de BVEB een aantal duidelijke speerpunten: gebruiksgemak voor medewerkers, hybride werken (zaakgericht waar dat logisch is, gecombineerd met taakspecifieke applicaties en Microsoft 365/Teams) en metadata op orde. Het vastleggen en doorontwikkelen van metadata­schema’s wordt gezien als een doorlopend proces, dat ook door de archiefinspectie wordt gemonitord. Tegelijkertijd is het inzicht gegroeid dat archiefwaardig beheer over het hele informatielandschap moet worden georganiseerd en niet kan worden beperkt tot één systeem. Bij het RAR is de ontwikkeling zichtbaar in de verdere professionalisering van digitale migraties. Waar het bij de deelname nog duidelijk pionieren was, is inmiddels sprake van een duidelijke procesinrichting en aanwezige IT-infrastructuur voor migraties naar het eDepot. Ook is veel kennis opgebouwd over scripting en dataconversies in eigen beheer. Daarmee is het bewustzijn gegroeid dat digitale archivering voor een belangrijk deel draait om (meta)databeheer.

Concrete resultaten en verbeteringen

De BVEB heeft sinds de deelname een vaste paragraaf toegevoegd aan het standaard Programma van Eisen voor de inkoop van applicaties. Hierin zijn alle relevante eisen en normen opgenomen voor systemen waarin archiefwaardige informatie wordt opgeslagen. Daarmee is archivering vanaf de inkoopfase onderdeel van het proces geworden. Daarnaast is een onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers ingericht, waarin zaakgericht werken en archivering en informatiebeheer expliciet zijn opgenomen. Daarmee wordt vanaf de start aandacht besteed aan het belang van goed informatiebeheer. Bij het RAR zijn sinds de deelname meerdere projecten uitgevoerd die gericht zijn op het verlagen van de drempel tussen archiefvormer en archiefdienst. Er zijn procedures opgesteld voor het importeren en beschikbaar stellen van digitaal archief in specifieke vormen. Dit heeft geleid tot werkbare procedures voor onder meer ruimtelijke plannen, raadsinformatie (videotulen) met behulp van de Open Raads­informatie Archiefstandaard, gearchiveerde websites en archieven in mappenstructuren. Daarnaast zijn de kennis en ervaring op het gebied van scripting en dataconversie verder verdiept, waardoor het RAR wendbaarder kan opereren bij migratietrajecten naar het eDepot.

Uitdagingen

De ontwikkelingen brengen ook uitdagingen met zich mee. Bij de BVEB is de hoeveelheid digitale informatie de afgelopen jaren sterk gegroeid. Tegelijkertijd spelen personeelsverloop, organisatieveranderingen en voortdurend gewijzigde processen door nieuwe wet- en regelgeving, zoals de Woo. Dit maakt het lastiger om structureel grip te houden op archief- en informatiebeheer. Organisatieveranderingen maken het bijvoorbeeld complex om autorisaties, zoals voor het eDepot, duurzaam en correct in te richten. De Woo laat bovendien zien dat relevante informatie niet alleen in het zaaksysteem zit, maar ook in mailboxen, Teams en op netwerk­schijven. Ook die informatie moet beheerd, vindbaar en doorzoek­baar zijn. Bij het RAR blijkt dat migratietrajecten leerzaam zijn, maar nog altijd inefficiënties bevatten. Data is in bronsystemen vaak onvoldoende op orde, waardoor opschoning nodig is. Soms is onduidelijk welke bewaartermijnen gelden, of ontbreekt kennis over dataconversie en migratie. Het RAR probeert dit te ondervangen door eDepotwerk en advieswerk hand in hand te laten gaan en het bewustzijn te vergroten dat informatiebeheer een ecosysteem is waarin meerdere disciplines en IT-omgevingen samenkomen.

Inzichten uit de praktijk

Een belangrijk inzicht bij de BVEB is dat de Woo het belang van informatie in mailboxen en op netwerkschijven nadrukkelijk zichtbaar heeft gemaakt. Daarom start de organisatie met een project e-mailarchivering op basis van de Capstone-methodiek. E-mail­archivering via het zaaksysteem bleek in de praktijk onvoldoende plaats te vinden. Ook is duidelijk geworden dat een generiek zaaksysteem vooral werkt bij overzichte­lijke processen en alleen als er strakke discipline is in het gebruik ervan. In de praktijk ontstaat informatie in meerdere omgevingen. Dat betekent dat archief­beheer breder moet worden georganiseerd dan alleen rondom het zaaksysteem. Bij het RAR is scherp geworden welke stappen onderdeel zijn van een volledig digitaal migratietraject: van opschonen en mapping tot conversie, import en beschik­baarstelling. Al deze stappen zijn essentieel om de rol van digitaal archiefbeheerder goed te kunnen vervullen. Databeheer in brede zin blijkt daarbij cruciaal. De opgedane kennis wordt actief gedeeld met deelnemers, wat het belang onderstreept van blijvend investeren in expertise. Ook is het besef gegroeid dat uitplaatsing naar het eDepot een oplossing kan zijn voor legacydata en legacysystemen bij partners. Daarbij gaat het steeds vaker om complete informatiesystemen in plaats van kleinere deelarchieven, wat nieuwe vragen oproept over optimalisatie van dit proces.